Najbardziej znaczącym rozszerzeniem w Office 11 jest wsparcie XML w postaci obsługi plików formatu XML w aplikacjach Word, Excel i Access. W późniejszym czasie firma zamierza rozszerzyć wsparcie XML na cały zestaw aplikacji Office.

Microsoft ma nadzieję, że wsparcie XML ustawi Office na pozycji uniwersalnego klienta, który może być front-endem udostępniającym dane XML z dowolnych systemów zaplecza, procesów biznesowych lub sesji współpracy. Możliwość używania XML oznacza, że użytkownicy nie są już związani z formatami plików właściwymi dla Microsoft Office i mogą współdzielić dane XML z dowolną aplikacją lub wyciągać dane XML z dowolnego repozytorium.

Analitycy sądzą, że otwarcie formatów Office jest niezwykle korzystne dla użytkowników końcowych, ale stanowi też pewne ryzyko dla Microsoftu, który nie ma gwarancji, że stanie się de facto dostawcą systemów zaplecza (back-end) - do zasilania danymi aplikacji Office korporacje mogą używać oprogramowania wspierającego IBM lub Oracle.

Sun już wcześniej przygotował konkurencyjny produkt StarOffice i OpenOffice. Corel dysponuje pakietem o nazwie WordPerfect..

Microsoft uważa, że nowy pakiet biurowy zmienia dotychczasową rolę desktopa i staje się kluczowym komponentem strategii .Net. Office 11 ma stać się inteligentnym klientem w sieci .Net. Jest to dużo więcej niż tylko interfejs klient/serwer, ale mniej niż indywidualna aplikacja.

Chociaż Office dzierży ponad 90 proc. rynku aplikacji desktopowych, wielu użytkowników korporacyjnych nie spieszy się z jego uaktualnianiem w stronę platformy nasyconej mechanizmami nie odpowiadającymi codziennym potrzebom biznesu. Jednak ostatnie zmiany polityki licencyjnej Microsoftu mogą wywołać strumień uaktualnień do Office XP. Poza zachętami ze strony polityki licencyjnej, Microsoft próbuje zachęcić użytkowników do "postawienia" na klienta, który mógłby być "linią przednią" aplikacji biznesowych i portali a także usług współpracy.

Office 11 zawiera mechanizm o nazwie Smart Documents, programowalny przełącznik do importu i eksportu danych XML na dokumenty Office. Może on być używany do zapewniania plików pomocy, które mogą instruować użytkownika, jak wypełniać poszczególne komórki w raporcie Excela.

Office 11 będzie dostarczany z zestawem oprogramowania projektowego do tworzenia Smart Documents. Firma zamierza także włączyć motor przeszukujący XML - Research Task Pane - który może odnajdywać informacje przechowywane na webie lub w systemach korporacyjnych.

Dołączono także Document Workspaces, mechanizm współopracowywania dokumentów ad hoc, oparty na oprogramowaniu do tworzenia SharePoint Team Services. Document Workspaces pozwala na wysyłanie pocztą elektroniczną załączników Word do innego użytkownika i jednocześnie przechowanie tego załącznika na serwerze. Gdy odbiorca kliknie na załączniku, to zostanie on otwarty na serwerze - zarówno nadawca, jak i odbiorca dokumentu mogą pracować nad tą samą kopią dokumentu.

Firma dołączyła także mechanizm o nazwie Meeting Workplaces, który także używa oprogramowania SharePoint Team Service i połączony jest z mechanizmami kalendarza Outlook. Sam Outlook także zawiera liczne zmiany w interfejsie, co ma pozwolić na łatwiejsze zarządzanie pocztą w sytuacji, gdy serwerem pocztowym zaplecza jest Exchange.

Oba mechanizmy będą zależeć w dużym stopniu od technologii instant messaging , którą Microsoft włączył do systemu operacyjnego Windows .Net Server, spodziewanego na początku przyszłego roku.

Pierwsza beta Office 11 jest dostarczana ograniczonej liczbie testerów. Druga, spodziewana na początku roku 2003, ma być dostępna publicznie.