Ekspansja dystrybutorów jest zarazem ich szansą na zmniejszenie kosztów, ponieważ zacznie oddziaływać efekt skali. Trzeba pamiętać, że nie jest on zasadą uniwersalną, to znaczy nie działa zawsze, tylko dlatego że biznes rośnie. Rozwój biznesu do pewnego momentu zwiększa koszty, a dopiero potem je redukuje. Na przykład początkowo zwiększenie zasięgu powoduje konieczność utworzenia lokalnych magazynów, zatrudnienia ludzi. Tego kosztu nie rekompensuje zwiększony obrót. Ale gdy firma jest na tyle duża i bogata, że zaczyna centralizować magazyny, m.in. dzięki informatyce, wówczas efekt skali działa już na jej korzyść, zmniejsza koszty na jednostce towaru. Polscy dystrybutorzy są na etapie, na którym przełamuje się działanie tego prawa. A zatem potrzebują systemów zintegrowanych, skalowanych (biznes rośnie!), z mocnymi finansami i kontrolingiem, umożliwiających bieżące monitorowania wielu aspektów biznesu. Także wielu rozwiązań, które bronią ich przed zagrożeniami szybkiego wzrostu, np. zabezpieczają przed utratą płynności finansowej, przed niesolidnymi płatnikami, nieodpowiedzialnością czy niekompetencją nowych pracowników (handlowców, magazynierów).

Osobnym problemem, bodaj najważniejszym, jest konieczność wyboru płaszczyzny integracji między podmiotami składowymi dystrybutora, owymi lokalnymi hurtowniami. Z tym wiąże się ujednolicanie rozwiązań informatycznych. Podmioty te łączyły się, by wspólnie pod jedną marką mogły taniej kupować, przeprowadzać akcje reklamowe i promocyjne, zdobywać większych klientów - sieci handlowe, transferować kapitały itd. Zachowywały jednak lokalny koloryt, czyli politykę wobec, zaprzyjaźnionych klientów, własne marże, zwyczajowe praktyki handlowców. Teraz firmy - zmuszone do optymalizacji kosztów - stają przed problemem, czy bardziej opłaca się jedna polityka marż i upustów czy "hodowanie" lokalnych sympatii, wspólne zarządzanie zapasami, czy zdanie się na intuicję i wiedzę lokalnych dyrektorów. Wielu dystrybutorów nie umie rozwiązać tego dylematu, a dostawcy rozwiązań informatycznych wcale im w tym nie pomagają. Efektywne może jest jedno i drugie, ale pod warunkiem sprawnego obiegu informacji i wydajnych systemów planowania.

Są firmy, które wycofały się z informatyzacji, z wdrażania zintegrowanych pakietów, właśnie dlatego że dostawcy nie umieli wczuć się w ich sytuację i zaproponować rozwiązania odpowiedniego dla niej. Za tym strategicznym problemem kryje się problem małych systemów informatycznych, funkcjonujących w oddziałach i hurtowniach, których nie sposób zintegrować, ale podmienić je trzeba niezwykle ostrożnie. Wydaje się, że i tu wielkim niedostatkiem oferty firm informatycznych jest lekceważenie problemów wzrostu swoich klientów, również problemów technologicznych.

Nauka nie w lesie

Polscy dystrybutorzy już wiele się nauczyli. Wiedzą, od kiedy opłaca się centralizować magazyny, wiedzą też, że jednak nie mogą przesadzić z tą centralizacją, bo nie stać ich na magazyny wysokiego składowania i zaawansowaną informatykę. Jeśli mają pakiety zintegrowane, umieją tak planować, aby nic nie przetrzymywać w magazynach ponad absolutnie konieczny czas, a jednocześnie nie mieć w nich braków. Ideałem jest skompletowanie dostawy z magazynu zaraz po przyjęciu zamówienia. Są systemy umożliwiające elastyczne uzupełnianie zapasów, ale niektóre z nich są za duże i za drogie dla polskich dystrybutorów. Mimo to jest to mocny element oferty branży informatycznej.

Dystrybutorzy wiedzą już też, że gdzie indziej i kto inny przyjmuje zamówienie, sprawdza wiarygodność klienta i podejmuje decyzję o sprzedaży, a kto inny wystawia fakturę i kompletuje wysyłkę, a jeszcze inny pilnuje płatności - i w zorganizowaniu tego podziału kompetencji tkwi klucz do szybkości realizacji zamówień. Wymaga on wsparcia pracy handlowców i wymiany informacji między nimi (w terenie) a biurem czy magazynem.

Wiedzą także, że system komputerowy nie zastąpi ich w prognozowaniu popytu, a zatem informatyka tym bardziej musi uelastycznić system zbierania informacji i uzupełniania zapasów.