Potrzebny właściciel

Innym, istotnym z punktu widzenia relacji biznes-IT zagadnieniem jest właścicielstwo procesów. Według informacji zebranych podczas badania, tylko 34% organizacji posiada właścicieli procesów, z czego 80% właścicieli jest w randze dyrektora. Wyniki te są niepokojące, ponieważ to właśnie właściciel procesu jest głównym punktem kontaktu dla IT (zarówno dla projektów wdrożeniowych, jak również dla zmian maintenance’owych).

Właściciel procesu powinien koordynować zbieranie wymagań funkcjonalnych na poziomie całego procesu - wymagań dotyczących często kilku lub nawet kilkunastu systemów informatycznych wspierających jego proces. Osoby zarządzające projektami po stronie IT często spotykają się z problemem wiecznie zmieniającego się zakresu funkcjnonalności, co zazwyczaj jest efektem braku osoby koordynującej definiowanie wymagań funkcjonalnych. Z kolei problemem, z którym spotykają się osoby koordynujące po stronie IT zmiany maintenance’owej jest albo konkurowanie o wdrożenie danej funkcjonalności pomiędzy biznesowymi właścicielami poszczególnych aplikacji, albo "przerzucanie" odpowiedzialności za wdrożenie danej funkcjonalności (oraz kosztów do poniesienia) od jednego właściciela aplikacji do drugiego. W takich sytuacjach decydujące zdanie po stronie biznesu (czyli klienta IT) ma właśnie właściciel procesu, który powinien czuwać we współpracy z IT nad przejrzystą architekturą rozwiązań informatycznych wspierających jego proces.

Kosztowne zabawki

Polskie organizacje wydają się być dość rozrzutne, jeśli chodzi o narzędzia do modelowania i zarządzania procesami biznesowymi. Duża część firm i instytucji, które nie zarządzają swoimi procesami (brak określonych celów procesów oraz systemu pomiarowego) deklaruje posiadanie drogich narzędzi o funkcjonalności umożliwiającej prowadzenie złożonych symulacji, mierzenie efektywności procesów poprzez import danych z wykorzystywanych systemów informatycznych, czy wreszcie automatyczne odwzorowanie zmian dokonywanych w modelach procesów w systemach informatycznych funkcjonujących w oparciu o webserwisy. W rzeczywistości jednak narzędzia takie często wykorzystywane są wyłącznie do mapowania procesów, czyli do czegoś, co może być wykonane przy pomocy zwykłego pakietu biurowego, a czasem nawet za na kartce papieru.

Wyniki badania pokazują, że funkcjonujące w Polsce organizacje znajdują się w większości na poziomie dojrzałości, na którym procesy są z reguły zidentyfikowane i opisane. Duża część organizacji dokonuje pomiarów procesów, lecz nie zarządza nimi, czyli nie wykorzystuje wyników pomiarów do podejmowania decyzji. Sytuacja taka oznacza, że procesy nie dają nam odpowiedzi na pytanie o realizację celów strategicznych. Cele strategiczne organizacji powinny być zdekomponowane na cele procesów. Pomiary procesów dają odpowiedź na pytanie, czy osiągamy cele na poziomie procesu. W polskich firmach rzadko wskaźniki są agregowane dla zapewnienia monitorowania realizacji celów strategicznych firmy. Jesteśmy jednak na dobrej drodze!

Łukasz Tartanus, z serwisu Procesowcy.pl, był koordynatorem badania dojrzałości procesowej polskich organizacji.