Pracownik dzwoni
-
- Oskar Pawłowski,
-
- Łukasz Wojtkowiak,
- 23.02.2004
Nietypowe sytuacje:
Korzystanie przez pracowników z telefonów prywatnych do celów służbowych może wiązać się z nietypowymi sytuacjami. Jedną z nich są rozliczenia tzw. darmowych minut zawartych w opłacie za abonament. Jak już wspomniałem, brakuje podstaw, by koszty abonamentu prywatnego telefonu pracownika miał ponosić pracodawca. Zauważyć jednak należy, że często w abonamencie - w przypadku telefonii komórkowej i stacjonarnej - zawarta jest opłata za np. pierwsze 20 czy 40 minut rozmów. Co w sytuacji, gdy pracownik owe pierwsze "darmowe" (a ściślej - ujęte w opłacie abonamentowej) minuty wykorzysta na rozmowy prywatne? Prowadzi to do paradoksalnej sytuacji, w której za następne rozmowy musi osobno płacić wg stosownej taryfy.
Innymi słowy - służbowo rozmawiał w zakresie darmowych minut, przez co za prywatne rozmowy musi już płacić osobno. W takiej sytuacji uzasadniony wydaje się zwrot pracownikowi za owe pierwsze "darmowe" minuty jak za normalne minuty "płatne" - zgodnie ze stosowną taryfą operatora.
Umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych pomiędzy pracownikiem a operatorem wraz z taryfą opłat oraz billing takich rozmów wydają się wystarczającym udokumentowaniem zasadności takiego wydatku pracodawcy.
Ogólna zasada, jaką można zaproponować: niech za służbowe rozmowy zawsze płaci pracodawca, niech rozliczenie za korzystanie przez pracownika z prywatnego telefonu w celach służbowych w żaden sposób nie prowadzi do "pokrzywdzenia" pracownika. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że zawsze mamy tu do czynienia wyłącznie ze zwrotem kosztów, a nie wynagrodzeniem za "poświęcenie" pracownika dla pracodawcy. "Zwrot kosztów" nie powinien zatem prowadzić do nieuzasadnionych "zysków" pracownika.
Oskar Pawłowski jest aplikantem radcowskim i konsultantem. Łukasz Wojtkowiak jest doradcą podatkowym.
Jedynie wtedy, gdy pracownik korzysta z telefonu pracodawcy do celów służbowych, nie wiąże się z żadnymi komplikacjami. Wszelkie inne konstelacje rodzą większej lub mniejszej miary problemy - czy to w zakresie samego rozliczenia z tego tytułu, czy również dokumentowania.
Korzystanie z telefonu przez pracownika można w pewnym stopniu porównać do korzystania z samochodu, tj. dopóki to telefon czy samochód pracodawcy wykorzystywany do celów służbowych, dopóty nie ma z tym większych problemów. Jednak już korzystanie z samochodu również do celów prywatnych wiąże się z problemami dotyczącymi rozliczeń i dokumentowania. Podobnie wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych wiąże się również z koniecznością dokumentowania, tj. kartą przebiegu pojazdu. Różnicę stanowi tutaj oczywiście brak uregulowań prawnych dotyczących zwrotu kosztów rozmów telefonicznych, z jakimi to uregulowaniami mamy do czynienia w przypadku zwrotu wydatków pracownika na podróże samochodem, co oznacza brak możliwości rozliczeń w formie ryczałtu za korzystanie z telefonu.
