Bardzo ważne i powszechnie wykorzystywane są standardowe funkcjonalności wielu systemów informatycznych, tj. wymaganie wypełniania określonych pól czy uniemożliwienie edycji innych pól. Zatwierdzający nie musi się zastanawiać, co i gdzie powinien wypełnić - system prowadzi go niemalże "za rękę".

Istotne są też funkcje związane z ustawieniem zastępstwa na czas nieobecności tak, aby proces zatwierdzania nie zawisł w martwym punkcie (przecież urlop, choroba czy wyjazd służbowy mogą się zdarzyć w każdym momencie). Takie rozwiązania odpowiadają na potrzeby pracowników działów biznesowych przedsiębiorstwa (jak najmniej pracy i jak najprościej), ale także działu księgowości (wypełnienie danych wymaganych do zatwierdzenia i księgowania). Etapem wieńczącym cały proces jest księgowanie i płatność za fakturę.

Dlaczego warto?

Zamiana dotychczasowego obiegu papierowego na obieg elektroniczny niesie za sobą wiele oszczędności dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie. Można tutaj wymienić:

Skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi

Minimalizacja operacji manualnych

Obniżenie liczby błędów

Minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności

Pełny wgląd do danych historycznych.

Warto też tutaj wymienić bardzo popularne i pożyteczne funkcje raportowe takich narzędzi. Dzięki nim można w każdym momencie otrzymać odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące procesu zatwierdzania, interesujące kierownictwo przedsiębiorstwa:

Ile trwa zatwierdzanie/księgowanie faktur?

Z którymi fakturami są największe problemy?

Jak radzą sobie osoby w poszczególnych działach (biznes, księgowość) z procesem zatwierdzania faktur?

Znając odpowiedzi - możemy reagować i usprawniać ten proces. A o to przecież tutaj chodzi.

Radosław Tartas jest pracownikiem IPOPEMA Business Consulting.