Zobowiązania stron precyzyjnie określa umowa, kilkakrotnie już aneksowana od chwili jej zawarcia. Towarzyszy jej gruby plik załączników szczegółowo opisujących zakres obowiązków usługodawcy. Weryfikacja prac wykonanych przez itelligence następuje przy okazji składania przez firmę raportów miesięcznych opisujących wykonane prace i poświęcony na nie czas. Tak naprawdę jednak stałej oceny jakości pracy itelligence dokonują przede wszystkim użytkownicy, którzy - gdy mają ku temu powody - bardzo zdecydowanie skarżą się działowi IT na kłopoty z realizacją własnych zadań.

Po dwóch latach trwania umowy Budimex dokonał przeglądu innych propozycji dostępnych na rynku, by sprawdzić, jak od tego czasu zmieniły się na rynku technologie i ceny. Na pierwszy rzut oka niektórzy oferenci prezentowali się nawet lepiej niż itelligence. Problem polegał na tym, że albo nie potrafili wykazać się referencjami, albo tracili przy bliższym poznaniu. "Potwierdziły się jednak nasze przypuszczenia, że od czasu zawarcia przez nas umowy outsourcingowej ceny na rynku spadły" - mówi Marek Szelągowski. - "Nie skupiliśmy się jednak w rozmowach z itelligence wyłącznie na obcięciu kosztów. Uzgodniliśmy najpierw, jak lepiej wykorzystać dostępne technologie i uelastycznić współpracę, a dopiero potem dla nowych wymagań wynegocjowaliśmy warunki cenowe".

Jak nie stać się zakładnikiem dostawcy

W dziale IT Budimeksu pracuje dziś 17 osób - o 6 mniej niż 2 lata temu. Liczba budów wzrosła w tym czasie o 30%. Ilu pracowników itelligence pracuje na rzecz firmy w Tarnowie Podgórnym? Marek Szelągowski przyznaje, że tego nie wie. Według niego liczy się nie liczba dedykowanych osób, ale poziom codziennej obsługi. Istotne jest również, czy partner nadąża za rozwojem technologii i zmieniającymi się potrzebami klienta. Najlepiej, jeżeli jest w stanie te potrzeby pobudzać, wskazując pojawiające się nowe możliwości.

Zatrudnieni w Budimeksie informatycy zajmują się utrzymaniem aplikacji i bieżącym wsparciem infrastruktury dla biur i budów. Prawie wszyscy stale uczestniczą w projektach inicjowanych przez działy biznesowe firmy. "Uważamy, że wiedza dotycząca wsparcia informatycznego najważniejszych procesów biznesowych ma podstawowe znaczenie i dlatego musi być zachowana w Budimeksie i rozwijana przy naszym udziale" - twierdzi Marek Szelągowski. "Zwracamy uwagę na to, czy to my uczymy się od firmy, która wykonuje określone zadania na nasze zlecenie, czy też to firma uczy się od nas. Nie dopuszczamy do sytuacji, w których z Budimeksu mogłyby zostać wyprowadzone kompetencje. Dlatego np. w przypadku wdrożenia systemu zarządzania procesowego, realizowanego we współpracy z firmą MIS, zdecydowaliśmy się wręcz wprowadzić do umowy z nią zastrzeżenie, że jednym z warunków projektu jest pełna samodzielność biura informatyki Budimeksu po jego zakończeniu".

Jedną z przytaczanych często wad outsourcingu jest możliwość nadmiernego uzależnienia od dostawcy. Im dłużej trwa kontrakt outsourcingowy, tym wyższy jest realny koszt rozwiązania umowy i zmiany usługodawcy. W pewnym momencie koszt ten staje się na tyle wysoki, że klient praktycznie skazany jest na dalszą współpracę z outsourcerem. Marek Szelągowski nie obawia się takiego scenariusza. Zapewnia, że cały czas ma przygotowany plan awaryjny, choć na razie jest zadowolony z poziomu usług świadczonych przez itelligence i innych dostawców, którym powierza coraz więcej zadań z dziedziny informatyki. Zawierając umowę outsourcingową, Budimex nie pozbył się wiedzy na temat technologii i procesów, które przekazał w opiekę firmie zewnętrznej. "Płynne przekazanie zadań innemu dostawcy bądź ponowne przyjęcie ich przez biuro informatyki zajęłoby znacznie mniej czasu niż zastrzegliśmy sobie w terminie wypowiedzenia umowy" - mówi szef IT w Budimeksie. "Wystarczyłoby kilka tygodni. Posiadamy bowiem wiedzę niezbędną do samodzielnego wykonania prac powierzonych itelligence".