Drukować z głową

Dobrze zorganizowany system wydruku w firmie oszczędza nie tylko środowisko, ale także firmowy budżet oraz dyscyplinuje pracowników.

Dobrze zorganizowany system wydruku w firmie oszczędza nie tylko środowisko, ale także firmowy budżet oraz dyscyplinuje pracowników.

Jak pokazują badania przeprowadzone przez Ipsos na zlecenie firmy Lexmark dotyczące firmowych wydruków, 84% ankietowanych w polskich firmach twierdzi, że w ich miejscu pracy wiele wydruków wykonywanych jest niepotrzebnie. Ponad połowa z nich przyznaje, że marnuje papier. W Polsce w przeliczeniu na jednego pracownika liczba stron drukowanych dziennie wyniosła w ubiegłym roku 30, co plasuje nas w średniej europejskiej. Ograniczenie niepotrzebnego zużycia papieru jest możliwe poprzez optymalizację procesu wydruku.

Kupić czy wynająć?

30

to średnia liczba stron drukowanych codziennie przez jednego pracownika w Polsce w ubiegłym roku.

Zdaniem przedstawicieli producentów sprzętu drukującego, zmienia się podejście polskich przedsiębiorstw do formy korzystania z tego typu urządzeń. Część nadal preferuje zakup urządzeń na własność, część zaś wybiera umowy dzierżawy z dostawcami. "W Europie Zachodniej taki model jest podstawową formą <<posiadania>> sprzętu drukującego" - mówi Wojciech Gierasimowicz z firmy Canon Central Eastern Europe. W polskich firmach drukarki i kopiarki używane są średnio przez 5-6 lat. Tymczasem już po trzech latach sprzęt staje się na ogół przestarzały. Jego zakup jest wydatkiem inwestycyjnym, a budżet na inwestycje bardzo często bywa ograniczony, mimo że początkowa cena wydaje się bardziej atrakcyjna niż w przypadku dzierżawy.

Wynajem zakłada opłatę stałej, miesięcznej raty, która może zostać włączona w koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Płacąc za kopie i wydruki, można łatwo oszacować koszty użytkowania urządzenia z korzyścią przede wszystkim dla działu zaopatrzenia i działu finansowego. Dostawca sprzętu dzierżawiąc firmie sprzęt, oferuje pakiet usług serwisowych oraz dostaw materiałów eksploatacyjnych - papieru, toneru, atramentu. W takim modelu koszty związane z używaniem urządzenia są wliczone w cenę jednej kopii dokumentu, nie ma konieczności ponoszenia dodatkowych nakładów. Wynajmując urządzenie, można przed upływem na ogół trzyletniego okresu jego "nowoczesności" wymienić na nowszy model, objęty tą samą umową dzierżawy.

"Mniejsze firmy leasingują duże urządzenia i kupują małe. Większe firmy dzierżawią urządzenia ze wszystkich segmentów. Wówczas jedna umowa obejmuje wszystkie maszyny" - mówi Wojciech Gierasimowicz. "Wiele zależy też od ilości produkowanych dokumentów i wartości urządzeń. Im są większe, tym leasing staje się bardziej opłacalny" - dodaje.

