Zeszyt zobowiązań

Budowa zeszytu zobowiązań daje dokument, w którym określone są szczegółowo rezultaty czy korzyści do osiągnięcia, sposób mierzenia wyników, rozmiary wysiłku i skutki finansowe dla biznesu w okresie trwania projektu. Przygotowaniem zeszytu zobowiązań powinien kierować dyrektor sponsor, odpowiedzialny za zrealizowanie korzyści. Powinien on wykorzystać wszystkie potrzebne kwalifikacje, by przygotować gruntowną analizę projektu. Ukończony zeszyt zobowiązań powinien być uważany za kontrakt: przyrzeczenie opisanych korzyści w zamian za finansowanie projektu. Projekt zostanie zatwierdzony na podstawie zeszytu, który później będzie podstawą do oceny postępów projektu i jego ostatecznych wyników. W czasie trwania projektu, wielokrotnie w określonych miejscach (patrz tablica 1) rewiduje się zeszyt zobowiązań, aby potwierdzić lub odrzucić dalsze funkcjonowanie projektu w świetle dotychczasowych doświadczeń i bieżącej dostępnej informacji. Podczas trwania projektu pierwotny zeszyt zobowiązań musi być wiele razy zrekonstruowany i ponownie przedłożony do wglądu dyrektora sponsora, który może go aprobować i nadal finansować lub odrzucić.

Zeszyt zobowiązań jest to przejrzysta analiza, stwierdzająca, jakie środki, ile czasu i jaka technologia będą potrzebne, by dostarczyć zidentyfikowane rezultaty lub korzyści dla biznesu.

Zeszyt zobowiązań ma na celu: potwierdzenie tego co warto zrobić, ustalenie priorytetów, utrzymanie właściwego ukierunkowania projektu i używanie go jako argumentu w celu uzyskania korzyści. Służy też do rozpowszechniania tych informacji wszystkim, którzy powinni je znać.

Zeszyt zobowiązań zawiera: definicję koncepcyjną (cel, ważniejsze zadania, pozycja strategiczna), platformę technologii informatycznej, analizę kosztów i zysków, przyjęte założenia, analizę ryzyka.

Źródłami korzyści są: kontrola produktywności oraz kosztów twardych i miękkich, zwiększenie dochodów lub ich ochrona, poprawa jakości operacji lub usług oraz zdobycie pozycji strategicznej w stosunku do konkurencji.

Źródłem kosztów są: koszty rozwoju i wdrożenia (praca, opłaty konsultantów, zakup oprogramowania, koszty tłumaczenia, koszty konwersji, treningu i odprawy), koszty operacyjne (sprzęt, wspomaganie, opłaty licencyjne za oprogramowanie).

Zasadnicza część przygotowania zeszytu zobowiązań winna obejmować: analizę bieżących operacji i tworzenie właściwych miar porównawczych, potrzebnych przy mierzeniu i potwierdzaniu prognozowanych korzyści. Zeszyt musi być przygotowany wspólnym wysiłkiem, uwzględniając każdego, kto będzie potrzebny do doprowadzenia projektu do pomyślnego zakończenia. Dokument musi być prosty, ale powinien zawierać wszystkie kluczowe składniki.

Raz zaaprobowany zeszyt zobowiązań powinien być traktowany jak wiążący kontrakt, podstawa do uformowania i rozpoczęcia projektu.

Zbieranie zespołu projektu

Następnym punktem jest utworzenie zespołu projektu, to znaczy określenie jego składu i organizacji. Jeśli pierwsze dwie fazy, tzn. opisanie kontekstu biznesu i przygotowanie dobrego zeszytu, były dobrze wykonane, skład zespołu, jak i jego struktura, stają się oczywiste. Najwyższa odpowiedzialność za projekt powinna spoczywać w rękach dyrektora sponsora, który był odpowiedzialny za przygotowanie i prezentację zeszytu. Jest on także odpowiedzialny za dostarczenie opisanych korzyści dla biznesu. Osobie odpowiedzialnej za ogólny wynik projektu podlega menedżer projektu wspomagany przez co najmniej dwie kluczowe osoby: jedna - odpowiadająca za stronę biznesową, druga - projektowanie i rozwiązania technologii informatyki. Zespół projektu składa się z trzonu zespołu, tj. z tych, którzy brali udział w planowaniu i przygotowaniu zeszytu zobowiązań oraz innych pracowników, którzy wprowadzani są do projektu " w miarę potrzeby". Trzon nadaje projektowi ciągłość, inni wnoszą wymagane kwalifikacje.

Personel projektu powinien być ulokowany w pomieszczeniach oddalonych od zwykłych, codziennych rejonów operacyjnych organizacji.

Droga służbowa (reporting structure) i jej linie komunikacyjne powinny być w tej fazie jasno określone.