Urządzenia wielofunkcyjne można podzielić w zależności od stopnia przewidywanego miesięcznego obciążenia, czyli liczby wykonywanych w tym czasie wydruków. Są zatem modele dla małych firm (1000–2000 str./mies.), średnich spółek (5000–10 000) i dużych grup roboczych (powyżej 10 000 str./mies.). Najpopularniejsze są oczywiście urządzenia wielofunkcyjne laserowe i LED-owe, w wersjach dla firm różnej wielkości, w tym niezbyt drogie – również w eksploatacji – modele do wydruków kolorowych. Najczęściej są czteroprzebiegowe, wolniejsze od drukarek jednoprzebiegowych, ale do zastosowań biurowych w zupełności wystarczą.

Urządzenia atramentowe z uwagi na niektóre funkcje (m.in. możliwość drukowania w kolorze) i niewysokie koszty początkowe, sprawdzą się w mikrofirmach i małych przedsiębiorstwach. Do średnich i dużych grup roboczych poleca się modele laserowe lub LED-owe.

Zobacz również:

• Nowe drukarki MFP Sharp - tanie i wydajne drukowanie dla MŚP
• Samsung otwiera szampana - sprzedał więcej smartfonów od Apple

Najistotniejsze z punktu widzenia użytkownika parametry decydujące o wyborze urządzenia wielofunkcyjnego to koszty eksploatacji, a następnie rodzaj i szybkość działania mechanizmu drukującego (liczba stron na minutę), szybkość kopiowania dokumentów, sugerowane przez producenta miesięczne obciążenie (średnia i maksymalna liczba wydruków przy 5-procentowym zaczernieniu strony), typ skanera oraz dodatkowe wyposażenie. Jest to istotne, bo nawet tanie urządzenia potrafią drukować z szybkością ponad 20 str./min, są wyposażone w płaskie skanery pracujące w kolorze i zapewniają krótki, kilkunastosekundowy czas wydruku pierwszej strony. Natomiast ich wada, ujawniająca się dopiero po zakupie, to wysokie koszty eksploatacji.

Dla mikrofirm

Tysiąc złotych powinien w zupełności wystarczyć zarówno na dobre urządzenia atramentowe do wydruków monochromatycznych oraz kolorowych, jak i laserowe czy LED-owe do monochromatycznych. Drukarka atramentowa zapewnia możliwość druku w kolorze – za rozsądną cenę – dowolnego rodzaju dokumentu. Mechanizm oparty na podstawowych barwach (cztery atramenty) w zupełności wystarczy. Ważne, aby miał powiększony pojemnik z czarnym tuszem, bo to on w głównej mierze będzie wykorzystywany. Drukarki atramentowe są jednak przystosowane do mniejszej liczby wydruków. Jeśli średnie miesięczne obciążenie przekracza 2 tysiące stron, lepiej wybrać któryś z tańszych modeli laserowych urządzeń wielofunkcyjnych lub LED, bo ich mechanizmy drukujące podołają obciążeniu przekraczającemu 5 tysięcy stron w miesiącu. Drukarka powinna być w miarę kompaktowa, aby nie zajmowała zbyt dużo miejsca. Jednak nie warto rezygnować z dodatków, które zwiększą zarówno efektywność pracy, jak i stopień wykorzystania urządzenia.

Bezprzewodowa karta Wi-Fi pozwoli na szybkie podłączenie sprzętu drukującego do domowej sieci i korzystanie z niego z różnych urządzeń bez konieczności łączenia ich kablem. Dobrym rozwiązaniem do codziennej pracy jest np. podłączenie urządzenia wielofunkcyjnego interfejsem USB do głównego komputera i oprócz tego do routera za pomocą Wi-Fi. Dzięki temu możliwy będzie wydruk dokumentu z laptopa, smartfonu czy tabletu, a w codziennej pracy – przez pewniejsze i szybsze połączenie kablowe. Przydatne jest wyposażenie drukarki w czytnik kart pamięci i gniazdo USB Host, umożliwiające podłączenie do niej innych urządzeń i drukowanie dokumentów bezpośrednio z karty pamięci czy dysku zewnętrznego (bez udziału komputera). Wyświetlacz z panelem sterującym ułatwi szybki wybór opcji w urządzeniu, ale nie jest wyposażeniem koniecznym. Do pracy w domu w zupełności wystarczą modele pracujące z prędkością 15–20 str./min w trybie monochromatycznym, płaski skaner kolorowy i podajnik papieru na 100–250 arkuszy.

Idealne dla biura

Urządzenia wielofunkcyjne dla małych firm to konstrukcje łączące nieduże rozmiary z wszechstronnością i przystępną ceną. Z pewnością dobrym wyborem będą modele laserowe mono i kolorowe oraz niektóre atramentowe.

Podstawowe wyposażenie takiej drukarki to szybki mechanizm drukujący (20–30 str./min dla urządzeń drukujących w trybie monochromatycznym i 15 str./min dla tych drukujących w kolorze). Płaski skaner kolorowy, moduł druku dwustronnego oraz wyposażanie w dodatkowe interfejsy (USB, LAN, Wi-Fi) to elementy niezbędne. Chcąc obniżyć koszty, można zrezygnować z faksu, ale warto zainwestować w automatyczny dwustronny podajnik ADF, który przyśpieszy kopiowanie dużych dokumentów.

Podajnik na papier powinien mieścić minimum 250 arkuszy. Warto wybrać urządzenie pozwalające na dodanie kolejnego pojemnika na papier. Dotyczy to szczególnie modeli laserowych czy LED-owych, które bez problemów mogą drukować po kilka tysięcy stron w miesiącu.

