Ocena oszczędności na połączeniach

Kiedy pojawiło się VoIP, największego dobrodziejstwa tej technologii upatrywano w zdecydowanie niższych kosztach połączeń długodystansowych. Obecnie w większości krajów (z wyjątkiem m.in. Polski) nie jest to już tak ewidentne. Od tego czasu ceny połączeń międzynarodowych i długodystansowych u tradycyjnych operatorów powoli, aczkolwiek spadają. W zależności od kraju, na minucie połączenia międzynarodowego w technologii IP firmy oszczędzają średnio 20-40%.

Oszczędności poczynione na połączeniach telefonicznych są szczególnie atrakcyjne w Polsce, gdzie ceny połączeń są nadal na wysokim poziomie. Dla porównania ceny połączeń długodystansowych w Stanach Zjednoczonych to 2-4 centów USD.

Według badań Nemertes Research, dzięki transformacji do sieci konwergentnej firmy są w stanie zredukować swoje koszty telekomunikacyjne o ok. 25-60%. Oszczędności powstają na połączeniach długodystansowych, liczbie potrzebnych tradycyjnych linii POTS, usługach audio i wideotransmisji oraz dzięki scentralizowanemu zarządzaniu systemem telekomunikacyjnym. Zamiast np. łącza 6 Mb/s na dane i 15 x E1 na połączenia telefoniczne można wykorzystać 1 łącze E3 i 2 x E1 do redundancji. Firmy zwykle redukują o 70-95% liczbę swoich tradycyjnych linii telefonicznych POTS (pozostają telefony alarmowe, GSM).

Trzeba mieć na uwadze, aby dla głosu rezerwować pasmo ok. 30% większe od wykorzystywanego. Część firm wykorzystuje posiadaną przepustowość w połowie, dlatego resztę mogą zagospodarować na połączenia głosowe. Sieć konwergentna jest w stanie współdzielić nadwyżki przepustowości występujące w sieciach danych i głosu.

Niewątpliwie inwestycja w telefonię IP w miarę szybko zwróci się dla firm z "gadatliwymi" pracownikami.

Wdrożenie telefonii IP w polskiej Straży Granicznej pozwoliło przesunąć do innych zadań 800 osób, zajmujących się dotychczas obsługą central czy faksów. Przyjmując, że średnia płaca wynosi 2400 zł, pozwala to oczekiwać rocznych oszczędności na poziomie 23 mln zł.

Koszty zmian, przenoszenia terminali, rozbudowy sieci

Według Nemertes Research na kosztach zmian w konfiguracji sieci telekomunikacyjnej można zaoszczędzić od 89% do 98%. Są to zmiany miejsca podłączenia telefonu, przeniesienie numeru, dodanie nowego terminala, dodanie nowych funkcji do centrali itd. Średni czas dokonania zmiany konfiguracyjnej telefonu IP zajmuje średnio10 min, wobec 45 min w systemie TDM i jest tańsze o ok. 85%.

W przypadku nowych lokalizacji nie ma potrzeby montażu podwójnego okablowania dla sieci danych i głosu. Firmy deklarują na tym polu oszczędności sięgające 40%.

Zyskiem z inwestycji w VoIP, jaki deklarują użytkownicy, jest łatwość rozszerzania usług telefonicznych o nowe lokalizacje. Znika problem zakupu nowych central i ich konfiguracji. Wystarczy dodać użytkowników do centrali zlokalizowanej w innej siedzibie.

Telefonia IP znacznie ułatwia przemieszczanie telefonów pracownikom w obrębie biura. Korzystają na tym również pracownicy oddelegowywani do innych lokalizacji, gdyż ich numer telefoniczny wraz z osobistymi ustawieniami telefonu może być przenoszony wraz z nimi.

Oszczędności kadrowe

Choć osiągana redukcja personelu nie jest już tak znacząca jak to miało miejsce jeszcze parę lat temu, głównie za sprawą uproszczenia administrowania obecnymi systemami TDM, to wg Nemertes Research konwergencja sieci pozwala na zmniejszenie pracochłonności o ok. 74%. Przyczynia się to do zwiększenia ROI.

W części firm dotychczasowi administratorzy telekomunikacyjni zwykle przechodzą przeszkolenie w zakresie systemów VoIP oraz są wspierani przez administratorów sieci komputerowych.

Dotychczas administratorzy sieci komputerowych nie bardzo mieli ochotę interesować się obsługą i serwisem central PBX. Ponieważ obecne IP PBX są urządzeniami sieciowymi niewiele różniącymi się np. od przełączników, a ponadto opartymi na protokołach sieciowych - administratorzy IT chętniej poznają i obsługują VoIP, postrzegając te systemy jako dodatkową usługę sieciową.

Telefonia IP umożliwia zdalne administrowanie nie tylko firmową centralą, ale nawet konfiguracją poszczególnych telefonów. Możliwe jest tworzenie scentralizowanego systemu zarządzania i zatrudnienie administratorów w jednej lokalizacji.

W przypadku małych firm, systemy telefonii IP mogą być administrowane zdalnie, przez administratora zatrudnionego na część etatu.

Niektóre firmy mogą zaoszczędzić, zmniejszając liczbę personelu zatrudnionego na recepcjach, poprzez zastosowanie systemów IP automatycznej obsługi. Dodatkowo, zamiast zatrudniać recepcjonistki w każdym z oddziałów, można zorganizować jedną recepcję. Rozmowy z odległych lokalizacji są bezpłatnie transferowane do jednego biura - dla klienta jest to niewidoczne. Dodatkowo połączenie klient-firma może być taryfikowane według stawek rozmów lokalnych.

Od pewnego czasu z dobrodziejstw transferowania rozmów do zdalnej lokalizacji korzystają światowe ośrodki call center. Do obsługi klientów europejskich często tworzą one swoje oddziały właśnie w Polsce, gdzie - jak podaje Call Center Poland SA - koszty obsługi są o 35-50% mniejsze niż w Europie Zachodniej.

Kluczowym celem wdrożenia systemów telefonii IP są koszty i potencjalne oszczędności, dlatego należy je oszacować na podstawie powyższych punktów, ze szczególną starannością.

Dodatkową korzyścią z sieci konwergentnej jest zapewnienie wszechstronniejszej obsługi użytkownika końcowego, co powinno przekładać się na wzrost produktywności. Jednak zysk ten jest trudny do dokładnego obliczenia przed wdrożeniem systemu.

Ułatwieniem dla małych firm jest fakt, że w przeciwieństwie do dużych nie mają one złożonych systemów telekomunikacyjnych i nie muszą chronić nakładów poczynionych na te inwestycje. Przeciętny czas amortyzacji central wynosi 10 lat. Z kolei duże firmy dzięki VoIP mogą poczynić oszczędności w większej liczbie zastosowań (IVR, wyniesione call center, poczta głosowa, zarządzanie).

Telefonia IP jest korzystna dla firmy, oferując mniejsze TCO telefonii i niezawodność. Jest też korzystna dla pracownika, dając mu atrakcyjne usługi i mobilność. Wreszcie przynosi pożytek klientom przez lepszą komunikację z firmą.

Telefonia IP jak na razie dzielnie opiera się próbom regulacji i podlega tylko oddziaływaniu rynku. Brak jest opłat koncesyjnych, które musiałyby być przerzucone na użytkowników.

Firmy, dla których inwestycja w infrastrukturę telefoniczną IP jest zbyt kosztowna, są za małe lub boją się tego wyzwania ze względów technicznych, mogą skorzystać z coraz liczniejszej oferty dzierżawy usług VoIP.