EDM pozwala także w tańszy sposób archiwizować wszystkie dokumenty. Mniej kosztuje zarówno nośnik (np. CD-ROM, dysk magnetooptyczny itp.), jak i utrzymanie pomieszczenia, w którym przechowywane będą nośniki (zajmują one zdecydowanie mniejszą powierzchnię niż archiwum papierowe). Aby zwiększyć bezpieczeństwo, dane przechowywane na nośniku informacji mogą być zaszyfrowane wg specjalnego klucza, znanego uprawnionym osobom w firmie, co zabezpiecza przed ich nie autoryzowanym wykorzystaniem nawet wtedy, gdy nośniki zostaną skradzione.

W zależności od konfiguracji i stopnia zaawansowania aplikacji, obsługującej zarządzanie dokumentami, możliwe jest jej wzbogacenie o mechanizmy obiegu informacji i przepływu zadań (workflow). Dzięki temu każdy nowy dokument pojawiający się w systemie może wymuszać wykonanie pewnego procesu biznesowego, np. zeskanowana faktura - w zależności od kilku czynników - może trafiać do zatwierdzenia do różnych osób. Po zatwierdzeniu może być automatycznie tworzony dokument przelewu określonej kwoty, po czym sprawa pod nazwą "faktura" trafi do elektronicznego archiwum z odpowiednią adnotacją o terminie jej zakończenia.

Trzy fazy życia

Proces, jaki przechodzi każdy dokument trafiający do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, można podzielić na trzy etapy: wprowadzenie dokumentu do systemu, przekształcanie informacji oraz realizowanie dostępu do informacji.

Pierwszy z etapów - w zależności od stopnia zaawansowania systemu EDM - może obejmować przyjmowanie faksów drogą elektroniczną, kopiowanie do systemu plików przesyłanych do firmy za pośrednictwem poczty elektronicznej lub przekazywanych na dyskietkach, wprowadzanie wszelkich informacji trafiających do firmy w formie papierowej za pośrednictwem skanerów, a także tworzenie nowych dokumentów przez pracowników firmy podczas ich codziennej pracy. Im większa integracja systemu i automatyzacja procesu wprowadzania informacji - tym lepiej.

W drugim etapie - przekształcaniu informacji - odbywają się takie czynności, jak optymalizowanie wyglądu i czytelności dokumentów wprowadzanych do systemu w postaci graficznej, zamiana za pośrednictwem OCR dokumentów graficznych, zawierających tekst (faksów i tekstów skanowanych) na dokumenty tekstowe w formacie będącym standardem w danej firmie, indeksowanie ich wg słów kluczowych i/lub pełnotekstowe oraz określanie (automatyczne bądź manualne) docelowej lokalizacji dokumentu w centralnym repozytorium. Podczas tego etapu może być uruchamiany także proces biznesowy (workflow), związany z danym typem dokumentu.

Ostatni z etapów jest najdłuższy i praktycznie nie ma formalnego zakończenia. Trwa on dopóty, dopóki pracuje system komputerowy, a użytkownicy sięgają po dany dokument. Umożliwia on realizowanie takich zadań, jak wyszukiwanie dokumentów, ich edycja (dopisywanie informacji i notatek) i dołączanie kolejnych informacji do danego dokumentu (np. tworzenie wirtualnych połączeń między wieloma dokumentami związanymi z konkretną sprawą). Pozwala także dystrybuować znaleziony dokument za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej bądź w inny sposób np. poprzez publikowanie na stronach WWW.

Przed wdrożeniem

Przed przystąpieniem do wyboru oprogramowania realizującego zarządzanie dokumentami, należy dokładnie ocenić otoczenie, w jakim oprogramowanie to będzie pracowało. Podstawowa informacja to liczba codziennie wprowadzanych do systemu nowych dokumentów. Jeśli jest ich kilkaset, to do dyspozycji jest serwer intelowski z systemem NetWare lub Windows NT. Jeśli dokumentów jest kilkadziesiąt tysięcy dziennie, warto zainwestować w nawet najprostsze serwery midrange, np. AS/400.

Istotne jest także, w jaki sposób dokumenty trafiają do firmy. Jeśli odbywa się to głównie za pośrednictwem faksu, to należy zastosować oprogramowanie, które zawiera moduł faksowy, obsługujący kilka lub kilkanaście linii faksowych. Jeśli większość dokumentów trafia do firmy w postaci papierowej, to faks jest mniej istotny (potrzebny będzie mniej zaawansowany moduł pracujący np. na jednej linii faksowej), ale przydatne byłoby zastosowanie szybkich skanerów, z automatycznymi podajnikami dokumentów oraz rozbudowanymi mechanizmami OCR.

Konieczny jest także wybór odpowiedniego systemu i nośnika archiwizacyjnego, na którym będą przechowywane nie przeglądane już dokumenty lub takie, do których zagląda się rzadko.

Systemu zarządzania dokumentami nie można wybrać bez sprawdzenia, w jaki sposób jego działanie wpływa na szybkość pracy sieci komputerowej. Jeśli bowiem większość informacji zawartych w centralnym repozytorium będzie przechowywana w formacie graficznym, to może się okazać, że dostęp do nich z komputerów klienckich odbywa się wolno. W takiej sytuacji konieczne jest zastosowanie szybszej technologii sieciowej. Standardem w przypadku stosowania obecnych rozwiązań EDM jest sieć Fast Ethernet, oferująca przepustowość 100 MB/s.

Do pracy z systemem zarządzania dokumentami muszą być przystosowane również stacje klienckie. Nie wszystkie standardowe komputery są bowiem w stanie odpowiednio szybko dekompresować i wyświetlać grafikę - szczególnie gdy dokumenty mają kilkanaście lub kilkadziesiąt stron.