Same standardy nie wystarczą

Zarządzanie projektami nie jest tym, o czym zazwyczaj myślimy. Nie istnieje w oderwaniu od ludzi, którzy są w nie zaangażowani.

"Zarządzanie projektami nie istnieje". Takie słowa usłyszałem od jednego z wykładowców na konferencji, w której miałem przyjemność uczestniczyć. Wszyscy mówią o zarządzaniu projektami, ale gdy przychodzi co do czego, okazuje się, że procedury sobie, ludzie sobie, a wyniki całej działalności wcale nie są tak dobre jak oczekiwaliśmy po przejrzeniu kolorowych broszur. Może w takim razie od razu dać sobie spokój, nie inwestować w tę działkę i ograniczyć stres pracownikom, skoro niezależnie od tego czy firma ma zdefiniowany proces zarządzania projektami, czy go nie ma, realizuje projekty bardzo podobnie?

To byłaby odważna decyzja. I zdecydowanie brzemienna w skutki. Każda organizacja, która istnieje na rynku prowadzi projekty. Może prowadzić je optymalnie lub nie, zgodnie bądź niezgodnie ze standardami, ale to rynek weryfikuje, czy potrafi dostarczać oczekiwane rezultaty. Jeżeli tak, to warto się zastanowić, jak można zoptymalizować ten proces pod kątem wymagań stawianych przez rynek. Właściwie wdrożony proces zarządzania projektami może zmniejszyć koszty, skrócić czas realizacji zadań i zwiększyć jakość dostarczonego ostatecznie rozwiązania. Dlaczego nie zawsze to się udaje?

W teorii i praktyce

Zastanówmy się przez chwilę, po czym poznamy, że wdrożyliśmy w naszej organizacji proces zarządzania projektami? Zazwyczaj z zarządzaniem projektami kojarzą się: dokumenty planów projektów, formalne spotkania projektowe, raporty postępu prac, skomplikowane harmonogramy, procedury zatwierdzania wyników - żeby wymienić tylko te cięższego kalibru. Teoretycznie zatem, jeżeli mamy te wszystkie rzeczy, to wdrożyliśmy proces zarządzania projektami. W teorii nie ma różnicy pomiędzy teorią a praktyką. W praktyce niestety jest.

Formalny proces zarządzania projektami ze wszystkimi jego artefaktami jest tylko i wyłącznie szkieletem i, jak wiemy z lekcji biologii, bez układu nerwowego i mięśni niespecjalnie się porusza. Skupienie się na dokumentach i procedurach pozwala nam uzyskać coś, co ładnie wygląda, gdy chcemy pokazać, że coś mamy, natomiast nie pozwala osiągać tego, po co one powstały: celów biznesowych. Wszystkie badania dotyczące przyczyn porażek i sukcesów projektów dają praktycznie te same wyniki co roku. Najważniejsze są aspekty miękkie, a później formalne procedury. Bez zorganizowanego podejścia projekty rzadko się udają, natomiast bez zaangażowania ludzi nie udają się nigdy.

Plan jest niczym

Zarządzanie projektami nie istnieje. Nie istnieje w izolacji od ludzi, którzy są w projekty zaangażowani. Chcąc skuteczne wdrożyć procesy w organizacji, niezależnie jakie by one nie były, trzeba pamiętać o tym, że to ludzie będą je realizować. Oni wypełnią treścią stworzone standardy, przełożą je na praktyczne działanie. Jeżeli odczują, że wprowadzenie standardów ułatwia im pracę, nie trzeba będzie ich nawet pilnować, po prostu to zrobią. Jeżeli będzie odwrotnie, mamy sporą szansę na uzyskanie serii bardzo dobrze udokumentowanych porażek. Jedno z moich ulubionych powiedzeń dotyczących działki projektów, to "Plan is nothing. Planning is everything". To kwintesencja tego, czym jest zarządzanie.