Ważnym elementem jest także współpraca z tradycyjnymi drogami dystrybucji, takimi jak druk i wysyłka w centrali i wydruk dokumentu w oddziale na żądanie. Jest to jedyny sposób zapewnienia klientowi obsługi w formie elektronicznej oraz tradycyjnej, wykorzystując zalety obu z nich.

Forma dokumentu a jego bezpieczeństwo

Ze względu na różnice pomiędzy dokumentami wewnętrznymi oraz tymi, które są dostarczane do klienta, konieczne jest stosowanie różnych mechanizmów zabezpieczających poufność danych. W środowisku biurowym przeważnie korzysta się z mechanizmów wydruku poufnego, który pozwala na odebranie wydrukowanego dokumentu tylko przez osobę upoważnioną. W celu identyfikacji odbiorcy i rozpoczęcia wydruku poufnego dokumentu, korzysta się z osobistej karty upoważniającej. Dzięki takim mechanizmom zabezpieczeń likwiduje się jedno z zagrożeń -wydruki, niekiedy tajne pozostawione na ogólnodostępnym urządzeniu. Przy tym cały proces organizacji wydruku też jest chroniony, za pomocą szyfrowania połączenia sieciowego między serwerem kolejki drukowania a urządzeniem. Wprowadzane są także inne ograniczenia, które zmniejszają ryzyko ataku na infrastrukturę wydruku za pośrednictwem sieci lokalnej. Ponieważ każdy z wydrukowanych dokumentów pozostawia w narzędziach ślad w postaci plików tymczasowych na dyskach, opracowano technologię niszczenia takich zapisów.

Dystrybucja dokumentów w formie elektronicznej umożliwia personalizację dostępu do nich, gdyż treść jest zaszyfrowana i pozostaje czytelna jedynie dla odbiorcy posiadającego odpowiedni klucz deszyfrujący transmisję. Zabezpieczenia kryptograficzne zapewniają nie tylko poufność, ale także integralność i niezaprzeczalność treści wysyłanych dokumentów. Jeśli przy wysyłaniu informacji z kwalifikowanym podpisem elektronicznym stosuje się znakowanie czasem, dokument taki ma dodatkowo skutek daty pewnej w rozumieniu prawa.

Odrębnym zagadnieniem jest zapewnienie integralności drukowanych danych i podwyższenie ich odporności na nieautoryzowane zmiany. Dzisiejsze urządzenia potrafią oznakować dokument dynamicznymi zabezpieczeniami, takimi jak Glossmark (znak widoczny pod odpowiednim kątem) czy mikrodruk. Oprócz nich dostępne są zabezpieczenia widoczne w promieniach podczerwonych i ultrafioletowych. Utrudniają one skopiowanie treści na kolorowej kopiarce i uniemożliwiają prostą manipulację dokumentem. Rozdzielczość dzisiejszych drukarek z powodzeniem umożliwia umieszczenie mikrodruku, który jest niesłychanie trudny do skopiowania, ponadto w obrazie dokumentu można osadzić niewidoczny znak wodny.