Czy warto wdrażać systemy do zarządzania wydrukami?

Przy wzrastającej liczbie urządzeń drukujących w firmie, system do zarządzania nimi jest praktycznie niezbędny. Każda firma dąży do zapewnienia kontroli nad kosztami wydruków i ich optymalizacji. Bezpłatnie dostarczane oprogramowania OKI Print Control i Print Super Vision dedykowane są do zarządzania kosztami druku i pracą naszych drukarek. Korzyści wynikające z ich wykorzystania są zauważalne nawet w kilkuosobowych firmach. Podstawowa funkcja OKI Print Control pozwala poznać rzeczywiste koszty druku i odpowiednio nimi zarządzać, np. poprzez określanie potrzeb użytkowników, regulowanie obciążenia poszczególnych drukarek i wprowadzanie limitów druku. Daje to nawet kilkuosobowej grupie roboczej oszczędności sięgające kilkunastu procent w skali roku. Coraz więcej klientów decyduje się na wdrożenie systemu optymalizacji kosztów druku. Mimo rosnącego znaczenia komunikacji elektronicznej, z roku na rok liczba wydruków na świecie zwiększa się o kilka procent.

Wiele małych drukarek dla pracowników czy kilka większych, departamentowych?

Wybór urządzeń drukujących dla firmy dostosowany musi być do jej specyfiki i potrzeb w zakresie drukowania. Powinien uwzględniać wielkość grup roboczych, charakter realizowanych wydruków, ich ilość, typ (czy przeważają czarno-białe, czy kolorowe), a także ewentualne zapotrzebowanie na różnorodne funkcje dodatkowe, jak kopiowanie, skanowanie (do pliku, pen drive'a, e-maila, itd.) czy faks. Argumentem przemawiającym za urządzeniem wielofunkcyjnym jest oszczędność miejsca, energii oraz niższy koszt jego zakupu niż przy nabywaniu czterech urządzeń oddzielnie. Podstawowa zasada dowodzi, że im wyższy jest koszt zakupu drukarki, tym niższe koszty wydruku jednej strony. Firmy, dla których priorytetem jest zapewnienie nieustannej dostępności funkcji druku swoim pracownikom, powinny rozważyć zakup kilku wydajnych drukarek czarno-białych, których miesięczna obciążalność może sięgać 200 000 stron (B6500) oraz jednej - dwóch szybkich drukarek kolorowych (np. OKI C5950 drukuje do 60 000 stron miesięcznie w tempie 26 stron kolorowych na minutę). Użytkownicy, którzy potrzebują drukarki na wyłączność, mogą skorzystać z wydajnych, a przy tym atrakcyjnych cenowo modeli serii OKI B2000 lub B4000. Większość drukarek i urządzeń MFP OKI wyposażona jest w kartę sieciową, co pozwala na korzystanie ze sprzętu przez większą grupę użytkowników. Mniejszą liczbą urządzeń w sieci łatwiej jest zarządzać, jest to jednak rozwiązanie ryzykowne w przypadku awarii jednej z drukarek - wówczas rozłożenie obciążenia na pozostałe sprzęty może spowodować ich nadmierną eksploatację i przestoje w pracy.

Czy opłaca się oddać druk w outsourcing?

OKI Printing Solutions, bazując na badaniach CEBR (Center for Economic and Business Research), promuje dające znaczne oszczędności drukowanie we własnym zakresie. Mając odpowiedni wielofunkcyjny sprzęt, można zrezygnować bądź przynajmniej znacząco zredukować ilość zadań zlecanych firmom zewnętrznym. Outsourcing ma zastosowanie raczej w przypadku druku wysokonakładowego, kiedy technologia cyfrowa staje się mniej opłacalna niż offset. Wówczas jednak musimy liczyć się z pewnym oczekiwaniem na efekty i ograniczeniem naszej możliwości do wprowadzania zmian. Coraz większym problemem w europejskich biurach staje się ilość wydruków, które - ze względu na brak aktualności - nie mogą być wykorzystane i są po prostu wyrzucane. Jeśli myślimy o tym procesie w skali dużych, międzynarodowych firm, okazuje się, że może to być jedna z bardziej niepokojących kwestii związanych z wydatkami na druk, jak i oszczędnością papieru. Nowoczesne drukarki OKI, oferujące prędkość przekraczającą 40 str./min, są w stanie sprostać codziennym wymaganiom firm segmentu MSP. Dodatkowo, oprogramowanie OKI Template Manager pozwala łatwo przygotowywać do druku we własnym zakresie zróżnicowane dokumenty, od wizytówek i etykiet na CD, po ulotki i banery.