W sposób proaktywny

Metoda EVM jest dość prosta we wdrożeniu, zwykle wystarczy arkusz kalkulacyjny. Informacje są generowane tak często, jak często system zasilany jest danymi. Ze względu na specyfikę pomiaru poszczególnych parametrów najczęściej odbywa się to raz na tydzień. Oznacza to, że kierownik i sponsor projektu raz na tydzień dostają informację o aktualnej efektywności kosztowej i prognozowanym końcowym budżecie. Raz na tydzień mogą też podjąć aktywne działania zmierzające do zmiany sposobu pracy w projekcie.

Critical Chain Project Management (CCPM)

Metoda EVM, mimo że wielokrotnie tego próbowano, nie jest w stanie dostarczyć wiarygodnych informacji dotyczących terminowości realizacji projektu. Jak się można łatwo przekonać, fakt że w projekcie wypracowujemy jakąś wartość, nie zawsze musi oznaczać, że zbliżamy się do końca. Metodyką, która pozwala najpełniej odpowiedzieć na pytania dotyczące czasu trwania projektu i możliwych do podjęcia działań w celu zakończenia projektu na czas jest Critical Chain Project Management (CCPM - metodyka łańcucha krytycznego). W odróżnieniu od EVM metodyka CCPM jest jednym z najnowszych osiągnięć nauki o zarządzaniu projektami i wprost wywodzi się ze znanej dużo wcześniej metody ścieżki krytycznej.

Metodyka CCPM jest dość złożona i wpływa na sposób, w jaki planowany jest oraz później nadzorowany, projekt. Biorąc jednak pod uwagę cel tego artykułu, nie warto skupiać się na mechanizmach działania CCPM, a na efektach, które można dzięki niej uzyskać. Podstawowym narzędziem, które CCPM udostępnia zarówno kierownikowi projektu, jak i sponsorowi, jest wykres stanu projektu, tzw. fever chart. Ten wykres pozwala oszacować, jak bardzo zaawansowane są prace w projekcie oraz jak bardzo zużyty został już bufor czasowy projektu. W odróżnieniu od innych rozwiązań, w CCPM bufor czasowy projektu jest jawny i służy jako narzędzie do zarządzania projektem. Stosunek zaawansowania prac do konsumpcji bufora pozwala na określenie zagrożenia dla dotrzymania terminu projektu. Dzięki zawartemu w metodzie, ścisłemu algorytmowi, kierownik i sponsor dostają skondensowaną informację o stanie projektu: zielony, żółty, czerwony. Do każdego z kolorów przypisane są w sposób jednoznaczny działania, które należy podjąć. W przypadku koloru zielonego - obserwuj (realizację projektu), koloru żółtego - planuj (działania naprawcze pozwalające odzyskać bufor), koloru czerwonego - działaj (zrealizuj plan odzyskania bufora). Takie podejście pozwala w bardzo prosty i przejrzysty sposób odpowiedzieć na pytanie "czy projekt ma szansę być zrealizowany na czas?" oraz dodatkowo "co teraz powinniśmy robić, aby zwiększyć szanse ukończenia projektu na czas".

Odpowiedzi na te pytania są niezwykle użyteczne dla zarządzających projektem z dwóch głównych powodów. Po pierwsze, metodyka CCPM opiera się o oszacowania dotyczące przyszłości. W większości innych metodyk zbieranie informacji dotyczy tego, ile pracy zostało wykonane. Metoda uaktualniania statusów zadań w CCPM zakłada pytanie o czas realizacji pozostały do zakończenia zadania. Skutkiem tego, informacja zarządcza budowana jest na podstawie najbardziej aktualnej predykcji rzeczywistości. Po drugie, metodyka CCPM zakłada codzienną aktualizację statusów zadań. Oznacza to, że sponsor i kierownik projektu otrzymują informacje zarządcze również codziennie. Mimo tak częstego zbierania informacji jest to bardzo proste i nie wymaga wielkiego nakładu organizacyjnego. Po prostu, osoby odpowiedzialne za zadania codziennie odpowiadają na pytanie "ile czasu pozostało Ci do zakończenia aktualnego zadania?". Przy użyciu nowoczesnych rozwiązań IT pozyskanie tej informacji może trwać mniej niż minutę. Na jej podstawie systemy zarządzania projektem są w stanie dostarczyć kierownikowi i sponsorowi codzienną informację o stanie projektu.


TOP 200