Musi, może, chce, potrafi

Czy wszyscy oni mają rację? Przyjrzyjmy się kolejno uwarunkowaniom, w których działają wszyscy uczestnicy tego procesu. Prezes zamawia i wdraża system, oczekując bliżej nie określonych korzyści. Robi to, bo ma poczucie, że czynności w firmie trzeba informatyzować, bo tak mówią podręczniki i tak czyni konkurencja. Nie zaś dlatego że z góry założył pojawienie się konkretnych, zdefiniowanych sytuacji, w których informatyka przyniesie oszczędności. Kierownik logistyki zrobił to, co do niego należało. Gdyby, mając takie informacje jakie miał, nie sprzedał wadliwego samochodu i nie odbył poważnej rozmowy z kierowcą, wtedy źle wywiązałby się ze swoich obowiązków. Programista także rzetelnie wykonał pracę. Gdyby system nie implementował zadanych algorytmów, byłby wadliwie wykonany i kwalifikowałby się do naprawy gwarancyjnej.

Fakt wykrycia marnotrawstwa pieniędzy na firmowych samochodach firma w największym stopniu zawdzięcza analitykowi, który uznał, że efektywność wykorzystania pojazdu będzie istotnym czynnikiem, który należy zmierzyć. To on uznał, że wielkość ta jest warta zaprogramowania i wyświetlenia, i postanowił uczynić to elementem funkcjonalności systemu.

Rola analityka

Należy zaznaczyć, że pojęcie "analityk" oznacza nie tyle konkretną osobę, ile raczej rolę. Do takiego wniosku mógł bowiem dojść zarówno jeden z twórców systemu (o ile dobrze rozumiał dziedzinę, z którą przyszło mu się mierzyć), jak i przedstawiciel firmy, który definiował wymagania dla systemu.

O wszystkim przesądzają oczywiście cechy konkretnych ludzi. Łatwo jest powiedzieć, że analityk powinien być osobą, znającą od podszewki biznes, który przyjdzie mu informatyzować; bardzo trudno to jednak wykonać. Najbardziej chyba cenną cechą analityka jest umiejętność słuchania. Najwięcej ważnych informacji można bowiem uzyskać od ludzi - uczestników procesów w przedsiębiorstwie. I najlepiej zbierać je w półoficjalnych rozmowach, bo tylko w takich można dowiedzieć się, że na przykład jeden kierownik jest przeciążony pracą, a inny całe dnie nic nie robi.

Równowaga umiejętności opisywania i wartościowania to kolejna dobra cecha u analityka. Źle wykonywana praca po procesie informatyzacji stanie się tak samo źle wykonywaną pracą (tylko nieco droższą, ze względu na wydatki na technologię). Znacznie lepiej najpierw usprawnić proces, a potem go informatyzować.

Przywołajmy przykład firmy, która codziennie wysyła dużo listów do swoich klientów. Firma już od dawna stosuje do tego korespondencję seryjną w popularnym edytorze tekstów, choć dotychczas ręcznie adresowała koperty. Analityk opisujący zauważy to i zaproponuje usprawnienie procesu poprzez automatyczne drukowanie adresu na kopertach. Analityk krytyczny oceni, że adresowanie kopert jest bezsensowną czynnością i zamiast tego zaproponuje wykorzystanie kopert z przezroczystym okienkiem i przeorganizowanie formatu wydruku tak, aby nazwisko i adres klienta trafiały w okienko koperty. Ten przykład jest oczywiście błahy, ale umiejętność (i odwaga!) zanegowania istniejących struktur i zaproponowania nowego rozwiązania to istotne cechy dobrego analityka.

Odpowiednio silna pozycja w przedsięwzięciu to nie tyle cecha analityka, ile przejaw dojrzałości i dalekowzroczności zamawiającego. Osoba taka powinna być uprawniona do odbywania spotkań z dowolnie wybranymi osobami, do przeglądania dowolnej dokumentacji i poznania nawet najtajniejszych informacji o przedsiębiorstwie. Musi też swobodnie dysponować swoim czasem i mieć możliwość pracowania w dowolnym miejscu i czasie. Idealny analityk to "mąż zaufania" - obserwator, doradca i autorytet.

Znajomość standardów i rygorystyczne ich stosowanie wraz z umiejętnością pisania to kolejna z kluczowych umiejętności analityka. Dokumentacja musi bowiem być przejrzysta nawet dla osoby, która pierwszy raz bierze ją do ręki. Będzie ona bowiem wykorzystywana przez osoby o różnych profesjach i obowiązkach. Dla handlowców i menedżerów będzie podstawą do planowania i wyceny kontraktu, dla projektantów i programistów - do stworzenia rozwiązania, a dla testerów i wdrożeniowców - do zweryfikowania, czy stworzone rozwiązanie odpowiada potrzebom i oczekiwaniom odbiorcy.