Z kolei Ministerstwo Finansów postanowiło, korzystając z technologii podpisu elektronicznego, maksymalnie utrudnić dostęp do elektronicznego trybu składania deklaracji. Po pierwsze, wprowadzono konieczność złożenia papierowego formularza (noszącego nazwę ZAW) w sprawie składania e-Deklaracji. Po drugie, jedynym sposobem składania e-Deklaracji jest upoważnienie jednej osoby do jej podpisywania. Nie ma możliwości złożenia deklaracji przez wspólników w spółce partnerskiej, gdzie każdy partner podpisze się swoim bezpiecznym podpisem. Takie podejście uniemożliwia także upoważnienie dwóch osób do składania deklaracji - tak, aby jedna mogła działać w zastępstwie drugiej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem, które ma umożliwić kontakt z urzędem bez wykorzystania dodatkowych dokumentów papierowych i osobistego stawiennictwa. Osoba posługująca się takim podpisem - dzięki temu, że została zweryfikowana jej tożsamość, a do każdego podpisu jest dołączany jej certyfikat - nie pozostaje anonimowa i ponosi pełną odpowiedzialność prawną. Oczywiste jest, że osoba, która składa dokument elektroniczny w imieniu firmy lub osoby trzeciej, musi mieć odpowiednie pełnomocnictwa, a w przypadku ich braku, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej.

Ministerstwo Finansów wprowadzając druk ZAW - zaprzeczyło sensowności realizacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego (rezygnacja z dokumentów papierowych), ograniczyło także prawo do składania deklaracji przez różne upoważnione osoby oraz podpisywania jednej deklaracji przez więcej niż jedną osobę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwił zaś składanie deklaracji podpisanych dowolnym kwalifikowanym podpisem, co daje możliwości sensownego zarządzania wewnątrz firmy prawem do składania deklaracji oraz upoważnienia np. pracowników zewnętrznego biura księgowego do składania tych deklaracji.

Ważnym elementem takiego rozwiązania jest ograniczenie kosztów, jakie musi ponieść przedsiębiorca chcący składać deklaracje ZUS w wersji elektronicznej. Nie musi sam posiadać urządzenia do składania bezpiecznego podpisu, deklarację może złożyć dowolna osoba, która takie urządzenie posiada i uzyska upoważnienie przedsiębiorcy. Jedno biuro rachunkowe podpisujące dokumenty ubezpieczeniowe i deklaracje dla dwudziestu firm może mieć np. dwie osoby upoważnione do wysyłania dokumentów elektronicznych i dysponujące podpisem kwalifikowanym. Koszt rozkłada się wtedy na obsługę wielu firm i jego wartość jednostkowa znacząco spada.

Co dalej?

Niemal każdego dnia pojawiają się informacje, że wskazaną ustawę należy zmienić i zrezygnować z wymagania stosowania bezpiecznego podpisu. Alternatywą jest dalsze trwanie przy wykorzystaniu zwykłego podpisu elektronicznego - innego dla komunikacji z każdym podmiotem publicznym, czyli budowanie nowych centrów certyfikacji przez każdą instytucję i ponoszenie kosztów utrzymania tych centrów ze środków budżetowych. Zważywszy na to, że cały czas brakuje orzecznictwa w sprawie zaprzeczenia ważności podpisu elektronicznego, takie podejście może skutkować brakiem ważności wielu dokumentów i znaczącymi problemami. Istnieje także prawdopodobieństwo, że spowoduje to całkowite zaprzestanie stosowania drogi elektronicznej i powrót do papieru.

W związku z powyższym apeluję: Nie zmieniajmy ustawowych terminów! Zacznijmy korzystać z bezpiecznego podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem do kontaktów z urzędami! Ale zadbajmy też o to, aby przedsiębiorca posługujący się podpisem elektronicznym mógł 100% spraw urzędowych załatwić drogą elektroniczną, używając w tym celu osobistego certyfikatu kwalifikowanego.

Michał Tabor, absolwent wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego, jest ekspertem w zakresie systemów PKI oraz bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, pracuje jako dyrektor operacyjny w Trusted Information Consulting.