Od wyboru systemu archiwizującego pocztę naszej firmy trudniejsze będzie zdefiniowanie zasad polityki, zgodnie z którymi wiadomości będą przenoszone ze skrzynek pocztowych. Z pewnością inne będą oczekiwania działu kadr, jeszcze inne będą mieli handlowcy czy dział windykacji. Przechowywanie wszystkich wiadomości będzie kosztowne i mimo deduplikacji musimy się liczyć z koniecznością usuwania niektórych wiadomości, tym bardziej więc zasady archiwizacji i późniejszego usuwania z archiwum muszą być przejrzyste. Na szczęście implementacja polityki archiwizacji będzie już prostsza - większość systemów archiwizacji poczty wyposażona jest w narzędzia pozwalające na identyfikację wiadomości na podstawie ich wieku, użytkowników, tematu czy treści oraz stosowanie w zależności od jej wyników odpowiednich zasad archiwizacji, takich jak czas i metoda przechowywania (np. zapis na dodatkowym zewnętrznym nośniku) oraz sposób tworzenia wyjątków. Ta ostatnia funkcja może być bardzo istotna na przykład jeśli potrzebujemy zabezpieczyć przed usunięciem część korespondencji, która może nam być potrzebna w toczącej się sprawie. Proces sądowy może trwać znacznie dłużej, niż byłyby przechowywane wiadomości w archiwum zgodnie z ustaloną przez nas polityką.

Wdrożenie rozwiązania

Zarówno wybór rozwiązania, jak i wdrożenie warto jest poprzedzić testami, co będzie o tyle łatwe, że znakomita większość tego typu produktów ma próbne wersje. Ważne będzie przetestowanie rozwiązania dla mieszanki wielu unikalnych i identycznych wiadomości, by sprawdzić skuteczność mechanizmu deduplikacji. Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest łatwość dostępu do zarchiwizowanych wiadomości poprzez skróty w skrzynce pocztowej oraz za pomocą interfejsu programu. Przed uruchomieniem rozwiązania w warunkach produkcyjnych powinniśmy wiedzieć, jak się ono zachowa dla liczby wiadomości porównywalnej z codziennym ruchem na naszym serwerze. Warto skorzystać w tym celu z narzędzi symulujących obciążenie. Do wyboru mamy bezpłatne LoadSim, LoadGen czy JetStress (narzędzia do Microsoft Exchange), symulatory ruchu SMTP, a także kombajny takie jak WebLoad czy ixChariot.

Wbudowana archiwizacja

Serwer Microsoft Exchange 2010 ma wbudowaną funkcję archiwizacji poczty. Archiwum osobiste jest wyspecjalizowaną skrzynką użytkownika, która będzie wyświetlana obok folderów głównej skrzynki zarówno w Outlooku, jak i poprzez WWW. Możliwe jest ustalanie zasad przechowywania przez administratora i użytkowników, a także wyszukiwanie w wielu skrzynkach pocztowych.

Należy jednak pamiętać, że ta funkcja nie do końca jest darmowa - korzystanie z niej wymaga licencji dostępu (CAL) typu enterprise, które są droższe od licencji standardowych. Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na tego typu licencje (np. ze względu na zunifikowaną komunikację), warto pamiętać o tej możliwości.