Stosowanie centralnej bazy upraszcza także pracę pracowników firmy. Przy zakładaniu nowego dokumentu użytkownik nie myśli o tym, jak powinien nazywać się plik z dokumentem ani gdzie powinien być zapisany - wykonuje to za niego system. Użytkownik odpowiedzialny jest tylko za opisanie dokumentu i zdefiniowanie słów kluczowych, według których ma on być później wyszukiwany.

Zalew dokumentów

System DDM9000 oparty jest na aplikacjach pakietu Microsoft Office, a wszystkie dokumenty przechowywane w bazie centralnej są zgodne ze standardem stosowanym przez aplikacje tego pakietu. W zależności od rodzaju dokumentu, automatycznie po jego wybraniu z bazy uruchamiana jest odpowiednia aplikacja umożliwiająca jego edycję lub oglądanie. Dodatkowo w skład DDM-u wchodzi program AutoVue for Windows umożliwiający podglądanie 150 formatów plików nie rozpoznawanych przez aplikacje pakietu Office.

Aby ułatwić przechowywanie dokumentów w bazie danych, podzielono ją na dowolną liczbę tzw. szaf i segregatorów, w które "powpinane" są odpowiednie grupy dokumentów. Administrator może w dowolny sposób przydzielać prawa dostępu do segregatorów nadając je poszczególnym użytkownikom lub ich grupom.

Każdemu dokumentowi można przyporządkować także dowolną liczbę stanów - choć standardowo wykorzystywane są tylko dwa: "zatwierdzony" lub "w fazie opracowywania".

Możliwe jest określenie hierarchii dokumentów i segregatorów, tzn. zdefiniowanie, które z dokumentów czy segregatorów są w stosunku do siebie nadrzędne lub podrzędne. Pozwala to, np. przy modyfikowaniu dokumentu na szybkie określenie, które dokumenty powołują się na jego treść.

Zarządzanie przepływem informacji

Drugi z modułów systemu DDM9000 odpowiedzialny jest za zarządzanie przepływem informacji i poleceń. Dzięki niemu unika się częstych tłumaczeń pracowników, że o czymś nie wiedzieli lub nie byli poinformowani, oraz możliwe jest sprawdzenie, na jakim etapie znajdują się załatwiane obecnie przez pracowników sprawy. Pozwala także na uniknięcie sytuacji, w której po odejściu jakiegoś pracownika z firmy przestaje ona kontynuować rozpoczęte przez niego sprawy - wszystkie jego kontakty i ich historia zapisane są w centralnej bazie danych.

Zadania te mogą być realizowane dzięki rejestrowaniu w bazie całej korespondencji i komunikacji: listów, telefonów, faksów, maili czy też informacji otrzymywanych w trakcie rozmowy. Poszerza to zakres stosowanego dotąd rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Jednocześnie system uniemożliwia korektę raz wprowadzonych danych, co zapobiega ich fałszowaniu. Przy korekcie zawartości poczty, np. uzupełnianiu opisu korespondencji, zachowywana jest zarówno poprzednia, jak i nowa zawartość, a także notowana jest informacja o zmianie korespondencji przez daną osobę o określonej godzinie i minucie.

Każda korespondencja powstająca lub przychodząca do firmy ma zdefiniowany stan i sprawa, której ona dotyczy, może być monitorowana aż do czasu, gdy nie będzie ona uznana za zakończoną. Pozwala to sprawdzić, kto w danej chwili się nią zajmuje, kto komu ją przekazał lub kto wstrzymuje jej realizację.

System pozwala także tworzyć raporty z realizacji poszczególnych zadań, co pozwala ocenić wydajność poszczególnych pracowników.

Sterowanie przepływem informacji

Ostatni moduł systemu DDM9000 odpowiedzialny jest za sterowanie obiegiem dokumentów. Jest to moduł niezbędny w przypadku wdrażania norm ISO 9000 - pozwala on na zdefiniowanie standardowych procedur dla określonych typów dokumentów (patrz poprzedni numer CW).

Dzięki zdefiniowanym w DDM9000 procedurom można ustalić kolejność, w jakiej dokumenty mają trafiać do poszczególnych osób, oraz czas, jaki te osoby mają na ich realizację. W DDM każdy rodzaj dokumentu może mieć jeden sztywny przebieg albo też kilka alternatyw wybieranych przez pracownika rejestrującego dokument.

Dla każdego kroku zdefiniowanego przebiegu określa się liczbę osób, które na danym etapie powinny otrzymać korespondencję. Jednocześnie system umożliwia przypisanie zadań, które na danym etapie powinna wykonać dana osoba. Możliwe jest też określenie warunków, jakie muszą być spełnione aby dany etap został zakończony, np. każda z osób znajdujących się na liście musi potwierdzić załatwienie sprawy.

Bardzo istotną cechą jest możliwość definiowania terminów zakończenia poszczególnych etapów realizacji zadań. Składnia takich warunków jest bardzo prosta i nie nastręcza trudności nawet nie zaawansowanym użytkownikom komputerów (przykładowy warunek: "Termin < 15 dni i Termin < 15.03.96" oznacza, że zadanie ma być zrealizowane w ciągu maksymalnie 15 dni, ale nie później niż do 15 marca).

Jednocześnie dla korespondencji, dla której uruchomiony został tego typu przebieg, system blokuje wszystkie operacje - użytkownik może ją tylko potwierdzić lub anulować, ale nie może jej skierować do kogo innego. DDM9000 bowiem sam decyduje komu przekazać ją dalej od razu po zatwierdzeniu.