Wybrane pola na formularzach można również tak skonstruować, aby były dostępne tylko dla tych użytkowników, którzy podadzą własny identyfikator i odpowiednie hasło. Możliwa jest i taka ochrona danych, że po wypełnieniu pola i złożeniu elektronicznego podpisu użytkownik nie może dalej ingerować w treść wprowadzonych wcześniej danych. Dane można zabezpieczać w różny sposób - począwszy od założenia haseł strzegących zakładowej bazy danych, przez określanie grup użytkowników o różnych przywilejach dostępu, a skończywszy na zastrzeżeniu praw dostępu do pojedynczego rekordu.

InForms Filler

O ile Designer jest przydatny zwykle niewielkiej liczbie osób do konstrukcji nowego formularza, to program Filler służy wszystkim pracownikom do przeglądania i ewentualnego wypełniania rozsyłanych po firmie formularzy. Wyposażono go we wszystkie niezbędne funkcje i narzędzia. Za pomocą Fillera możemy nawigować wśród wielu formularzy, przenosić lub kopiować dane z jednego do drugiego, wydrukować zawartość formularza lub przesyłać ją za pośrednictwem poczty elektronicznej. Filler sprawdza stopień upoważnienia użytkownika do przeglądania lub wpisywania danych do wybranego formularza, może przeszukiwać bazę danych, która jest powiązana z czytanym formularzem, i tworzyć raporty zawierające wynik tych przeszukiwań.

Dla użytkowników, często wykonujących pewien zakres rutynowych działań, program oferuje własny język makropoleceń, które mogą zawierać wiele funkcji i procedur Fillera lub korzystać z zewnętrznej aplikacji. Może to być np. takie makropolecenie, które po wstukaniu nazwiska i imienia pracownika w sposób automatyczny wypełnia pola formularza, pobierając dane z zakładowej bazy danych. Do obu programów dołączony jest dobrze opracowany podręcznik i pliki pomocy, które wyposażono w wiele przykładów - w tym m.in. zamieszczono szczegółowy wydruk kodów makropoleceń.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Niektóre bądź też większość przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej formularzy zawiera poufne informacje, które nie mogą trafić w niepowołane ręce. Toteż InForms 4.2 zawiera wiele rozszerzeń w dziedzinie bezpieczeństwa w stosunku do poprzedniej wersji produktu.

Pakiet zintegrowany jest w dużym stopniu z NDS-em i pozwala korzystać z technologii elektronicznego podpisu. W zależności od przydzielonych uprawnień użytkownik może widzieć tylko niektóre informacje przesyłane za pośrednictwem formularza. Novell dostarcza także wraz z produktem odpowiednie narzędzia umożliwiające programistom rozbudowywanie definicji obiektów użytkowników w NDS o dodatkowe informacje dotyczące ich praw, cyfrowych podpisów oraz poziomów "zaufania" i "wtajemniczenia" (jak wysoką moc decyzyjną ma użytkownik) stosowanych w InForms.

Program umożliwia także definiowanie alternatywnych odbiorców informacji, do których trafiają one w przypadku, gdy podstawowy adresat w ciągu określonego czasu (definiowanego przez projektanta) nie zareaguje na nadesłany formularz.

Integracja z GroupWise

Choć InForms 4.2 może współpracować praktycznie z dowolnym rozwiązaniem pocztowym (Lotus cc:Mail, Microsoft Exchange itd.), to najlepsze efekty daje on w połączeniu z pakietem GroupWise 5.x. Administrator może użytkownikom rozesłać krótki skrypt instalacyjny za pośrednictwem poczty i po jego otwarciu program będzie zainstalowany automatycznie na stacjach klienckich.

Dzięki integracji z GroupWise wszystkie komunikaty wysyłane za pośrednictwem InForms otwierane są bezpośrednio w kliencie pocztowym. Automatycznie aktualizowane są także centralne repozytoria zawierające informacje o stadium realizowanych procesów.

Często wystarcza także jedna autoryzacja użytkownika, który jednym hasłem otwiera dostęp zarówno do serwera NetWare, swojej skrzynki pocztowej, jak i formularzy InForms.