Jednym z elementów, jakie nieuchronnie towarzyszą kontraktom outsourcingowym, jest weryfikacja założeń, które towarzyszyły zakupowi usług oraz porównanie z aktualną sytuacją zarówno wewnątrz firmy, jak i możliwością nabywania usług od innych dostawców usług. Po 3—5 latach warunki umowy nie mogą być podane typowemu benchmarkingowi, gdyż w technologii jest to okres tak długi, że trudno mówić o podobnych kryteriach.

Nad takim przeglądem warto zastanowić się w momencie wystąpienia kilku czynników. Po pierwsze, jeżeli jesteśmy niezadowoleni z poziomu jakości świadczonych usług. Po 3 latach często wynegocjowany przez klienta poziom umów SLA rozmija się z jego aktualnymi oczekiwaniami, gdyż dynamika zamian jest tak duża, że usługi muszą zmieniać się zgodnie z otoczeniem, które im towarzyszy. Dlatego warto sprawdzić, jak te oczekiwania mają się do aktualnie dostępnych na rynku usług i jakie można wprowadzić zmiany i uaktualnienia do posiadanych umów outsourcingowych.

Po drugie, gdy dodatkowe koszty wynikające ze świadczenia umów przekraczają założony poziom. Często jest tak, że przedsiębiorstwo wynegocjowało pewną stawkę ryczałtową za wolumen usług. Jednak przedsiębiorstwa rozwijają się i jednym z efektów jest często konieczność zwiększenia liczby, rodzaju, bądź też zmiany samych parametrów świadczonych usług. Wtedy okazuje się, że za dodatkowe usługi, wykraczające poza ustaloną w SLA wartość, płacimy znacznie więcej niż średnia rynkowa. To dobry moment, aby pomyśleć o renegocjacji kontraktu i np. podniesieniu liczby usług, których koszt będzie pokrywany ryczałtem, aby uniknąć nieoczekiwanych opłat oraz uwzględnić fakt, iż rozszerzenie usług gwarantowanych w ramach ryczałtu często niesie ze sobą spadek ich ceny.

Trzecim elementem jest fakt, iż bardzo często w okresie 3—5 lat następują olbrzymie zmiany technologiczne i renegocjacja umowy outsourcingowej staje się jedyną drogą wprowadzenia nowych technologii do przedsiębiorstwa. Większość umów outsourcingowych przewiduje możliwości wprowadzenia nowych rodzajów technologii bez większych zmian w kontraktach, jednak w przypadku gdy umowa nie posiada tego rodzaju zapisów, renegocjacje umów stanowią jedyną możliwość zmiany technologii.

Podstawą do porównań ofert powinien być rodzaj usług i parametry dotyczące jego jakości, np. SLA. Nie wolno przy tym dać się zwieść ceną. Najczęstszy błąd popełniany przez klientów to zakup tańszych usług bez sprawdzenia ich funkcjonalności. Powinniśmy opierać się na wskaźnikach SLA i na tym, co otrzymujemy od dostawcy.

Jak przygotować się do renegocjacji z dotych-czasowym dostawcą? Najpierw trzeba dokładnie zapoznać się z warunkami świadczonych dotychczas usług i zweryfikować, czy to co jest dostarczane na podstawie kon-traktu spełnia nasze oczekiwania. Jeżeli nie,należy zdefiniować oczekiwany model świad-czonych usług, zdefiniować konkretnie poziom, jaki nas interesuje (SLA), oraz poprosić firmę/firmy o wycenę go. Przy tworzeniu modelu zawsze należy współpracować z działami operacyjnymi. W przeciwnym razie pomiędzy warunkami negocjowanymi przez dział zakupów z dostawcą a realnymi oczekiwaniami i wymaganiami często pojawia się luka, której zniwelowanie może nas drogo kosztować. Jednym z przykładów projektowania rozwiązań było niedopasowanie przez klienta warunków obsługi do godzin pracy przedsiębiorstwa czy skoków natężenia prac, występujących w trakcie standardowego dnia.