Wymiana informacji

Różnice między metodykami dotyczą sposobów wymiany informacji w ramach projektu, m.in. informowania decydentów o postępie prac i potencjalnych zagrożeniach terminów, formalnych sposobów dokumentowania ustaleń i wprowadzania do nich zmian, a także bieżącej współpracy między uczestnikami projektu.

Formalna dokumentacja projektu, zwłaszcza ta dotycząca zmiany wymagań, zakresu, harmonogramu czy budżetu, ma z reguły postać papierową i jest archiwizowana w segrega- torach. Informacje bieżące są zazwyczaj wymieniane drogą elektroniczną. "Większość wymiany danych w ramach projektu odbywa się kanałami elektronicznymi. Najważniejsze dokumenty są jednak drukowane i podpisywane ręcznie, a następnie przechowywane w biurze projektu" - mówi Jerzy Stawicki z SAP Polska. Niektóre metodyki przewidują powołanie sta- nowiska sekretarza projektu, przez którego ręce powinny przechodzić wszystkie dokumenty. "Zgodnie z naszą metodyką, jeżeli dokument nie przeszedł przez ręce sekretarza projektu, nie ma mocy wiążącej i w zasadzie uważa się go za nie istniejący" - twierdzi Piotr Kasak z Oracle'a.

Dostawcy wykorzystują czasem specjalizowane narzędzia infor- matyczne, wspierające zarządzanie projektem. SAP oferuje całą gamę narzędzi wspomagających proces wdrożenia, służących m.in. do rejestracji i akceptacji wymagań (Q&A Database) lub też jednoczesnej konfiguracji systemu i dokumentowania wprowadzanych zmian (Implementation Guide). Istnieje też internetowy system pomocy technicznej.

Exact z kolei posługuje się dedykowanym systemem pracy grupowej, w którym za pośrednictwem przeglądarki wszyscy uczestnicy projektu mogą znaleźć interesujące ich informacje, m.in. materiały szkoleniowe, raporty z wizyt konsultantów, rozliczenia kosztów dojazdów, rejestrację wykorzystania budżetu itp. Narzędzia oferuje klientom Intentia, w tym przypadku jest to jednak aplikacja Lotus Notes/Domino działająca w siedzibie Intentia Polska.