Efektywność takiego rozwiązania zależy jednak od specyfiki prowadzonej działalności, możliwości technicznych wykorzystywanych w firmie aplikacji pudełkowych oraz kosztów integracji posiadanych już rozwiązań. Dzięki staraniom największych producentów systemów standardowych, na rynku przybywa rozwijanych przez partnerów aplikacji, rozszerzających typową funkcjonalność oprogramowania o wyspecjalizowane funkcje branżowe. "W przypadku powszechnie używanych systemów klienci mogą liczyć na to, że oprogramowanie sprawdziło się w firmach prowadzących podobną działalność. Jest duża szansa, że na rynku istnieje spora liczba dodatkowych rozwiązań rozszerzających standardowe możliwości systemu" - podkreśla Krzysztof Raszczuk. Jeszcze inne korzyści, niedostępne w przypadku oprogramowania dedykowanego, wynikają z możliwości wymiany wiedzy na temat potencjału wykorzystania funkcji oprogramowania z innymi jego użytkownikami.

W poszukiwaniu kompromisu

Pierwszym etapem poszukiwania najlepszego kompromisowego rozwiązania powinno być skonkretyzowanie rzeczywistych potrzeb biznesowych. Pod uwagę trzeba brać oferowaną w standardowej wersji funkcjonalność oprogramowania, elastyczność zastosowanej technologii i rozwiązań programistycznych, a obok podstawowej ceny licencji - także koszty wdrożenia, szkoleń pracowników oraz nabycia licencji na dodatkowych użytkowników. Nie bez znaczenia jest też sposób obsługi oprogramowania. "Praktyka pokazuje, że prosty, intuicyjny interfejs jest doceniany przez użytkowników w większym stopniu niż skomplikowane funkcje. Są klienci, którzy oczekują, że system do zarządzania przedsiębiorstwem będzie dostosowany do ich potrzeb w takim stopniu, jakby został napisany specjalnie dla nich. Inni natomiast szukają rozwiązania pudełkowego, często ze względu na fakt, że jest ono tańsze i już wcześniej zostało sprawdzone na rynku. Zakup gotowej aplikacji od liczącego się na rynku producenta pozwala w relatywnie krótszym czasie dostać produkt, który spełni większość oczekiwań" - podkreśla Barbara Skrzypek.

Jej zdaniem analiza rynku rozwiązań standardowych powinna obejmować także ocenę najważniejszych referencji poszczególnych rozwiązań - przede wszystkim w branży, w której działa firma. Nie bez znaczenia jest też analiza pod kątem dostarczanych standardowo narzędzi pozwalających na integrację oprogramowania biznesowego z systemami wykorzystywanymi przez kontrahentów. Przy wyborze rozwiązania pudełkowego warto również przeanalizować funkcjonalność oferowanych aplikacji pod kątem własnych potrzeb. Często okazuje się bowiem, że funkcje oferowane przez standardowe rozwiązania dalece wykraczają poza rzeczywiste potrzeby biznesowe i jako takie zwykle pozostają niewykorzystane.

Zdarza się, że zakup rozwiązania dedykowanego jest jedyną odpowiedzią na potrzebę biznesową. Warto traktować zakup takiego rozwiązania jako długoterminową, strategiczną inwestycję w rozwój biznesu. Przed zleceniem zbudowania takiego narzędzia warto jednak przeprowadzić szczegółową, sumienną analizę potrzeb oraz dostępnych rozwiązań technicznych. W odróżnieniu od systemów standardowych oprogramowanie pisane na zamówienie ma być jak najlepiej dopasowane do wymagań, struktury organizacyjnej i możliwości firmy. Potrzebne jest więc szczegółowe zdefiniowanie wymagań funkcjonalnych, stworzenie map procesów biznesowych, zaplanowanie harmonogramu i budżetu całego projektu, a także ustalenie zakresu przyszłego wsparcia technicznego oprogramowania.

Komentarz

Na pytanie, czy lepszy jest system standardowy, czy też oprogramowanie pisane na zamówienie, nie można dać jednoznacznej odpowiedzi, tak jak nie można odpowiedzieć na pytanie, czy lepsza jest woda zimna czy ciepła. Dla każdego przedsiębiorstwa wybór między jednym a drugim rozwiązaniem musi być oparty na rzetelnej analizie potrzeb i dostępnych na rynku rozwiązań oraz kalkulację kosztów dla każdego z wariantów. Zazwyczaj nie ma sensu pisać od początku aplikacji obsługujących podstawowe procesy - np. systemów finansowo-księgowych, płacowych czy sprzedażowych. Bogactwo oferty rynkowej i relatywnie niskie koszty związane z zakupem takich rozwiązań przemawiają z reguły za oprogramowaniem standardowym - chociaż i tutaj czasami mogą zdarzyć się wyjątki. Z kolei w przypadku systemów obsługujących specyficzne, branżowe funkcje firmy często sięgają po oprogramowanie dedykowane, pisane na zamówienie przez firmę zewnętrzną lub własny dział programistyczny. Dzieje się to zwłaszcza w branżach, w których posiadanie takich rozwiązań jest równoznaczne z przewagą konkurencyjną. Dlatego też najczęściej zamawiają takie systemy wysoko zaawansowane informatycznie firmy z sektorów finansowego i telekomunikacyjnego. Warto zauważyć, że większość przedsiębiorstw posiłkuje się obydwoma sposobami pozyskiwania oprogramowania biznesowego. Część systemów pisana jest na zamówienie, a część kupowana na rynku. W większości przypadków oprogramowanie standardowe, zwłaszcza z wyższej półki, uzupełniane jest o dodatkowe funkcje przez firmy wdrażające lub samego klienta. Dlatego zakup systemu z półki rzadko oznacza rezygnację w całości z usług pisania oprogramowania na zamówienie.

Jeśli chodzi o nasz lokalny rynek, to Polska z reguły była uważana za państwo, w którym tak firmy, jak i jednostki administracji państwowej chętnie korzystają z oprogramowania pisanego na zamówienie lub tworzonego wewnątrz organizacji. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy była relatywnie niska cena godziny pracy programisty. Nie bez znaczenia było też posiadanie pełnych praw autorskich do systemu. W ostatnich latach sytuacja się zmieniła. Osoby zarządzające zaczęły dostrzegać wady oprogramowania pisanego na zamówienie: duże uzależnienie od twórcy lub firmy piszącej system, trudności we wdrażaniu i dotrzymywaniu terminów. Mimo to wartość polskiego rynku oprogramowania pisanego na zamówienie w 2009 r. wyniosła ponad 160 mln USD. W tej liczbie nie zawierają się jednak systemy pisane wewnątrz firm na własne potrzeby.

Tomasz Słoniewski, research manager rynku oprogramowania w polskim oddziale firmy IDC