Dobre relacje na linii firma-urząd są co najmniej pożądane, bo system siłą rzeczy musi ulegać stałym modyfikacjom. W przypadku Rybnika, firma sprawuje nad nim nadzór autorski, w ramach którego zobowiązana jest do aktualizowania go o zmieniające się przepisy prawa i oczekiwania urzędu. Administrator ze strony urzędu odpowiada właściwie tylko za czynności związane z nadawaniem uprawnień do systemu i jego funkcji, tworzenie i modyfikację wydruków oraz raportów, prace wykonywane bezpośrednio na bazach danych (skrypty) oraz za import danych z zewnętrznych systemów (na przykład z ZSWDE - ewidencja gruntów i budynków). Podobnie rzecz wygląda w Gdańsku. Serwis zapewnia dostawca systemu w ramach umów ATiK (Asysta i Konserwacja Techniczna), zaś aktualizacja systemu następuje poprzez wgrywanie odpowiednich "łatek" przysyłanych do urzędu przez producenta.

Analiza od ręki

Wszystkie trudności związane z wdrożeniem i zarządzaniem systemem warto pokonywać w jednym celu: informatyka w służbie lokalnych finansów, to przede wszystkim ogromne ułatwienie w zarządzaniu miastem czy gminą. "Sprawnie funkcjonujący system budżetowy pozwala na bieżącą i skuteczną analizę zarówno wydatków, jak i dochodów miasta, co przekłada się na bardziej racjonalne planowanie budżetu - mówi Ewa Wójcik, skarbnik Urzędu Miasta Częstochowy.

Wygodę związaną z funkcjonowaniem systemu zarządzania finansami chwali Edyta Tombarkiewicz z Urzędu Miejskiego w Gdańsku, podkreślając przede wszystkim precyzję informacji o zrealizowanych wydatkach. "Cała

ewidencja księgowa jest skomputeryzowana, co pozwala nam prześledzić realizację wydatku od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu, poprzez jego zapłatę i ujęcie w księgach rachunkowych, aż do przedstawienia go w sprawozdaniu budżetowym" - wyjaśnia. Sprawozdania tworzą się automatycznie na podstawie danych umieszczonych w systemie, zaś komórki merytoryczne urzędu mogą na bieżąco śledzić wysokość przeprowadzonych wydatków i porównywać je z posiadanym planem.

Całościowe podejście do problemu miejskich finansów cenią wrocławscy użytkownicy SAP. Wydział budżetu docenia przede wszystkim szybsze wprowadzanie danych, prostsze projektowanie budżetu i uwzględnianie nowości wynikających ze zmieniających się przepisów. SAP uporządkował nie tylko budżet miasta, ale i ułatwił elektroniczną ewidencję dochodów oraz wydatków jednostek organizacyjnych miasta. Wrocław, podobnie jak Gdańsk, podkreśla również korzyści płynące z pilnowania dyscypliny budżetowej, dodając do tego powiązanie z systemem bankowości elektronicznej, co z kolei umożliwia regularne monitorowanie przepływów finansowych gminy. Z systemu bankowości elektronicznej eksportowane są do sytemu SAP wyciągi bankowe w postaci pliku ładowanego automatycznie przez księgowość.

Informatyzacja miejskich finansów nie cieszy jednak wszystkich wrocławian. Do grupy niezadowolonych zaliczają się z pewnością dłużnicy. Dzięki funkcjonującemu razem z systemem programowi Mobil, wrocławski Wydział Podatków i Opłat mógł bowiem ściągnąć zaległości w podatku od środków transportu za lata 1994-2000.