Jak zarządzać procesami i dokumentami w firmie?

Na czym polega zarządzanie zawartością/ treścią firmową w organizacji (ang. Mobile Content Management – MCM) i do czego służy?

MCM to przede wszystkim udostępnianie, czyli umożliwianie użytkownikom końcowym dostępu do zawartości firmowej np. dokumentów Microsoft Office i PDF. Rozwiązanie MCM daje również możliwość pracownikom do czynnego uczestniczenia w życiu firmy, dzięki możliwości edycji dokumentów, dodawaniu własnych komentarzy i aktywnej współpracy z kolegami. Z drugiej strony MCM to rozwiązanie pozwalające zapewnić bezpieczeństwo zawartości firmowej kontrolowane na poziomie firmowym lub indywidualnym, dzięki przypisaniu odpowiedniej zawartości do odpowiednio skonfigurowanych profili i grup utworzonych przez daną organizację. Najbardziej popularną formą zabezpieczeń w MCM jest szyfrowanie i ochrona przed utratą danych (ang. Data Loss Prevention DLP). DLP umożliwia wykorzystanie zabezpieczeń, które uniemożliwiają rozpowszechnianie dokumentów poza organizacją oraz różnego typu ograniczenia sposobu dzielenia się plikami wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Chris Rottner, Enterprise Account Executive na Europę Środkowo -Wschodnią w AirWatch by VMware.

Dlaczego takie rozwiązania powstały?

Duże zapotrzebowanie na zarządzanie zasobami firmowymi to wynik współczesnej eksplozji informatycznej i nieustanie wzrastająca popularności użycia urządzeń mobilnych w biznesie. Dla porównania lata 80 –te, 90 –te skoncentrowane były na PC potem na laptopach. Obecnie pracownik nie jest już przywiązany do swojego biurka, prace nad rozpoczętym projektem może kontynuować w dowolnie wybranej przez siebie lokalizacji. Myślę, że obecnie niemal każda firma zaczyna zdawać sobie sprawę, że w pierwszej kolejności pracownicy korzystają z urządzeń mobilnych. Celem rozwiązania MCM jest zapewnienie dokładnie takich samych możliwość i zabezpieczeń, jakie pracownicy mają na PC i laptopach.

Czy istnieją podobnego typu rozwiązania na rynku?

Dużą popularnością cieszą się obecnie rozwiązania konsumencie takie jak Dropbox, które również umożliwiają współpracę i udostępnianie dokumentów, projektów i treści firmowych. Jednak wykorzystanie takiego rozwiązania w organizacjach to otwarte okno do wycieku danych firmowych. Pracodawca traci całkowitą kontrolę, które zasoby firmowe opuszczają lokalizację firmową. Myślę, że jedną z głównych zalet rozwiązania MCM jest możliwość kontroli, audytu i zabezpieczania całej dokumentacji firmowej, umożliwiając jednocześnie pracownikowi współpracę i dzielenia się dokumentami.

Czy obecne firmy potrzebują takie rozwiązanie?

Rozwiązanie MCM umożliwia całodobowy dostęp do zasobów firmowych z dowolnej lokalizacji. Pracownicy nie muszą już drukować stosy dokumentów i dźwigać je w teczkach. Dostęp do całej zawartości mają na wygodnym w użyciu urządzeniu mobilnym. Dzięki specjalnej aplikacji Secure Content Locker ™ pracownicy uzyskują dostęp do firmowych urządzeń z poziomu urządzenia. Informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym, czyli wszystkie dokonane zmiany i adnotacje są natychmiast dostępne i mogą być zapisane lokalnie na urządzeniu lub zsynchronizowane z oryginalnym repozytorium. Jest to rozwiązanie, które w znaczny sposób przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy. Rozwiązanie to jest dostępne dla wszystkich branż, weźmy pod uwagę np. sprzedawców, którzy nie muszą już dźwigać cenników i materiałów marketingowych w teczce. Wszystkie dane mają na urządzeniu mobilnym, mogą w czasie rzeczywistym przygotowywać raporty, uaktualniać bazę danych i informacje o kliencie. Grupa pracowników, która przykładowo pracuje nad jednym projektem w różnych krajach, może aktywnie dodawać komentarze, poprawiać aktualną wersję, która będzie widoczna dla uprawnionych użytkowników końcowych. Rozwiązanie to jest często wykorzystywane podczas posiedzeń zarządu lub różnego typu konferencjach, podczas których odpowiednie dokumenty są udostępnione dla uczestników tylko w czasie trwania danego spotkania. Po jego zakończeniu użytkownik traci do nich dostęp.

Czy sama rozwiązanie MCM usprawni komunikację w firmie?

Trzeba wziąć tutaj pod uwagę fakt, że efektywna komunikacja w firmie to nie tylko zasoby firmowe, ale również e-maile i aplikacje firmowe. Dlatego właśnie bardzo istotna jest tu integracja podstawowych elementów EMM, ponieważ e-maile nie są dostępne wyłącznie w repozytorium. Integracja z pocztą elektroniczną umożliwia zabezpieczanie załączników, szyfrowanie oraz możliwość otwierania ich wyłącznie w bezpiecznym kontenerze. Dlatego ważne jest, aby rozwiązania EMM były wyprodukowane przez jednego producenta ponieważ o wiele łatwiej jest zintegrować wszystkie elementy.

W jaki sposób dokumenty te są zabezpieczane?

Tak jak wspomniałem wcześniej ważna jest tutaj integracja elementów EMM. Aplikacja Secure Content Locker™ może być wykorzystana w połączeniu z AirWatch Inbox™ i AirWatch Browser™, jak również innymi kontenerami aplikacji. Istnieje również możliwość otwierania linków Secure Content Locker™ w AirWatch Browser™, a załączników poczty e-mail w Secure Content Locker™. Wszystkie dane i zawartość wysłana do urządzeń mobilnych jest szyfrowana w tranzycie i w spoczynku. Uprawnienia można konfigurować dla udostępniania i przeglądania w trybie off-line np. ograniczenia wycinania lub kopiowania. W przypadku, gdy dane urządzenie znajdzie się poza lokalizacją istnieje możliwość zdalnego usunięcie zawartości firmowej.

Czy w Polsce jest to popularne rozwiązanie?

Zdecydowanie tak, klientom w Polsce nie wystarcza już zwykły MDM i często szukają rozwiązania, które zwiększy efektywność pracy w firmie i jednocześnie umożliwi bezpieczne przechowywanie zawartości firmowej. W najbliższej przyszłości niewątpliwie rozwiązania te będą integralną częścią efektywnej strategii komunikacyjnej w firmie.