Kiedy moduł środków trwałych został już wdrożony, co nastąpiło pod koniec kwietnia 2002 r., zarząd banku zaczął zastanawiać się, czy odtwarzać w nowym systemie historię zdarzeń gospodarczych od początku 2002 r. czy też rozpocząć eksploatację systemu dopiero od rejestracji zdarzeń kwietniowych. Ostatecznie zdecydowano się na pierwsze rozwiązanie, które było o tyle korzystne, że nie wymagało ponownego importu i uzgadniania baz środków trwałych z systemu SRT i ponownego tworzenia zintegrowanej bazy z danymi aktualnymi na dzień 31 marca 2002 r., ale wymagało zdwojonej pracy. Do czerwca br. rejestracja zdarzeń była prowadzona w obu systemach jednocześnie, równolegle z odtwarzaniem historii od początku tego roku. Nad zgodnością rachunkową kont środków trwałych prowadzonych w systemach Oracle Financial i Zorba 3000 czuwał specjalny zespół ds. konwersji.

Pierwsze sukcesy

Etap wdrażania modułu środków trwałych został już zakończony. Dobiega końca opracowanie projektu modułu zobowiązań i należności oraz modułu zarządzania nieruchomościami, które powinny być udostępnione użytkownikom z końcem II kwartału 2003 r. Wówczas ruszą prace wdrożeniowe modułu logistyki i organizacji zaopatrzenia, gospodarki magazynowej oraz moduł zarządzania projektami wykraczającymi poza jednorazowy zakup. "Mamy już pewne sukcesy. Wiemy, jak wygląda nasz majątek od strony rzeczowej, wiemy, które urządzania są niepotrzebne czy też niewłaściwie zaalokowane w strukturze banku, które wymagają odtworzenia, w jaki sposób i w jakim tempie. Możemy zaplanować na kolejne lata fundusze niezbędne do odtworzenia majątku, przekazać część majątku z jednej jednostki do innej, określić zyski i straty ze sprzedaży środków trwałych w skali całego banku" - twierdzi Włodzimierz Trzoch.

Projekt wdrożenia systemu gospodarki własnej w PKO BP realizuje konsorcjum, w skład którego wchodzą Hewlett-Packard, ComputerLand i Oracle Polska. HP nadzoruje całość projektu, również od strony jakości, i jest autorem koncepcji rozwiązania. Pracownicy Centrum Kompetencyjnego ERP ComputerLandu zajmują się praktyczną stroną wdrożenia i dostosowaniem aplikacji do potrzeb banku, w czym wspierani są przez pracowników Oracle Polska. Ze strony wykonawców nad projektem pracuje 30-40 osób, ze strony banku kolejne 30, nie oddelegowanych co prawda w 100% do projektu, lecz łączących pracę w projekcie z codziennymi obowiązkami. We wdrożenie są zaanga-żowani pracownicy departamentów organizacji i usprawniania procesów, planowania i kontrolingu, księgowości, informatyki, telekomunikacji, rachunkowości i podatków oraz inwestycji i logistyki. Projektem objęto 153 jednostki w ponad 1300 lokalizacjach.

Po zakończeniu wdrożenia powstanie zintegrowana baza składników majątku trwałego banku i system rejestracji wszystkich zdarzeń związanych z prowadzeniem gospodarki własnej banku, połączony z księgą główną banku w obszarze majątku trwałego. W tym samym systemie - Oracle Financial - będzie prowadzona ewidencja i księgowość systemu gospodarki własnej, co uniemożliwi powstanie rozbieżności.

Zmiana systemu informatycznego znajdzie odzwierciedlenie również w systemie organizacji. Po zakończeniu wdrożenia decyzje związane z zakupami będą podejmowane przez dedykowany zespół w dziale inwestycji i logistyki w centrali banku. Z punktu widzenia lokalnych użytkowników, wykorzystujących do połączeń sieć WAN, działanie systemu może okazać się nieco wolniejsze niż w przypadku wcześniejszych rozwiązań i będzie wymagać więcej pracy ze względu na wymogi formalne i logiczne systemu. Z punktu widzenia zarządu banku nieoceniona stanie się możliwość szybkiego uzyskania stosownych raportów i natychmiastowego wglądu w szczegóły zdarzeń zachodzących w oddziałach.

Jednym z efektów wdrożenia będzie zmniejszenie liczby transakcji międzyoddziałowych dokonywanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową, a więc również zmniejszenie związanych z tym kosztów.