Drugie podejście do systemu

Wdrożenie systemu Impuls firmy BPSC było drugim podejściem Morlin do systemu zintegrowanego. Pierwsza próba, podjęta cztery lata temu, zakończyła się na etapie decyzji o zakupie, z której firma wycofała się, by zapomnieć o sprawie na dwa lata. Jednym z podstawowych zadań Sławomira Bohdziewicza, obecnego dyrektora finansowego, było wprowadzenie do zakładu nowoczesnych standardów informatyki, w którym działały wówczas rozwijane od 10 lat rozmaite programy DOS-we, wykorzystujące najprostsze bazy danych DBF. Integracja była i nadal jest jednym z problemów ZM Morliny. Do tej pory funkcjonuje spora liczba niezależnych systemów i systemików, m.in. niezależny program obsługu-jący ubój. W dziale informatyki zatrudnionych jest aż 10 osób, a większość z nich zajmowała się dotychczas przenoszeniem danych z jednego systemu do drugiego i opracowywaniem mechanizmów eksportu i importu danych. Dane możliwe do uzyskania z tych systemów były słabej jakości, trudno dostępne, zazwyczaj niedostępne w postaci elektronicznej, lecz wyłącznie w formie raportu możliwego do wydrukowania z jednego komputera w dziale informatyki. Nie mówiąc o tym, że pełny obraz sytuacji zarząd firmy otrzymywał dopiero po zamknięciu danego miesiąca. "Trudno było podejmować trafne decyzje, jeśli informacje o wydarzeniach otrzymywało się po kilkudziesięciu dniach od ich zaistnienia" - zauważa Sławomir Bohdziewicz.

Na początku 2000 r. w firmie zaczęto myśleć o odpowiednim oprogramowaniu. Szybko podjęto decyzje związane z platformą bazodanową (Oracle) i serwerową (Sun), problemy zaczęły się przy wyborze aplikacji. Prawie rok Morliny obserwowały produkty oferowane w kraju i za granicą (koncepcję współpracy z firmą nie mającą oddziałów w Polsce ostatecznie odrzucono), by ostatecznie jako dostawcę systemu wyłonić firmę BPSC. W zakładach Campofrio na całym świecie działają zresztą systemy rozmaitych producentów, m.in. JDEdwards w Argentynie i SAP w Hiszpanii. Podstawowe kryteria, które powinien spełniać dostawca systemu, Morliny określiły nastę-pująco: doświadczenie w branży mięsnej, odpowiedni potencjał organizacyjny i oczywiście cena. Inne brane pod uwagę systemy okazały się zbyt mało elastyczne, by dostosować je do potrzeb Morlin. BPSC miał już natomiast doświadczenia w branży mięsnej zdobyte w trakcie współpracy z ZM Duda z Sosnowca, a doświadczony zespół projektantów rozmawiał ze specjalistami z Morlin tym samym językiem. Wdrożenie przebiegało etapami. Do wdrożenia pilotażowego wybrano spółkę zależną Rawen, ze względu na jej znacznie mniejszą skalę. System zaczął funkcjonować w Rawenie po trzech miesiącach od rozpoczęcia wdrożenia, pod koniec pierwszego kwartału 2001 r. W ZM Morliny moduły finansowo-księ- gowy, sprzedaży, zbytu i gospo- darki magazynowej uruchomiono w lipcu 2001 r.

Ukłon w stronę sieci

Jednym z najważniejszych celów wdrożenia było dostosowanie sys-temu do potrzeb najważniejszych klientów, którymi są sieci handlowe. Dlatego największy nacisk położo-no na usprawnienie przyjmowania zamówień, wystawiania dokumen- tów magazynowych i dokumentów sprzedaży. Współpraca z sieciami handlowymi wymaga spełnienia wielu warunków, które znajdują odzwierciedlenie w systemie informatycznym Morlin. Każda sieć sto- suje inne formaty dokumentów (np. faktur, przy czym znaczenie ma nie tylko zawartość informacyjna, ale również forma graficzna) i inną symbolikę kodów kreskowych, przy czym wymagania te często się zmieniają. Odpowiednie oznaczenia znajdowały się już w bazach poprzedniego systemu, ich wykorzystanie nie stanowiło więc problemu.

Sieci są również partnerem bezwzględnym. Jedną ze stosowanych przez nie praktyk jest zwracanie dużych partii towarów, które nie znalazły nabywców, nawet na dwa dni przez datą upływu przydatności do spożycia. Zanim Morliny zdecydowały się na wdrożenie systemu Impuls, zakładowi trudno było zapanować nad powracającą produkcją, ocenić, jaką część produkcji stanowią zwroty, od kogo pochodzą i jaki mają wpływ na ostateczny zysk zakładu. Pośrednim efektem tej sytuacji było wypłacanie prowizji handlowcom, którym co prawda udało się sprzedać dużą partię towaru do sieci handlowej, ale większość tego towaru wróciła do zakładu. Teraz faktury korygujące wystawiane są automatycznie, znajdując również odzwierciedlenie w systemie wynagradzania handlowców. Można również zdecydować, czy nie zmienić warunków współpracy z siecią, która regularnie zwraca towar.

Możliwe stało się też zarządzanie opakowaniami. Niektóre produkty są sprzedawane w pojemnikach, inne luzem, za niektóre pojemniki pobierana jest kaucja, za inne nie. Do tej pory ewidencja opakowań - różnego rodzaju palet, pojemników, kontenerów - była prowadzona w formie papierowej i podsumowywana raz na miesiąc. Teraz wiadomo, ile opakowań znajduje się w zakładzie, a ile u odbiorców, szybko można ocenić, którzy klienci zalegają z opakowaniami. Impuls umożliwia również monitorowanie rozliczeń - m.in. z sieciami handlowymi - dotyczących opakowań. Zwrot opakowań został przyspieszony dzięki temu o kilkanaście, kilkadziesiąt dni.