Guru czy krwiopijca, czyli jak wykorzystać konsultanta

Gdy w powieści Michała Bułhakowa Mistrz i Małgorzata szatan przybywa do Kraju Rad, przybiera postać konsultanta - specjalisty od czarnej magii. Dzisiaj, coraz częściej projekty informatyczne wspomagane są przez pracowników różnych firm konsultingowych i wydaje się, że bywają oni czasem postrzegani jako "siła nieczysta". Takie nieufne traktowanie zatrudnianych specjalistów pojawia się zwłaszcza tam, gdzie ich udział w projekcie jest narzucany przez "zewnętrzną" organizację sponsorującą projekt. Czasami spotyka się wówczas z zarzutami marnowania środków, które można by wykorzystać lepiej, opłacając własnych (niegłupich przecież) ludzi.

Niewątpliwie, usługi konsultingowe, zwłaszcza świadczone przez renomowane, światowe firmy nie są tanie. Jednakże strony, na krajowym rynku informatycznym tego rodzaju usługi dopiero się kształtują - za chęcią ich świadczenia nie zawsze idzie solidny warsztat pracy, oparty na fundamencie sprawdzonej metodyki analizy i projektowania systemów. Nie oznacza to jednak, że przeciętna organizacja nie może sobie pozwolić na luksus wydawania pieniędzy na usługi konsultingowe. Rzeczywista wartość pracy konsultanta zależy bowiem w znacznym stopniu od tego czy będzie on w umiejętny sposób "eksploatowany".

Potrzeba wykorzystania doradcy pojawia się zwykle wówczas, gdy zespół projektowy staje przed problemem, którego nie potrafi rozwiązać własnymi siłami bez podejmowania ryzyka spadku wydajności czy podjęcia błędnych decyzji projektowych. Powodem może być brak kwalifikacji w danej dziedzinie - potrzebny nam jest wówczas specjalista zapełniający lukę w zespole, ale generalnie działający na prawach zwykłego członka projektu. Przykładem może być specjalista od konkretnego systemu baz danych, wybranego jako "wehikuł danych" dla implementowanej aplikacji. Rolą jego byłoby zoptymalizowanie specyfikacji bazy danych, pod kątem wymagań projektowanego systemu informatycznego -częstotliwości transakcji i rodzaju zapytań.

Innym rodzajem konsultacji specjalistycznych jest doradztwo "długofalowe". Polega ono na zatrudnieniu specjalisty, którego opinia i umiejętności mają istotne znaczenie dla całego przebiegu projektu. Jeśli zespół realizuje po raz pierwszy ważny projekt pilotowy w nowej dla siebie technologii, to warto zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu przez zatrudnienie specjalisty czuwającego nad przebiegiem prac, dbającego o to, by projekt nie zszedł na manowce, informującego kierownictwo o faktycznych postępach prac projektowych, organizującego w miarę potrzeb dodatkowe szkolenie i wsparcie dla zespołu, gdy znajduje on się w sytuacjach przełomowych. Takim człowiekiem może być np. specjalista od interakcji z użytkownikiem, zatrudniony na potrzeby projektu pilotującego wprowadzenie graficznych metod interakcji do strategicznego systemu organizacji.

Konsultacje "decyzyjne", to ten rodzaj usług konsultingowych, których zadaniem jest zmniejszenie ryzyka podejmowanych podczas realizacji projektu przełomowych decyzji. Wybór pakietu mającego być podstawowym elementem integrującym system zarządzania w komputeryzowanej organizacji, wybór architektury, decyzja dotycząca rozwiązań telekomunikacyjnych - to typowe przykłady sytuacji, w których podejmowane decyzje w znaczący sposób determinują jakość przyszłego systemu. Wykorzystanie opinii konsultanta - dobrego fachowca w danej dziedzinie - oczywiście z nikogo nie zdejmie odpowiedzialności za konsekwencje podjętych wyborów. Niezależna, wiarygodna opinia może jednak w znaczący sposób zwiększyć prawdopodobieństwo, że wybór ten dokonany zostanie racjonalnie, bez pominięcia jego ważnych aspektów i uwarunkowań. Konsultant decyzyjny nie ma zwykle wiele czasu na dogłębne zapoznanie się "z tematem". Przy wydawanej opinii liczyć się będzie przede wszystkim jego doświadczenie w danej dziedzinie. Aby uniknąć zbyt pochopnego zastosowania stereotypowych schematów w rozpatrywanym zagadnieniu, konsultant powinien zostać poinformowany szczególnie o wszystkich nietypowych aspektach rozpatrywanej sprawy.

Ostatnim, szczególnym rodzajem usług konsultingowych jest tzw. audyt - formalna weryfikacja dokumentacji projektowej i metod pracy realizatorów projektu przez niezależną organizację. Audyt jest zjawiskiem powszechnym w szeroko pojętej księgowości. Firmy konsultingowe regularnie uwierzytelniają raporty finansowe poważnych organizacji. Niezależna weryfikacja projektu może stać się cenną usługą dla klienta, chcącego uzyskać niezależną ocenę jakości i efektów projektu realizowanego przez firmę informatyczną.

Konsultant do efektywnej pracy -poprzez precyzyjnie określone oczekiwania co do jej efektów i formy - może stać się znakomitym wsparciem dla każdego projektu informatycznego. W przeciwnym wypadku jego działalność sprowadza się do odruchów obronnych - dawania wymijających, niejasnych i wieloznacznych odpowiedzi lub formułowania wniosków i zaleceń, z których nic konkretnego nie wynika.

Autorzy są pracownikami InfoViDE - przedstawiciela Learmonth & Burchett Management Systems (LBMS), brytyjskiego twórcy metodyk i narzędzi CASE. InfoViDE zajmuje się wdrażaniem systemów CASE, nauczaniem technik strukturalnych i konsultingiem informatycznym.