Pułapki

Oprogramowanie zgodne z MPR II istnieje w wersjach dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw o różnych profilach produkcji. Inne oprogramowanie potrzebne jest dla stoczni, inne dla wytwórni wód mineralnych. Zwykle oferenci proponują swoje programy wszystkim, czasem nie zdając sobie sprawy z faktu, że ich produkt w konkretnym przypadku nie spełni wymagań przedsiębiorstwa. Jednej z firm zdarzyło się sprzedać browarowi pakier do sterowania procesem odlewniczym. Oczywiście nic z tego nie wyszło i browar musiał jeszcze raz wydać pieniądze na prawidłowy system.

Także wybór oprogramowania niepotrzebnie rozbudowanego pociąga za sobą zbędne koszty i nakłady pracy przy wdrażaniu.

Nie jest rzadkością przypadek, że oprogramowanie nie zapewnia obsługi pewnych funkcji zarządzania lub nie zapewnia jej zgodnie z obowiązującymi przepisami, np. o rachunkowości, a nabywca jest o tym informowany po zakupie lub wcale. Adaptacja oprogramowania jest oferowana za dodatkową opłatą, a terminy i jakość są mgliście określone.

Specjaliści

Firma-oferent, która nie dysponuje specjalistami z zakresu wdrażania MPR II lub nie współpracuje z wyspecjalizowanym biurem konsultingowym, nie może prowadzić obsługi posprzedażnej klientów. Częste dziś korzystanie z usług konsultantów zagranicznych z zakresu organizacji i informatyki niewiele przynosi poza wysokimi kosztami. Poznanie warunków w naszych przedsiębiorstwach, ich organizacji i mentalności pracowników wymaga długiego czasu, a porozumiewanie się przez tłumacza drastycznie obniża efektywność pracy.

Pojawiają się także czasem dwudziestoletni konsultanci świeżo po kursach, na ogół zafascynowani informatyką, którzy jednak dotąd oglądali przedsiębiorstwo przez szybę biurowca, hali fabrycznej albo na zdjęciach. Mają zwykle problemy w kontaktach z technologami i zaopatrzeniowcami, a ich rady pochodzą prosto z podręczników, które są do kupienia za niezbyt duże pieniądze, niestety zwykle po angielsku.

Stosunkowo liczne grono specjalistów jest dostępne w zakresie rachunkowości i ewidencji materiałowej, natomiast białymi krukami są specjaliści od metod planowania, a także sterowania kosztami, którzy jednocześnie znają praktyczne funkcjonowanie firm. Zwykle w przedsiębiorstwach trzeba usprawniać właśnie planowanie i sterowanie kosztami.

Grzechy wyżej opisane popełniają i duże firmy - dostawcy oprogramowania i sprzętu, znane na polskim i międzynarodowym rynku. Sprzedają, biorą pieniądze, a potem pozostawiają przedsiębiorstwa samym sobie. Dlatego lepiej wymagać, aby potencjalny dostawca pokazał co potrafi na przykładzie wyników u któregoś ze swoich klientów w naszym kraju.

Lepiej uważać

Warto przygotować ograniczony zestaw danych dotyczących przedsiębiorstwa, wyrobów, przepływu materiałów i kosztów, danych które powinny być użyte przez oferentów do przygotowania pokazu dla ludzi z przedsiębiorstwa. Pozwoli to na rzeczową wstępną ocenę przydatności oprogramowania dla firmy. Dla wielu oferentów sensowne przygotowanie takiego pokazu jest zbyt trudne!

Sukces wdrożenia kompleksowego systemu informatycznego do celów zarządzania zależy głównie od sprawnie i planowo prowadzonych prac organizacyjnych oraz wdrożeniowych odpowiednio dobranego oprogramowania, natomiast mały wpływ na to ma typ i marka sprzętu informatycznego. Oczywiście, sprzęt informatyczny i sieć komputerowa muszą być dobrane do oprogramowania i potrzeb przedsiębiorstwa, jednak w tym zakresie na naszym rynku obowiązują już zwyczaje niewiele odbiegające od standardów europejskich. Można zmniejszyć ryzyko niewłaściwego wyboru sprzętu, korzystając z usług specjalistów znających oprogramowanie i rynek.

Po podpisaniu kontraktu

Po dokonaniu wyboru podpisuje się kontrakt z dostawcami. Zwykle powierza się to prawnikom. W rezultacie dostaje się umowę poprawną formalnie, zgodnie z którą nabyca ma prawo do punktualnego płacenia rachunków i nic ponadto. Klauzule kontraktowe w naszych warunkach powinny zawierać rozbudowane zabezpieczenia dla nabywcy - nie tylko w kwestii terminowości i jakości oprogramowania i sprzętu, ale co do sukcesu wdrożenia w przedsiębiorstwie.

W wielu firmach pomija się wszystkie lub niektóre etapy postępowania przedinwestycyjnego, zawiera kontrakty, instaluje komputery, a te potem błyskają ekranami i ogrzewają pomieszczenia. Czasem można jeszcze na ekranie układać pasjanse. Zakupione oprogramowanie służy do ćwiczeń informatykom. W tej sytuacji nie pozostaje nic innego, jak od nowa przemyśleć całe przedsięwzięcie, by znaleźć sposób na możliwie szybkie zrekompensowanie poniesionych nakładów. Można oczywiście całe przedsięwzięcie spisać na straty, co wcale nie tak rzadko się zdarza.