Pozbyć się własnych urządzeń

Towarzystwo ubezpieczeniowe Amplico AIG Life na sześciu piętrach biurowca wykorzystywało ok. 160 urządzeń do drukowania i kopiowania. Urządzenia stały w pokojach i na korytarzach. "Sprzęt był nietrwały, szybko się psuł i z czasem jego eksploatacja stawała się coraz bardziej kosztowna" - mówi Piotr Przybysz, dyrektor działu administracji Amplico AIG Life. Firma postanowiła poszukać innego rozwiązania. "Wybraliśmy zunifikowany system, którym opiekować się będzie dostawca" - dodaje. Obsługę techniczną sprzętu drukującego i kopiującego dostarcza Xerox. W przypadku awarii pojawia się serwisant z częściami zamiennymi, jeżeli czas naprawy przekracza zapisy SLA w naszej umowie, urządzenie zostaje wymienione. Wynajem firmy do obsługi druku oznacza dla Amplico AIG Life przede wszystkim pozbycie się ciężaru związanego z obsługą urządzeń. Początkowo pracownicy po staremu zgłaszali wszelkie usterki do działu IT. Z czasem sytuacja się unormowała. Przyznaje jednak, że wprowadzony centralny system wydruku oznacza, że awaria urządzenia obsługującego 30 pracowników dotyka już znacznej części personelu. System jest w stanie jednak zarządzać kolejką zadań i przekazać je w razie konieczności do innego urządzenia. Spółka planuje wdrożyć system jeszcze bardziej zaawansowany, który będzie odpowiadał jej zapotrzebowaniu. "Znamy koszty druku generowane przez każdy dział, a nawet pojedynczego pracownika. Ta wiedza pozwala przygotować się do kolejnego przetargu. Jeśli warunki zastosowania podobnych rozwiązań się nie pogorszą, własnych urządzeń raczej nie będziemy kupować" - zapowiada Piotr Przybysz.

Czas na usługi

Jeszcze kilka lat temu, w ramach usług druku, oferowanych przez różne firmy, możliwe było tylko rozliczanie wydrukowanych stron. Dostawca usługi spisywał liczniki i na podstawie tego wystawiał fakturę. "Brakowało wielu istotnych informacji - o tym, kto drukuje, ile, i w jaki sposób" - mówi Dariusz Nosiński z HP Polska. "Rynek usług dodatkowych przy produkcji dokumentów rozwija się bardzo dynamicznie. Najlepszym dowodem na to jest fakt, że zapytania dotyczące tego typu usług stały się standardem nawet w przetargach publicznych, gdzie jeszcze dwa lata temu standardem był zakup kopiarki i rocznego zapasu tonerów" - dodaje Marcin Demkiw z Xerox Polska.

Dostawca urządzeń bierze na siebie odpowiedzialność za stan sprzętu. Urządzenia mogą same komunikować się z serwisem dostawcy lub firmowym działem IT zgłaszając stany wszystkich parametrów - nie tylko braki materiałów eksploatacyjnych, ale wszelkie, nawet najdrobniejsze incydenty, typu zacięcie papieru. System analizuje zgłoszenia pod kątem potencjalnych zagrożeń. Dzięki temu serwis wie nawet lepiej niż sam użytkownik, że z jego urządzeniem jest coś nie tak. "Lepiej jest pojechać do maszyny i wyłączyć ją na 15 minut niż później czekać 4 godziny w razie awarii" - przekonuje Wojciech Gierasimowicz.

Centralny wydruk dla studentów

Studenci i pracownicy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego (d. Akademia Medyczna) od marca 2008 r. korzystają z Systemu Centralnego Wydruku dostarczonego przez Canon. W pierwszym etapie, urządzenia kopiujące i drukujące pojawią się na terenie Centrum Dydaktycznego, Wydziału Farmaceutycznego, w budynku Rektoratu i w Domu Medyka. W drugim etapie planowane jest włączenie do systemu kolejnych obiektów - Centrum Biostruktury, biblioteki oraz wszystkich domów studenckich. Urządzenia wchodzące w skład Systemu Centralnego Wydruku oferują trzy główne funkcje: kopiowanie dokumentów - możliwe po dokonaniu autoryzacji za pomocą karty identyfikacyjnej; drukowanie dokumentów z komputera z wykorzystaniem systemu tzw. wydruku wędrującego, wydruk z komputera trafia do centralnego serwera, a użytkownik może wydrukować dokumenty na dowolnym urządzeniu; skanowanie dokumentów i przesłanie skanu na adres e-mail.

System będzie oferował również usługi wydruku dokumentów przechowywanych na serwerze (plany zajęć, regulamin studiów lub inne, ważne pliki) dotychczas dostępne tylko na stronach internetowych uczelni. Samodzielne kopiowanie dokumentów będzie możliwe po dokonaniu identyfikacji z pomocą Elektronicznej Legitymacji Studenckiej. Każdy student będzie mógł doładować własne konto, w specjalnych wpłatomatach. Pracownicy będą identyfikowani za pomocą Elektronicznej Legitymacji Pracowniczej.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200