SharePoint Server gromadzi w jednym miejscu wszystkie metadane, opisujące dokumenty. Administrator może również zdefiniować "metrykę" dokumentu. Dzięki mechanizmom wyszukiwania SharePoint Server można przeszukiwać zarówno serwery plików, jak i opublikowane dokumenty. Możliwe jest poszukiwanie dokumentów o określonej charakterystyce lub pełnotekstowo, dzięki specjalnym filtrom. Użytkownik może "zapisać" się na określony wynik wyszukiwania i będzie automatycznie powiadamiany w momencie, gdy pojawi się dokument spełniający okreś-lone warunki.

Content Management Server ma nieco inną rolę. To mechanizm zarządzania treścią (specjalnie przygotowaną) witryny WWW. Treść prezentowanych informacji jest niezależna od formy prezentacji. Repozytorium jest oparte na SQL Server 2000. Każdy element może być związany z dowolnymi metadanymi. To użytkownik decyduje, jakiego typu informacje chce widzieć na swojej witrynie.

Content Management Server dynamicznie tworzy witryny w postaci okreś-lonej przez szablony. Na podstawie zdefiniowanych filtrów generuje różne witryny. Odpowiednio wybierając szablon, można np. przygotować serwisy, które będą wyglądać poprawnie także na ekranach urządzeń przenośnych. Dla polskich użytkowników istotne jest to, że serwer CMS ułatwia tworzenie serwisów w różnych językach. Dzięki temu powstają wersje polska i angielska serwisu, bez pracochłonnego synchronizowania różnych wersji stron HTML. Interesującym pomysłem jest dołączenie do serwera kalendarza, który służy do określenia, kiedy i w jakiej kolejności konkretne materiały mają się pojawiać na witrynie.

Microsoft zdefiniował API dla Content Management Server do zarządzania informacjami na witrynie. Standard Publishing API zawiera mechanizmy pozwalające tworzyć witryny ASP czy aplikacje, które zmieniają zawartość baz danych CMS. Dzięki temu istnieje możliwość tworzenia, obok standardowych, także własnych mechanizmów modyfikowania i opracowania nowych wiadomości. Można także wiązać dane publikowane na witrynie z aplikacjami działającymi w firmie i np. dodać funkcję automatycznego eksportowania danych do witryny. CMS nie wymaga do publikowania informacji stosowania innych narzędzi niż przeglądarka WWW.

W SharePoint i CMS istnieje mechanizm powodujący, że każda publikowana informacja musi być zatwierdzona przez recenzenta. Można utworzyć specjalne forum dyskusyjne na temat danego artykułu.

Praca w portalu

SAS Information Delivery Portal (IDP) to narzędzie do tworzenia jednolitego środowiska pracy dla rozwiązań SAS Institute. Również IDP umożliwia stworzenie witryny, agregującej informacje, pochodzące z różnych źródeł, głównie z raportów generowanych przez systemy działające w przedsiębiorstwie. Portal SAS korzysta ze specjalnych modułów napisanych w Javie (EJB, servlety, JSP).

Każdy raport ma metrykę, pozwalającą na szybkie dotarcie do aplikacji, która go utworzyła. Pracownik może uruchomić aplikację i zmienić parametry raportu (coraz więcej rozwiązań SAS ma interfejsy użytkownika oparte na WWW). W ten sposób IDP jest nie tylko portalem informacyjnym, ale również środowiskiem łączącym systemy informatyczne przedsiębiorstwa. Ponadto każdy raport może zawierać pewne metadane do katalogowania (a później wyszukiwania) informacji. Ciekawie został rozwiązany mechanizm pamięci podręcznej. Gdy użytkownik zażąda raportu o takich samych parametrach jak określone przez poprzedniego użytkownika, dokument jest przesyłany z pamięci podręcznej (o ile w tym czasie dane źródłowe się nie zmieniły).

Format wyświetlania danych zależy od kilku czynników. Po pierwsze, aplikacja, tworząc raport, określa typ prezentacji (np. odpowiednim kodem MIME). Ponadto IDP wykorzystuje protokół LDAP i może dodatkowo określić układ raportu czy schemat kolorów na podstawie wcześniej zadeklarowanych preferencji użytkownika. Wewnątrz motoru portalu mogą działać moduły, których zadaniem jest przedstawienie uproszczonej wersji raportu czy wręcz wygenerowanie jego streszczenia (abstraktu).