Przygotowanie, nastawienie i możliwości

Organizacja zamierzająca wdrożyć zasady zarządzania projektami wirtualnymi powinna ocenić swoje przygotowanie, nastawienie i możliwości w zakresie pracy wirtualnej i zespołów wirtualnych. Oceną tą trzeba objąć pracowników organizacji, jej technologię, środowisko pracy i kulturę organizacyjną oraz wykorzystywane systemy i procesy.

Przez przygotowanie należy rozumieć gotowość do stworzenia wirtualnego środowiska pracy. Miarą nastawienia jest chęć do wdrożenia takiego modelu, a możliwości określane są przez zdolność infrastruktury, systemów, procesów i ludzi do funkcjonowania w środowisku wirtualnym. Każdy z czterech krytycznych czynników sukcesu może w różnym stopniu spełniać te trzy wymogi. Firma może np. dysponować niezbędną technologią, a systemy i procesy mogą wymagać modyfikacji.

Technologia

W ocenie przygotowania i nastawienia organizacji z punktu widzenia technologii należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jak skutecznie obecnie posiadana infrastruktura techniczna wspiera metody i narzędzia wymagające wirtualnego dostępu do informacji i współpracy?

• Czy budżet organizacji uwzględnia koszty związane ze sprzętem i ludźmi funkcjonującymi w ramach projektów wirtualnych?

• W jaki sposób organizacja rozwiązuje obecne problemy dotyczące sprzętu i sieci?

• Jakie zmiany należałoby wprowadzić w zakresie stosowanych zabezpieczeń w związku ze środowiskiem opartym na łączach elektronicznych?

• Czy przepustowość stosowanych obecnie łączy jest wystarczająca, by spełnić wymogi środowiska wirtualnego?

• Czy istnieją odpowiednie mechanizmy dostępu i przepływu informacji w ramach zarządzania wiedzą?

Kolejne pytania pozwolą na ocenę organizacyjnych możliwości i niezbędnych działań szkoleniowych w zakresie technologii.

• Czy narzędzia umożliwiające współpracę członków zespołu w pełni wspomagają stosowane procesy zarządzania i potrzeby personelu?

• Czy, niezależnie od lokalizacji, dane są przesyłane między poszczególnymi stacjami roboczymi wystarczająco szybko?

• Czy wszyscy mają równy dostęp do narzędzi i wiedzy w danym zakresie?

• Czy członkowie zespołu wiedzą, jak w pełni wykorzystać dostępne narzędzia komunikacyjne i czy kontaktowanie się za ich pomocą nie prowadzi do negatywnych zjawisk?

Środowisko pracy

W ocenie przygotowania i nastawienia organizacji z punktu widzenia środowiska pracy należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie jest nastawienie wobec pracy wirtualnej? (Czy traktuje się ją jako model podstawowy, czy wykorzystywany w szczególnych okolicznościach, wyjątek od reguły, czy jedną z dodatkowych korzyści?)

• W jaki sposób obecna kultura i wartości organizacyjne wspierają lub utrudniają pracę wirtualną?

• Czy praca wirtualna będzie miała jakiś wpływ na klientów?

• Czy kultura organizacyjna tworzy sprzyjające warunki dla pracy wirtualnej?

• Jakie są cechy charakterystyczne stylu zarządzania, stylu komunikowania się, stylu prowadzenia spotkań?

• Jak obecnie są wykorzystywane zespoły? W jaki sposób może się to zmienić wraz z wprowadzeniem zespołów wirtualnych?

• Jakie jest stanowisko związków wobec pracy wirtualnej?

• Jakie są działania konkurencji w zakresie pracy wirtualnej?

• Czy obecna aranżacja biura umożliwia stworzenie więcej miejsca przeznaczonego na spotkania? Czy można stworzyć dodatkową przestrzeń dla pracowników z zewnątrz?

Kolejne pytania umożliwiają ocenę organizacyjnych możliwości i niezbędnych działań szkoleniowych w zakresie środowiska pracy.

• Jakie plany komunikacji, kampanie edukacyjne i inne metody zarządzania zmianą trzeba wdrożyć w związku z pracą wirtualną?

• Czy przygotowano odpowiednie zasoby (czas, urządzenia, budżet) umożliwiające tworzenie zespołów wirtualnych i planowanie projektów?