Archiwizacja poczty - luksus czy konieczność?
-
- Michał Witkowski,
- 13.01.2011
Archiwum w chmurze
Cena rocznego abonamentu zależy od liczby skrzynek, dla których zamówimy usługę. Dla 10 skrzynek pojedyncza skrzynka będzie nas kosztować ok. 50 USD, dla 50 skrzynek będzie to już połowa tej kwoty, a przy 100 licencjach jedna będzie nas kosztowała nieco ponad 4 USD.
Niewątpliwą zaletą usługi jest prostota jej wdrożenia. Należy pamiętać, że dla małej liczby obsługiwanych skrzynek nie będzie ona tania oraz o ukrytym w regulaminie ograniczeniu rocznego przyrostu archiwum (notabene sprzecznego z ofertą).
Archiwizacja za darmo
W poszukiwaniach systemu do archiwizacji poczty warto zwrócić uwagę na MailArchiva - rozwiązanie typu open source. Ma ono też komercyjną wersję, choć i darmowa wersja potrafi niemało. Dostępny bezpłatnie wariant umożliwia archiwizację poczty przychodzącej, wychodzącej, wymienianej wewnątrz firmy, kompresję, szyfrowanie, wyszukiwanie itp. MailArchiva jest rozwiązaniem wieloplatformowym. Oprócz takich programów, jak Postfix, Zimbra, Exim, Qmail czy nawet Gmail, obsłuży serwery Exchange 2000 i 2003 (nowsze wersje są wspierane przez komercyjną wersję programu). Dzięki wersji Live Demo możemy wyrobić sobie szybko własne zdanie na temat tego produktu.
Darmowa wersjaMailArchiva jest dostępna do ściągnięcia, zaś wersję komercyjną (w tym 30-dniową wersję testową) znajdziemy na stronach producenta.
Funkcjonalność i wydajność
Na rynku nie brakuje komercyjnych rozwiązań do archiwizacji poczty. Jak już wspomnieliśmy, większość z nich oferuje wersje testowe i przed wybraniem pakietu dla siebie warto skorzystać z tej możliwości.
Choć głównym celem archiwizacji korespondencji jest możliwość łatwego wyszukiwania i przeglądania wiadomości, dodatkową korzyścią wynikającą z korzystania z nich będzie odciążenie serwera pocztowego oraz rozwiązanie problemu "puchnących" skrzynek pocztowych użytkowników. Archiwizację poczty możemy zrealizować, subskrybując usługę, korzystając z oprogramowania typu open source czy wdrażając pakiet komercyjny. Przed dokonaniem wyboru warto przekonać się samodzielnie czy rozwiązanie jest uszyte na naszą miarę, zwracając uwagę nie tylko na funkcjonalność, ale też na wydajność.
Niektóre rozwiązania do backupu pozwalają na odzyskiwanie nawet pojedynczych wiadomości, nie zastąpią one jednak systemu archiwizacji poczty, pozwalającego na łatwe dotarcie do potrzebnych wiadomości, nawet jeśli będą sprzed kilku lat.
Wsparcie dla procesu eDiscovery
Termin eDiscovery odnosi się do wyszukiwania informacji elektronicznych użytecznych np. jako dowody w sprawach sądowych. Czy system zaspokoi potrzeby kadry zarządzającej, działu prawnego itp.? Czy będzie możliwe również przeszukiwanie załączników? Czy w miarę potrzeby będzie możliwe uzyskanie informacji kto, kiedy i czego szukał w archiwum?
Powiązanie z kontami użytkowników i ich uprawnieniami
Dobre rozwiązania dadzą się łatwo zintegrować z istniejącym systemem zarządzania kontami poczty. Włączanie nowych użytkowników poczty do archiwum powinno móc odbywać się automatycznie. Jeśli ktoś ma uprawnienia do skrzynki to naturalny wydaje się także dostęp do odpowiadającemu jej archiwum.
Masowy import wiadomości
Czy wciągnięcie starych wiadomości do archiwum (w tym np. z plików PST) będzie możliwe i łatwe do wykonania? Czy proces da się zautomatyzować czy każdym plikiem poczty trzeba będzie zająć się oddzielnie?
Przechowywanie wiadomości w archiwum
Czy wiadomości przechowywane są w sposób bezpieczny? Czy są szyfrowane? Czy można precyzyjnie ustalać prawa dostępu do danych w archiwum? Niektóre rozwiązania zachowują się jak brama i rejestrują tylko wiadomości wymieniane ze światem zewnętrznym. Inne zachowują się jak adresat wpisany w pole BCC tym samym nie mając możliwości (podobnie jak każdy adresat z tego pola) rejestracji zawartości nagłówka BCC.
Prosty interfejs wyszukiwania wiadomości
Dobra integracja narzędzia z istniejącym systemem poczty i brak bądź ograniczona potrzeba szkolenia użytkowników będzie niewątpliwym atutem wybieranego rozwiązania.
Wydajność procesu archiwizacji i wyszukiwania wiadomości
Czy rozwiązanie będzie wystarczająco wydajne jeśli wzrośnie wolumen wymienianej poczty? Na ile proces archiwizacji będzie obciążał systemy informatyczny naszej firmy? Co jest indeksowane przez narzędzie archiwizujące? Jak szybko da się wyszukać wiadomości (np. na podstawie słów zawartych w treści)?
Deduplikacja
Dzięki deduplikacji system archiwizacji będzie przechowywał jedną kopię każdej wiadomości, każdą następną zastępując skrótem do niej. Niektóre systemy potrafią również deduplikować załączniki (nawet jeśli treści wiadomości różnią się). Deduplikacja pozwoli mocno zredukować rozmiar archiwum.
Sprawdzony i przetestowany system
Czy dostawca rozwiązania może zaprezentować jego udane wdrożenie w podobnym do naszego środowisku?
W jednym z następnych numerów Networlda zaprezentujemy test kilku rozwiązań do archiwizacji poczty dla korporacji.
