Problem niewypełniania procedur istnieje również często wśród pracowników IT, szczególnie jeżeli wymagają zbyt dużego nakładu pracy w porównaniu do osiągnięcia tego samego efektu przy pominięciu ustalonych procedur. Jeżeli pewne czynności są uznawane przez pracowników za stratę czasu i nie rozumieją oni ich celu, może to przynieść kolejne problemy. Przykładem może być niegromadzenie odpowiedniej wiedzy do jej ponownego wykorzystania. Najtrudniej jest walczyć z taką sytuacją, kiedy pracownicy pozornie pokazują, że są zdecydowanie za danym pomysłem, a nie jest to prawdą i okazuje się to dopiero potem.

Menedżerowie też nie są bez skazy – mają dobre pomysły, ale kiedy trzeba się zaangażować, nagle okazuje się, że nie mają czasu, nie chcą przydzielić odpowiednich zasobów na realizację i mają nadzieję, że wszystko da się zrobić szybko lub też wrzucają gotowe rozwiązania z założeniem, że same się przyjmą.

Kultura (Culture)

Ostatnią grupą dotyczącą zagadnień „miękkich” są piki odpowiadające Kulturze (Culture). Kultura to charakterystyczne wzory postępowania dla określonej grupy. Jest to najszersze zagadnienie odnoszące się do praktyk panujących w całej organizacji. Kultura ma również ogromny wpływ na tworzenie się określonych postaw i zachowań.

Najczęściej spotykaną w organizacjach IT jest Kultura MY-ONI. Organizacje IT mają tendencje do zbytniego skupiania się na sobie i traktowanie biznesu, raczej jako „zło konieczne” niż partnera, a biznes odwdzięcza się tym samym. Obie strony wydają się nie widzieć, że przecież siedzą na jednej gałęzi i jak zaczną ją podpiłowywać, razem spadną. Takie podejście skutkuje tym, że IT zaczyna działać samo dla siebie, skupiając się na wewnętrznych kwestiach swojej działalności. Nie oznacza to jednak, że IT nie będzie dążyć do zwiększenia efektywności swych działań, tylko że inicjatywy podejmowane w oderwaniu od potrzeb strony biznesowej, mogą okazać się daremnym trudem lub wręcz zagrozić pozycji IT. Jednym z wyznaczników efektywności organizacji IT są mierniki KPI. Jednakże poprawa tych wskaźników musi się odbywać w odniesieniu do strategii biznesowej. Inaczej może się okazać , że czynności prowadzące do poprawy KPI poważnie zagroziły działalności całej organizacji.

Problemy mogą się pojawić wewnątrz organizacji, jeżeli nie ma odpowiedniej kultury promocji i doceniania kompetencji pracowników. Efektywność całej organizacji zależy od efektywności jej poszczególnych pracowników, jeżeli jednak nie będą oni odpowiednio motywowani, trudno będzie osiągnąć adekwatne zaangażowanie w realizację celów organizacji. Każdy pracownik powinien wiedzieć, co powinien robić i czemu to służy, wszystkie zakresy odpowiedzialności powinny być jasno określone. Inaczej zadania będą przerzucane na innych pracowników i nic nie zostanie zrobione.

Ostatecznie, to właśnie kultura organizacji narzuca kierunek, w jakim się ona rozwija i czy będzie osiągała zamierzone cele.

Co dalej?

Kiedy zdamy już sobie sprawę z problemów „miękkich”, jakie pojawiają się w organizacji, pojawia się pytanie - co dalej? Dalej należy próbować je rozwiązać – tylko w jaki sposób? Oczywiście, największą rolę odgrywać będą tutaj menedżerowie, którzy powinni być motorem wszelkich działań w tym zakresie. Najprawdopodobniej jednak sami sobie nie poradzą. Tutaj przychodzą z pomocą różnego rodzaju szkolenia, gry symulacyjne lub pomoc trenerów. Z którego sposobu rozwiązania problemu należy skorzystać, to zależy od samej organizacji – jej wielkości, skali napotykanych problemów, ich rodzaju, stylu zarządzania i wielu innych czynników. Najważniejsze jest jednak, żeby przede wszystkim zidentyfikować problem, nazwać go i mieć wolę podjęcia działań naprawczych oraz znaleźć poparcie dla takiej inicjatywy.

***Karolina Kocko jest konsultantem w firmie CTPartners.