Inteligentna platforma Adobe PDF

Adobe Systems zaprezentowała ostatnio nowe elementy tzw. platformy Adobe Intelligent Document Platform - oparty na Java (J2EE) serwer LiveCycle oraz zestaw narzędzi przeznaczonych do zarządzania usługami związanymi z tworzeniem, współdzieleniem i integracją dokumentów z systemami korporacyjnymi. Poza wymienionymi wyżej trzecim podstawowym elementem platformy Adobe jest oprogramowanie klienckie - Adobe Reader.

Nowe narzędzia umożliwiają automatyzację wprowadzania do systemu informacji z wypełnionych formularzy PDF.

Zamiast drukowania, wypełniania i przesyłania dokumentów, a następnie wprowadzania informacji do odpowiedniej aplikacji, możliwe będzie np. wypełnienie formularza na stronie WWW, a wprowadzone informacje zostaną automatycznie wprowadzone do systemu zarządzającego obiegiem dokumentów.

Opracowywana przez Adobe technologia nie tylko automatyzuje proces wprowadzania danych, ale również pozwala na weryfikację ich poprawności oraz zawiera mechanizmy autoryzacji i zabezpieczania przed nieuprawnionym dostępem do informacji. System umożliwia obsługę podpisów cyfrowych, określanie praw do dostępu i edycji dokumentów, a także automatycznie tworzy rejestry zawierające informacje o tym, kto i kiedy dokument utworzył, co w nim zostało zmienione lub kto go czytał.

Wcześniejsze wersje serwerowego oprogramowania Adobe były produktami opartymi na aplikacjach innych, przejętych przez Adobe firm i nieprzystosowane do bezpośredniej współpracy i wymiany danych z innymi programami Adobe. Obecnie Adobe przeprojektowała ich architekturę, opierając ją na standardach J2EE i XML, co przy wykorzystaniu odpowiednich bibliotek API umożliwia integrację z innymi aplikacjami, np. systemami CRM lub ERP. Adobe przystosowuje swoje oprogramowanie, m.in. do współpracy z tego typu aplikacjami oferowanymi przez SAP i IBM.

Oprogramowanie Adobe konkuruje z takimi systemami, jak Microsoft InfoPath (zarządzanie formularzami w formacie XML) czy FileNet eForms. Nowe moduły programowe platformy to Adobe to Process Management (umożliwia integrację formularzy i dokumentów z innymi aplikacjami) oraz Document Control and Security Server (zawiera mechanizmy kontroli dostępu, autoryzacji użytkowników i szyfrowania danych).

W skład Process Management wchodzą także programy Adobe Form Manager do publikowania i zarządzania formularzami (ma być dostępny jesienią tego roku), Form Server do obsługi formularzy o dynamicznej zawartości, Barcoded Paper Forms do skanowania kodów kreskowych, Reader Extensions Server umożliwiający odblokowywanie zaawansowanych funkcji zawartych w programie Reader oraz Adobe Designer do edycji i przetwarzania formularzy na formaty PDF i XML. Ceny modułów Process Management zaczynają się od ok. 35 tys. USD/procesor.

Z kolei Adobe System Document Control and Security Server zawiera dwa moduły: Document Security Server oraz Policy Server. Pierwszy z nich obsługuje funkcje szyfrowania dokumentów oraz obsługi podpisów cyfrowych i jest już dostępny. Katalogowa cena oprogramowania to ok. 50 tys. USD/procesor. Natomiast Adobe Policy Server, umożliwiający zarządzanie i kontrolę praw dostępu do dokumentów, ma się pojawić na rynku jesienią tego roku. Oprogramowanie Adobe może pracować na platformach Windows, Linux i Solaris, a wkrótce mają się też pojawić jego wersje dla SuSE Linux i HP-UX.

Formaty i standardy

Na spotkaniu biznesowym kartka papieru jest wciąż przydatnym i wygodnym dokumentem, który łatwo można zaznaczać, dopisywać uwagi lub modyfikacje. W przypadku dokumentów elektronicznych jest to zdecydowanie trudniejsze, jeśli np. trzeba zaznaczyć stronę WWW lub e-mail, a nawet jeżeli użytkownik ma odpowiednie do tego narzędzia i umiejętności to z reguły pojawia się kolejny problem - czy wprowadzone informacje będą dostępne dla innych osób, a także aplikacji biznesowych działających w firmie. Dlatego też w praktyce najczęściej wykorzystywane jest przesyłanie tam i z powrotem zmodyfikowanych dokumentów jako załączników poczty elektronicznej.

Na razie przewidywania, że popularyzacja dokumentów w postaci elektronicznej, jak stron internetowych, plików PDF lub poczty elektronicznej wpłynie na wzrost zużycia papieru sprawdzają się. Według badań przeprowadzonych przez IBM przeciętny pracownik biurowy generuje rocznie aż 13 tys. zadrukowanych kartek papieru. Ale nie oznacza to, że wykorzystanie systemów IT do archiwizacji i zarządzania obiegiem dokumentów jest trudne i wymaga kosztownego przetwarzania rosnącej liczby dokumentów papierowych do postaci elektronicznej. Następuje bowiem przesunięcie miejsca druku (tworzenia papierowych kopii), zamiast drukowania i dystrybucji upowszechnia się model odwrotny - najpierw dystrybucja, a później drukowanie. Oznacza to, że większość dokumentów jest już dostępna w formie elektronicznej "strawnej" dla systemów IT.

W dziedzinie dokumentów elektronicznych wciąż daleko do pełnej standaryzacji i nie wiadomo, czy kiedykolwiek ona nastąpi. Ale trudno się temu dziwić, bo w systemach IT większa jest różnorodność kanałów i form wymiany informacji, a jednoczesny dynamiczny ich rozwój powoduje szybkie zmiany znacznie utrudniające jakąkolwiek standaryzację. Dobrym przykładem mogą tu być trwające od lat próby ujednolicenia mechanizmów i formatów wymiany danych w systemach workflow. Mimo pewnego postępu, nie ma tu żadnego jednolitego standardu. Paradoksalnie, nawet najbardziej znana i zaangażowana w jego opracowywanie organizacja WfMC na swojej stronie (www.wfmc.org) prezentuje linki do wielu innych organizacji i instytucji, które również są zaangażowane w przygotowywanie podobnych standardów (patrz ramka na str. 25).