Taniej jest uczyć się na cudzych błędach

Błędy popełniamy wszyscy, różnica tylko w tym, że jedni się na nich uczą, inni nie. Rolą konsultanta jest przekazanie firmie informacji o błędach popełnianych regularnie przez inne firmy wdrażające systemy zintegrowane. Oto kilka najczęściej popełnianych na początku procesu wdrożenia:

Uniwersalna unikalność, czyli "nikt nie ma tak trudno jak my"

Nie sposób jest w Polsce znaleźć firmę, która nie uważa siebie i swojej działalności za unikalną. Ta "uniwersalna unikalność" zawsze prowadzi do tej samej obawy. "Nasza działalność jest tak trudna, unikalna i skomplikowana, że tego prawdopodobnie w żaden sposób nie da się skomputeryzować" - mówią niezmiennie prezesi wszystkich firm niezależnie od branży. Cóż - firmy jak ludzie - nie ma dwóch identycznych. A jednak zapalenie płuc wszyscy leczymy tak samo.

Zróbmy to tylko trochę, czyli poród częściowy

Oprogramowanie typu MRP II - począwszy od gigantów, skończywszy na mniejszych - zawsze ma charakter modułowy. Jest to wymóg logiki systemu, który z definicji ma pokryć wszystkie obszary funkcjonalne systemu zarządzania firmą. Często jednak modułowy charakter oprogramowania jest traktowany przez firmy jako wymówka do tego, by wdrożyć tylko część, z pozostałą poczekać. Jest to tak niebezpieczne, jak częściowy poród. Niby boli mniej, ale rezultatów nie ma żadnych. Wizja informatyzacji, która zaczyna się i kończy na module finansowo-księgowym, nie jest wizją, lecz biletem do rozczarowań.

Zróbmy to jak najtaniej

To inny klasyczny błąd popełniany przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu zintegrowanego systemu. Koszt jest niewątpliwie czynnikiem deprymującym i opóźniającym decyzję o wdrożeniu. Jest to zrozumiałe, gdyż całkowity koszt wdrożenia zintegrowanego systemu klasy MRP II może łatwo osiągnąć kilkaset tysięcy dolarów. Niewielu menedżerów jednak zdaje sobie sprawę, że relacja między kosztem a jakością nie jest liniowa. Mówiąc obrazowo obowiązuje tu tzw. zasada Pareto: pierwsze 80% kosztów zapewnia dopiero 20% jakości systemu, natomiast następne 20% kosztów tworzy pozostałe 80% jakości. Nietrudno jest sobie wyobrazić, co się stanie, kiedy ktoś administracyjnie obniży budżet projektu o 20%, wbrew pierwotnym założeniom. Czy można więc to zrobić tanio? Odpowiedź jest jednoznacznie negatywna. Systemy zarządzania klasy MRP II są inwestycjami drogimi lub bardzo drogimi. Problem w tym, że ogromne nakłady i tak mogą doprowadzić do miernego efektu. Nakłady niewielkie i administracyjnie ograniczane podczas projektu taki mierny efekt gwarantują.

Znajdźmy kogoś, kto nam to zrobi w pół roku

Firmy informatyczne specjalizujące się w sprzedaży sprzętu i oprogramowania czują coraz większą potrzebę wyjścia z ofertą kompleksową, obejmującą również wdrożenie systemu. Niestety, na polskim rynku na palcach można policzyć firmy, które mogą poszczycić się udokumentowanym, pełnym wdrożeniem systemu MRP II. Większość wciąż jest głęboko zakorzeniona w modelu sprzedawcy i nie jest w stanie przestawić się na rolę analityka/konstruktora systemu. To tylko sprzedawcy oferują firmom półroczny czas wdrożenia, gdyż wydaje się im, że wdrożenie kończy się przez połączenie kablem sieciowym produkcji z działem zaopatrzenia. Prawda jest taka, że dwa działy firmy są zintegrowane dopiero wtedy, kiedy pojawia się między nimi pomost integracji funkcjonalnej i procesowej, koordynacja staje się automatyczna, procesy powtarzalne, kontrola bezwysiłkowa, wszelka informacja dostępna natychmiast, kiedy działy, które do tej pory funkcjonowały na przekór sobie, nareszcie współpracują, traktując się jako wewnętrzni klienci i działając zgodnie na rzecz jednego celu całej firmy. Taki poziom integracji to istota systemów MRP II. Niestety, jego osiągnięcie zajmuje więcej czasu niż łączenie kabli. Dlatego oferowanie półrocznych terminów wdrożeń jest niepoważnym i niebezpiecznym trikiem marketingowym. Przeciętny czas wdrożenia systemu klasy MRP II to 2-3 lata.