Systemy UC - trudna droga do sukcesu

Ważnym czynnikiem, mogącym bezpośrednio wpływać na pozytywne postrzeganie inwestycji w UC w firmie, jest analiza produktywności i wydajności pracowników oraz zwrócenie uwagi na ich chęć do stosowania nowych technologii. Być może dobrym rozwiązaniem okaże się przesunięcie młodszych pracowników, bardziej obeznanych z najnowszymi rozwiązaniami, do działów, w którym systemy Unified Communications będą najczęściej wykorzystywane.

Polecamy: Kiepskie zabezpieczenia kosztują więcej

Zobacz również:

• Wyjaśniamy czym jest SD-WAN i jakie są zalety tego rozwiązania

Dopiero po tak przeprowadzonej analizie firmy powinny rozpocząć proces wyłaniania głównego dostawcy UC. Jak przekonuje Wineberg, kierowanie się wyłącznie najniższym kosztem inwestycji może w konsekwencji narazić przedsiębiorstwo na większe wydatki w późniejszym czasie. Systemy Unified Communications nie składają się wyłącznie ze sprzętu, którego możliwości i parametry stosunkowo łatwo porównać, ale przede wszystkim z aplikacji. To z ich pomocą swoje codzienne obowiązki będą wykonywać pracownicy i to one często przesądzają o wartości komunikacji IP dla funkcjonowania firmy.

Przedstawiciele dostawców rozwiązań UC proponują również, aby przeprowadzić próbne testy poszczególnych części składowych nowych systemów oraz nie oszczędzać na szkoleniach dla pracowników (w tym również dla kadry zarządzającej). Przed zbyt szybką adaptacją UC przestrzegał podczas konferencji Tracy Fleming, reprezentujący koncern Avaya. "Jeśli pracownicy nie będą zadowoleni z nowych możliwości, to cały projekt upadnie szybciej niż wam się wydaje." - stwierdził Fleming, ponownie zwracając uwagę, aby nie zmieniać przyzwyczajeń pracowników na siłę. Zamiast tego należy poświęcić czas i środki na organizowanie szkoleń, na których zobaczą oni, jakie elementy z nowego sposobu komunikacji mogą przyczynić się do poprawy komfortu oraz wydajności pracy.

Polecamy: Kogo obchodzi bezpieczeństwo smartfonów?

Michelle Ippel, dyrektor rozwoju biznesu IT w kanadyjskim oddziale Microsoftu, zaznaczyła zaś, że inwestycja w systemy Unified Communications musi być dogłębnie przemyślana przez wszystkie strony biorące udział w procesie modernizacji. Liczy się zarówno odpowiednio zaplanowany budżet, jak i dobra współpraca z operatorami, działem IT czy administratorami.

Polecamy: Darmowe narzędzia dla profesjonalistów IT

Niezależnie od sposobu implementacji systemów Unified Communications i potencjalnych problemów, trzeba mieć świadomość, z jak potężnym narzędziem komunikacji mamy do czynienia - Ian Wineberg przytoczył pewną anegdotę, która dość dobrze to pokazuje. Jeden z najbardziej wydajnych pracowników firmy Bell Canada przez 18 miesięcy pracował z Indii, gdzie po prostu się przeprowadził, nie informując o tym wydarzeniu swojego pracodawcy. Dzięki zaawansowanym sposobom komunikacji nikt nie zauważył, że od półtora roku ów pracownik znajduje się poza terytorium Kanady. Cała sprawa zakończyła się co prawda niepomyślnie dla niego (został zwolniony), ale incydent ten otwiera pole do dyskusji nad rzeczywistą potrzebą fizycznej obecności pracowników w firmie i jej korelacją z wydajnością.