Zasada ograniczonego zaufania

Kluczowym elementem wyboru firmy outsourcingowej jest rzetelna weryfikacja dostawcy pod kątem jakości świadczonych usług czy zdolności do właściwej realizacji kontraktu jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. "Do najczęstszych błędów popełnianych podczas procesu wyboru dostawcy należą: pośpiech i brak rzetelnej analizy oferty, nieadekwatna ocena ryzyka oraz kierowanie się przy podejmowaniu decyzji wyłącznie ceną. Redukcja kosztów jest tylko jednym z elementów outsourcingu i nawiązanie długofalowej współpracy z zewnętrznym partnerem, nie powinno być oceniane jedynie przez taki pryzmat" - wyjaśnia ekspert z polskiej firmy outsourcingowej. Podstawą jest też dobra umowa z dostawcą. Niestety, jak zauważa Piotr Wąsikowski w Polsce, w porównaniu do Europy Zachodniej i USA, jest niska świadomość prawna, w zakresie kontraktów na usługi IT. Klienci wierzą dostawcy i rzadko mają odpowiedni zespół negocjujący kontrakt, składający się z ludzi z biznesu, IT, kierownictwa, prawników znających się na IT oraz osób merytorycznych. "Zaskakujące jest to, że w polskich firmach często ogromne kontrakty outsourcingowe podpisuje się tak samo jak te nieznaczące, typowe umowy na kilka laptopów" - dziwi się Wąsikowski.

Rzetelna weryfikacja dostawcy i podpisanie dobrej umowy nie załatwia jednak wszystkich problemów. Pewnym sposobem na uniezależnienie się od jednego dostawcy jest coraz popularniejszy outsourcing selektywny lub inaczej multisourcing. To właśnie na rzecz tego modelu odchodzi się od popularnego jeszcze niedawno na Zachodzie outsourcingu, np. całego IT. W praktyce oznacza to, że różne usługi z danego obszaru oddajemy różnym dostawcom. "Niektóre przedsiębiorstwa stosują strategię dużej dywersyfikacji dostawców, gdzie w obsługę jednego procesu zaangażowanych jest kilka firm outsourcingowych. Z jednej strony, chroni to przed uzależnieniem się od jednego partnera, z drugiej jednak takie rozdrobnienie często wiąże się z wyższymi kosztami usługi i mniejszą efektywnością - wymaga to precyzyjnej synchronizacji pracy poszczególnych outsourcerów" - wyjaśnia ekspert. O wiele trudniej jest też zarządzać tak obsługiwanymi usługami.