Prostota

Systemy IT z natury są skomplikowane, ale brak standardów, niespójne procesy biznesowe, słabo opisane usługi IT oraz poziomy SLA zwiększają prawdopodobieństwo wzrostu kosztów IT. Oczywiście, złożoność nie jest jedynym czynnikiem, który prowadzi do podniesienia kosztów (wpływ mają również inne czynniki, np. kwalifikacje pracowników czy lokalizacja firmy). Jednak większe koszty związane ze złożonością są nieuzasadnione, a wg analityków Gartnera mogą wynosić nawet do 25% budżetu IT. To oznacza, że jednostka pracy w IT w złożonym środowisku może kosztować o 25% więcej niż w środowisku uproszczonym.

Jednakże upraszczanie nigdy nie powinno odbywać się kosztem wartości biznesowej. W firmach mających dojrzałe działy IT optymalizacja kosztów powinna być osiągana poprzez identyfikowanie i eliminowanie zbędnych poziomów złożoności. Chodzi o takie miejsca, w których większa złożoność nie wnosi dodatkowej wartości dla przedsiębiorstwa.

Dyscyplina

Firmy, które chcą osiągać stałą optymalizację kosztów, nie powinny traktować działań z tym związanych jako jednorazowych czy odrębnych projektów, lecz jako stały element ładu korporacyjnego. Należy przyjąć zasadę, że za optymalizację kosztów odpowiada jedna osoba i jest inicjowana przez kierownictwo wyższego szczebla (z reguły jest to CIO).

Ważne jest aktywne zarządzanie redukcją kosztów i myślenie w kategoriach długoterminowych. Warto stosować metryki obrazujące ulepszenia. Organizacje stosujące się do tych zaleceń często tworzą zespół specjalistów spoza IT, który czuwa nad tym, żeby podejmowane działania optymalizacyjne uwzględniały aspekty biznesowe, a nie ograniczały się wyłącznie do technologii.