Po zużyciu tonera startowego, który ma przeważnie bardzo małą wydajność, warto od razu kupić najbardziej pojemny wkład z czarnym tonerem. Ważne, aby w urządzeniu można było zamontować tonery o wydajności minimum 5000 stron (czarny), co znacznie wydłuży czas pomiędzy ich wymianami i obniży koszty drukowania.

Duże obciążenie miesięczne, wynoszące 10 000–20 000 stron, to spore wyzwanie dla urządzenia wielofunkcyjnego. Musi więc być solidne i szybkie, co gwarantują przede wszystkim mechanizmy LED-owy i laserowy. Potężny toner, wystarczający na wydrukowanie ponad 7000 stron, to standard nieosiągalny dla atramentówek. Prędkość urządzeń wielofunkcyjnych może dochodzić nawet do 40 str./min, a wydruk pierwszej strony otrzymuje się w kilka sekund. Podstawowe wyposażenie to szybki mechanizm dupleksu, pojemny podajnik dokumentów umieszczony na skanerze i możliwość rozbudowy o kolejne pojemniki na papier.

Urządzenie powinno być podłączone do sieci lokalnej przewodowej i bezprzewodowej tak, aby jako źródło drukowanych dokumentów można było wykorzystywać różny sprzęt. Ważne są też dodatkowe funkcje, np. możliwość skanowania dokumentów do wiadomości e-mail czy zapisywania w formacie PDF na dysku podłączonym do drukarki bądź pamięci USB. Potrzebny jest również czytelny wyświetlacz z panelem sterującym, który powoli na szybką nawigację między ustawieniami i optymalne wykorzystanie dostępnych funkcji. Panel sterujący powinien być wyposażony w dodatkowe przyciski, umożliwiające szybkie uruchomienie np. skanowania bezpośrednio do komputera, uruchamiania energooszczędnego trybu pracy itp.

Na co zwracać uwagę przy zakupie?

Urządzenia atramentowe sprawdzą się w małych przedsiębiorstwach, w większych polecamy drukarki laserowe lub LED-owe. Są one niewiele droższe, a oferują niższe koszty druku, tonery mają też dużo większą wydajność niż kartridże z atramentem. W firmie jest to bardzo istotne, bo urządzenia drukujące są często bardzo intensywnie wykorzystywane – muszą więc być nie tylko wytrzymałe, wszechstronne, ale przede wszystkim oszczędne. Ich cena zawiera się w przedziale od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Te najtańsze to tylko z pozoru opłacalny zakup, ponieważ umożliwiają wykorzystywanie tonerów o małej wydajności (poniżej 2000 stron). Koszt wydrukowania strony może wówczas wynieś nawet 20–30 groszy. Lepszym wyborem są urządzenia wielofunkcyjne, pozwalające na zamontowanie tonerów o przynajmniej podwójnej wydajności. Optymalnym wyborem do dużej firmy są modele o wydajności powyżej 12 000 stron. Wówczas koszty drukowania mogą spaść z kilkunastu do kilku groszy za stronę. W skali roku to spora oszczędność.

Nie warto oszczędzać na mechanizmie drukującym, powinien być szybki (minimum 20 str./min) i ekonomiczny w eksploatacji. Najlepszym wyborem są urządzenia wyposażone w mechanizm drukujący, w którym oddzielono bęben drukarki od pojemnika z tonerem. Taka drukarka jest trudniejsza w użyciu dla niezaawansowanych, ale pozwala wymieniać bęben niezależnie od wyczerpywania się tonerów, zwykle kilka razy rzadziej. Jest to bardzo istotne, bo średnia żywotność bębna to 30 000 stron, czyli jego żywotność jest kilkukrotnie wyższa od tonerów.

Można za to zrezygnować z faksu, który podnosi koszt urządzenia nawet o kilkaset złotych. Niezębnym wyposażeniem jest za to mechanizm druku dwustronnego (dupleks) czy automatyczny podajnik dokumentów do skanera. Ten pierwszy pozwala oszczędzić papier i przyspiesza proces drukowania. Podajnik dokumentów do skanera umożliwia szybkie kopiowanie wielostronicowych dokumentów. Ważna jest też możliwość zamontowania dodatkowych pojemników na papier.

Samsung SL-M3870FD (ok. 1500 zł)

Urządzenie wielofunkcyjne wyposażone w kolorowy skaner, drukarkę laserową, kopiarkę i faks. Ma system druku dwustronnego i automatyczny podajnik dokumentów do skanera, który mieści 50 arkuszy. Potrafi drukować z prędkością 38 stron na minutę, a kopiowanie pojedynczej strony trwa dosłownie kilka sekund. Z przodu urządzenia umieszczono funkcjonalny wyświetlacz i panel sterujący, przez co drukarka jest prosta w obsłudze. Standardowy pojemnik na papier mieści 250 kartek A4, ale do drukarki można dołączyć kolejny o pojemności 520 arkuszy.

Startowy toner jest nieduży i ma wydajność 3000 stron, lecz docelowe tonery pozwalają na wydrukowanie nawet 10 000 stron. Średnia cena tonera o największej objętości to 750 zł, koszty drukowania są więc bardzo małe i wynoszą niecałe 8 gr za stronę.

Samsung SL-M3870FD ma też dodatkowe funkcje oszczędzania prądu. Umieszczony z przodu obudowy przycisk Eco automatycznie optymalizuje proces drukowania, tak aby uzyskać możliwie małe zużycie papieru i tonera. W tym celu drukarka włącza opcję drukowani dwustronnego oraz funkcję drukowania dwóch stron na jednej kartce. Tryb drukowania po naciśnięciu przycisku Eco można też dowolnie konfigurować w oprogramowaniu drukarki.