Potrzeba kierownika

Do zadań szefa projektu należy najczęściej m.in. przygotowywanie założeń projektowych i harmonogramu, zarządzanie zespołem projektowym oraz nadzór nad wykorzystaniem zasobów wewnętrznych i zewnętrznych. Coraz częściej koniecznością bywa również znajomość specyficznych dla branży metodyk realizacji projektów. Przydatne są także doświadczenia wynikające z podobnych projektów realizowanych w przeszłości.

Zdaniem ekspertów, najważniejszym czynnikiem branym pod uwagę podczas wyboru kierownika projektu powinna być jego rzeczywista dostępność dla prac wdrożeniowych. Pracownicy najlepiej spełniający wspomniane, wyśrubowane kryteria, najczęściej są zaangażowani w innego rodzaju bieżące zadania, zaś ich oddelegowanie do realizacji projektu IT mogłoby dodatkowo zaburzyć działalność biznesową. Warto więc rozważyć możliwość przesunięcia projektu w czasie do momentu, kiedy wybrana osoba będzie dysponowała potrzebnym czasem. Jeśli jest to niemożliwe, z pomocą przychodzą firmy wdrożeniowe, które oferują usługi mające na celu odciążenie wewnętrznych kierowników projektów.

Kierownik z zewnątrz?

Usługi zewnętrznego wsparcia prac projektowych najczęściej dotyczą firm, które nie posiadają wystarczających zasobów bądź struktur przygotowanych do wspierania projektów informatycznych. „Wsparcie procesów kierowania i nadzoru nad realizacją projektu wdrożeniowego może przybierać różne formy w zależności od potrzeb klienta i możliwości organizacyjnych” – mówi Izabela Lasocka, kierownik projektów w firmie BCC. Według niej, z pomocy zewnętrznych menedżerów projektowych firmy najczęściej korzystają przy okazji dużych wdrożeń realizowanych głównie przez pracowników organizacji lub mniejszych projektów wymagających określonego wsparcia.

Zakres wsparcia może ograniczać się do prac administracyjnych i komunikacyjnych. W przypadku bardziej rozbudowanych wdrożeń odpowiedzialność zewnętrznego koordynatora może obejmować zadania przypisywane zwykle kierownikom projektów, m.in. zarządzanie ryzykiem projektu lub kierowanie komunikacją oraz wsparcie merytoryczne. We wstępną fazę projektu coraz częściej angażowani są także niezależni eksperci, mający za zadanie zbadanie, czy ustalone założenia i cele projektu są możliwe do osiągnięcia, zgodne z prawem lub opłacalne. Dotyczy to zwłaszcza dużych projektów o kluczowym znaczeniu dla działalności firmy.