Dokumenty powstają jako naturalny element pracy, bo kończąc planowanie, cały zespół zdaje sobie sprawę, że bez spisania swoich wniosków i ustaleń nie będzie w stanie dalej efektywnie działać. Przedsięwzięcia są obecnie tak skomplikowane, że bez jakiegoś stałego punktu odniesienia bardzo łatwo się pogubić. Jednak, gdy zamiast na planowanie będziemy kłaść nacisk na dokument, wtedy opór materii będzie znacznie większy. Oczywiście, nie oznacza to, że jeżeli chodzi o dokumentację, to istnieje pełna dowolność. W momencie, w którym zespół będzie szukał sposobu na przejrzyste zachowanie ustaleń, powita dostosowane do firmy formularze z wdzięcznością.

Dobra organizacja

Nasz proces zarządzania projektem będzie tak dobry jak ludzie, którzy go realizują. Wyglądający świetnie na papierze, niekoniecznie będzie efektywny, jeżeli realizujący go menedżerowie oraz członkowie zespołów projektowych nie będą potrafili optymalnie organizować swojej pracy. To także bardzo często pomijany aspekt. Zakładanie, że skoro pracownicy dawali sobie do tej pory radę, to i teraz coś wymyślą, jest uzasadnione. Ważne jednak, żeby to co zostanie wymyślone, wpisywało się w zamierzony przez nas cel. Zmiana sposobu pracy na bardziej systematyczną dokona się dużo łatwiej, jeżeli zapewnimy pracownikom konkretne narzędzia ułatwiające im zarządzanie sobą w czasie, prowadzenie efektywnych spotkań, czy rozwiązywanie problemów. Nie mówiąc o tym, że pracownik przychodzący do szefa z konkretnymi propozycjami rozwiązań zamiast hasłem "mam problem", zdecydowanie usprawni pracę menedżera.

A co z zarządem, co z kierownikami funkcyjnymi? No cóż, nie da się ukryć, że są oni istotnym elementem systemu każdej organizacji. Bez ich zaangażowania i wsparcia trudno jest zakończyć jakiekolwiek przedsięwzięcie sukcesem. W przypadku projektów istotne jest rozwinięcie przez nich przede wszystkim umiejętności coachingu i mentoringu tak, aby kierownicy projektów przychodzący z problemami uczyli się, jak je efektywniej rozwiązywać samodzielnie, ale jednocześnie czuli, że zostaną wysłuchani i w miarę możliwości uzyskają potrzebne wsparcie. Bardzo często bariera "oni i tak mi nie pomogą" powoduje, że proste do rozwiązania na poziomie zarządu problemy rozrastają się do monstrualnych rozmiarów tylko dlatego, że nie zostały ujawnione odpowiednio wcześnie.