Wysiłki oszczędnościowe pracowników IT są jednak często torpedowane przez działy użytkowników, które zamawiają dodatkowe drukarki, bo tak jest tanio i wygodnie. Przyczyny tego zjawiska mają z reguły charakter pozatechniczny i wynikają z przyzwyczajeń czy traktowania sprzętu komputerowego jako własnego - zmiana organizacji drukowania odbierana jest niekiedy jako zabieranie dobytku. Tymczasem systematyczne badania są jednoznaczne: zysk czasowy dla pracownika z tytułu posiadania lokalnej drukarki jest pozorny. Gdy wystąpi problem, pracownik próbuje rozwiązywać go samodzielnie, co wymaga więcej wysiłku niż kilka kroków do drukarki sieciowej.

W tym ostatnim przypadku natychmiast automatycznie spada liczba wydruków od 5 do 10%, ponieważ pracownik zauważa, że nie musi drukować każdego e-maila, żeby go przeczytać. Drukarki grupowe umożliwiają także drukowanie dokumentów poufnych. Można to osiągać technologią code-printing, która wymaga podania na drukarce odpowiedniego kodu przyporządkowanego pracownikowi. Podobnym wariantem jest stosowanie specjalnych kart PPS (Pull Print Solution). Drukarka lokalna naprawdę niezbędna jest tylko w nielicznych przypadkach, np. dla osób niepełnosprawnych.

Strategia oszczędnościowa

Wprawdzie europejskie przedsiębiorstwa pocztowe szacują spadek liczby papierowych przesyłek na 2-3% rocznie, to z kolei trzy czwarte firm przemysłowych uważa, że w najbliższych 5 latach ilość drukowanych dokumentów się nie zmieni albo nawet wzrośnie. Paradoksalnie, podobna liczba przedsiębiorstw przyznaje, że zarządzanie drukiem nie odgrywa dla nich większej roli. Jak wybrnąć z tej sytuacji? Najpierw powinniśmy zdecydować się na wprowadzenie systemu MPS, dokonując konsolidacji sprzętowej, a następnie optymalizacji procesów software’owych dla zmniejszenia liczby drukowanych dokumentów.

W następnej fazie strategii oszczędnościowej możemy (choćby fragmentarycznie) wdrożyć system ESMS (Enterprise Content Management System), który referencyjnie (podejście AIIM - Association for Information and Image Management) obejmuje cykl C-M-S-P-D, tj.:

- gromadzenie danych (capture);

- zarządzanie nimi (management);

- ich zapamiętywanie (store);

- przechowywanie (preserve);

- i dostarczanie (deliver).

Każdy moduł cyklu to szereg możliwych technik. Przykładowo, "zarządzanie" obejmuje systemy takie jak DMS (Document Management System), internetowe systemy portalowe typu WCM (Web Content Management) czy systemy pracy grupowej (groupware).

Nawet jeśli zaplanujemy realizację strategii na lata, będzie to opłacalne, ponieważ papier utrzyma swoją pozycję w biurach i na halach produkcyjnych w ciągu najbliższej dekady. Poza eksperymentalnymi rozwiązaniami prototypowymi, typu papier elektroniczny (e-paper), nie ma jak dotąd medium, które mogłoby całkowicie zastąpić papier klasyczny, z uwagi na prostotę jego własności optyczno-mechanicznych. Również technologia radioetykietek RFID (Radio-Frequency IDentification) dopiero wchodzi w etap hybrydowy, w którym papierowy dokument (z kodem kreskowym) dodatkowo wspomagany jest elektronicznym chipem.

Drukowanie w chmurach

Elastyczność mobilnej dostępności do informacji powoduje, że rośnie potrzeba możliwości ich drukowania w każdym miejscu. Internet w postaci smartphone’a można nosić ze sobą w kieszeni, z drukarką jest to znacznie trudniejsze. Tymczasem biuro przyszłości będzie coraz bardziej mobilne, a praca w coraz większym stopniu będzie stawała się telepracą. Czy przyszłością drukowania będą zatem minidrukarki? Rozwiązań tych dylematów należy upatrywać w aplikacjach chmurowych (cloud computing).

Technologie, o których mówimy, należą do grupy COPOP (Cloud Oriented Points of Print), czyli chmurowych punktów drukowania. Ich przykładem jest ePrint (Hewlett-Packard, kooperacja z Google). Pomysł polega na wyposażaniu drukarki w adres e-mailowy. Dla wydrukowania dokumentu wystarczy wysłać go na ten adres jako załącznik poczty elektronicznej. Stosowna aplikacja (apps) wskaże nam też w podróży najbliższą drukarkę. Chmurowe usługi CPS (Cloud Printing Services) mogą również zmienić biznesowe modele drukowania w firmach, które będą płacić jedynie za faktyczny dostęp do takich usług.