Jak wybrać dostawcę

Oczywiście producentów i integratorów systemów jest wielu i na ogół proponowane przez nich rozwiązania bardzo się różnią. Aby dokonać dobrego wyboru, warto postarać się o co najmniej trzy oferty. Im bardziej będą się pokrywały w funkcjonalności, tym łatwiej będzie je porównać.

Należy też zorientować się, ile do tej pory dostawca zainstalował systemów podobnych do zamawianego przez nas i czy jest w stanie przedstawić referencje. Istotny jest też fakt, czy będzie to system zamknięty, czy też oparty na otwartej architekturze. W pierwszym przypadku instalacja i konserwacja będą wymagały wyspecjalizowanego personelu i zostaniemy skazani na jedną markę, w drugim - w razie konieczności naprawy można skorzystać z kompatybilnego rozwiązania innej firmy i nie będzie tego musiał robić wysoko wykwalifikowany specjalista. Zanim wybierzemy dostawcę, zorientujmy się, jaki będzie maksymalny czas reakcji od zgłoszenia problemów z systemem. Warto od razu zwrócić uwagę na przebieg negocjacji. Jeśli dostawca zwleka z odpowiedziami na nasze pytania już na etapie zakupu, to być może jeszcze gorzej będzie z reakcjami serwisu, gdy już zdecydujemy się na ten produkt?

Być może wolelibyśmy rozłożyć koszt zakupu w czasie, dlatego warto spytać dostawcę, czy prócz zakupu będzie możliwe wynajmowanie rozwiązania bezpośrednio od niego czy za pośrednictwem firmy leasingowej.

Inwestując w system kontroli dostępu, należy liczyć się z kosztami jego utrzymania. Oferta powinna określać, co będzie objęte ryczałtową opłatą, a za co trzeba będzie dodatkowo płacić.

Podsumowując, jeśli system będzie objęty kilkuletnią gwarancją, to może zamiast ryczałtowej rocznej opłaty lepiej będzie rozliczać się za każdą interwencję?

Wdrożenie, szkolenie i zarządzanie

Najważniejsze na etapie wdrożenia systemu kontroli dostępu jest pilnowanie harmonogramu. Ryzyko jego "rozjechania się" jest szczególnie duże, jeśli w prace zaangażowanych będzie kilka różnych ekip. Gdy już uda się zamówić system, warto - oprócz osób bezpośrednio z zajmujących się projektem - powiadomić wszystkich pracowników o kręcących się technikach i możliwości utrudnień w dostępie do pomieszczeń. Jeśli to możliwe, dobrze rozpocząć poznawanie systemu już podczas jego wstępnej konfiguracji przez integratora. Nie zakładajmy, że system kontroli dostępu będzie działał sam z siebie. Niezbędne będzie wprowadzanie nowych osób, czy usuwanie z niego zgubionych identyfikatorów czy danych o zwolnionych pracownikach. Nawet jeśli system ma minimalne wymagania sprzętowe, nie warto instalować go na jakimś komputerze, który najlepsze czasy ma za sobą. Miejmy na uwadze, że awaria komputera zarządzającego systemem kontroli dostępu może dość mocno utrudnić pracę firmy.