Menedżerowie firm działających w Polsce dostrzegają, że prawie połowa ich problemów biznesowych ma przyczyny w nieefektywnym działaniu systemu informacyjnego.

Niedawno wskaźnik giełdowy na giełdzie amerykańskiej po raz drugi przekroczył 9 tys. punktów, mimo kryzysu w Azji i Rosji. Jest to wynik, którego nikt w tak krótkim czasie nie spodziewał się. Amerykańscy ekonomiści i politycy gospodarczy głowią się nad przyczyną tego faktu.

Teoria cyklicznego zachowania wzrostu gospodarczego została zaburzona przez niebywały, ponad 8-letni, rekordowo intensywny rozwój gospodarki USA. Na horyzoncie nie widać żadnych symptomów korekty. W grudniu 1997 r. zanotowano w USA ujemną inflację, a w 1998 r. USA przewiduje superatę w budżecie w wysokości 38 mld USD. Coraz częściej słychać, iż przyczyna tego zjawiska jest jedna - niepowstrzymany wzrost produktywności napędzany dojrzałą technologią informatyczną. Jednym z fundamentów tej dojrzałości są zintegrowane systemy zarządzania typu MRP II/ERP.

Alan Greenspan, szef Federalnego Biura Rezerw (odpowiednik prezes NBP Hanny Gronkiewicz-Waltz w Polsce), udzielił Kongresowi USA wyjaśnienia powodów tej sytuacji. Wyjaśnienie to wszystkie pisma informatyczne powinny umieścić na pierwszej stronie. A. Greenspan stwierdził, że po latach inwestowania w technologię informatyczną stała się ona tak istotnym czynnikiem zwiększenia produktywności firm amerykańskich, iż gwałtowny wzrost produkcji i usług wcale nie pociąga za sobą wzrostu zatrudnienia, nie wyzwala więc tendencji inflacyjnych. Tradycyjne obawy o tzw. przegrzanie gospodarki w okresach jej wzrostu straciły rację bytu. A jak wygląda informatyzacja w Polsce?

Pod informatyczną ścianą: czy mamy wybór?

Moje doświadczenia konsultingowe z firmami zarówno w USA, jak i w Polsce wskazują, że za każdym razem, kiedy pada pytanie - "Czy jesteście zinformatyzowani?" - odpowiedź jest zawsze ta sama - "Oczywiście, że tak!" Tradycyjnie, szczególnie w firmach w Polsce, następuje tu wyliczanie, ile firma ma PC na biurkach, oraz padają stwierdzenia typu: "Mamy świetny moduł finansowo-księgowy kupiony od lokalnej firmy, prognozy sprzedaży i cenniki robimy na własnych modelach w Excelu, gospodarka magazynowa używa systemu zaprogramowanego przez naszych informatyków na bazie Informixa zainstalowanej na Odrze..." itd. Uczciwa diagnoza konsultanta powinna być następująca: "Praktycznie więc nie jesteście jeszcze zinformatyzowani".

Stwierdzenie takie jest niezmiernie bolesne dla firmy, która wydaje rocznie co najmniej 100 tys. zł na utrzymanie narzędzi informatycznych. Może być nawet obrażające. Obrazowo diagnozę tego typowego w Polsce stanu informatyzacji należałoby przedstawić tak: firma kiedyś kupiła rower, którym chciała dojechać do celu, a teraz dodaje do niego coraz szybsze przerzutki. Nie widzi jednak, że osiągnięcie celu możliwe jest jedynie autostradą i jej rower stoi właśnie na wjeździe na tę autostradę. Konkluzja: należy przestać inwestować w rower i kupić inny wehikuł. Łatwo to powiedzieć, lecz trudniej zrobić. System typu MRP II dla średniej wielkości firmy to wydatek rzędu kilkuset tysięcy dolarów i trzy lata pracy od podstaw.

Ocenia się, że przy dzisiejszym wzroście zastosowań informatyki za 10 lat firmy nie mające w pełni zintegrowanych systemów (MRP II lub jego następcy tzw. ERP, czyli Zarządzanie Zasobami Firmy) nie będą miały racji bytu. Nie będą mogły odpowiedzieć wystarczająco szybko na zapotrzebowania rynku, zmiany w technologii, polityce cenowej rynku czy też w sposób ciągły i wystarczająco precyzyjny kontrolować kosztów. A to właśnie obniżka kosztów jest dzisiaj jedynym kluczem do utrzymania rentowności firmy, jako że radosne czasy manipulowania ceną skończyły się raz na zawsze również i w Polsce. Stojąc pod tą informatyczną ścianą, firmy w zasadzie nie mają dziś wyboru. Muszą, przy ogromnym nakładzie sił i środków, ścianę tę przeskoczyć albo dać się zmiażdżyć konkurencji.

Nie pytajcie, jakie są odpowiedzi; pytajcie, jakie są pytania

Takiej rady należałoby udzielić wszystkim firmom, które zamierzają wdrożyć zintegrowany system zarządzania typu MRP II. Proces informatyzacji zarządzania nie jest - wbrew powszechnej opinii - procesem zakupów i instalacji. Ze względu na strategiczne znaczenie tego kroku dla firmy - jest to przede wszystkim proces samooceny, analizy, gruntownej zmiany procesów biznesowych i uczenia się. Zaczyna się na poziomie analizy misji i wizji firmy, czyli "gdzie i kim chcemy być" oraz "jak możemy do tego wykorzystać technologię informatyczną", i sięga głęboko we wszystkie sfery funkcjonalne firmy.

Kompleksowa i zintegrowana informatyzacja firmy jest jak operacja mózgu. Nawet najlepszy chirurg nie bardzo może przeprowadzić jej samodzielnie. Niezbędny jest tu zazwyczaj konsultant zewnętrzny. Jego podstawową rolą jest kwestionowanie status quo i funkcjonowanie na zasadach katalizatora zmian we wszelkich procesach biznesowych firmy. Jego siłą jest fakt, że w swej misji ma tylko jeden cel - sukces wdrożenia. Nie reprezentuje ani zarządu, ani związków zawodowych, ani działu informatyki, ani klientów, ani dostawców. Rozdziela ból i niewygodę zmian bez miłosierdzia i sprawiedliwie. Często istotą jego działania jest nie tyle udzielanie szczegółowych odpowiedzi, ile sugerowanie pytań, które firma musi zadać sobie i innym, by uniknąć tysiąca pułapek w kosztownym procesie wdrożenia. Jak to określa się w języku angielskim - The question is not what is the answer; the question is what is the question?