EuroFlorist jest firmą zapewniającą wysyłanie kwiatów w dowolne miejsce w Polsce. Współpracuje z ponad 700 kwiaciarniami. Każda ma w ofercie możliwość wysłania kwiatów w każde, wybrane przez klienta miejsce. Informacje o zleceniach wszystkie otrzymują z centralnego systemu dystrybucji.

Inteligentny mechanizm

W 2008 r., reorganizując sieć sprzedaży, firma stanęła przed koniecznością dostosowania się do nowych potrzeb klientów i partnerów. Musiała usprawnić obsługę zamówień i stworzyć nowe kanały kontaktów z kwiaciarniami partnerskimi. "Przed wdrożeniem systemu B2B działaliśmy na podstawie dedykowanego rozwiązania, które miało sporo ograniczeń. Każde zamówienie musiało być przetworzone przez konsultanta, co znacznie wydłużało proces jego realizacji i podnosiło koszty obsługi. Kwiaciarnie partnerskie nie miały możliwości podglądu swoich zamówień w systemie, jedynie otrzymywały na koniec miesiąca zestawienie podsumowujące" - wyjaśnia powody konieczności zmian Andrzej Świderski, country manager w EuroFlorist Polska.

Firma potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby transmisję zleceń do partnerów w trybie online, czyli wysyłanie i odbieranie zamówień w czasie rzeczywistym. Zdecydowano się na wdrożenie dedykowanego, dostosowanego do potrzeb firmy systemu B2B. Pozwolił on na zoptymalizowanie kluczowych procesów biznesowych związanych ze współpracą z partnerami, obsługą klientów, przetwarzaniem zamówień i rozliczeniami finansowymi. Czasochłonne zadania zostały zautomatyzowane, a wykorzystanie informacji stało się bardziej efektywne.

Wprowadzono możliwości automatycznego przyjmowania zamówień do systemu oraz wysyłania ich do partnerów. Można to robić na wiele sposobów - poprzez faks, mail, telefon i panel administracyjny, z uwzględnieniem preferowanych przez partnerów kanałów komunikacji. Wykorzystywany jest też inteligentny mechanizm wyboru podwykonawcy danego zamówienia, biorący pod uwagę takie czynniki, jak: rozmieszczenie terytorialne, koszt realizacji zamówienia, wyniki finansowe, status partnera.

Automatyzacja procesu fakturowania pozwala na wystawianie faktur kosztowych w imieniu podmiotów współpracujących, co umożliwia bieżącą analizę wyników finansowych i ułatwia pracę partnerom. To wyjście naprzeciw potrzebom partnerów - danie im dostępu do wszystkich danych online, umożliwienie drukowania faktur oraz śledzenia kosztów i przychodów. System umożliwia samodzielną edycję ustawień przypisanych do kwiaciarni, rozbudowy możliwości komunikacji z kwiaciarniami, zamawiania materiałów promocyjnych w specjalnym sklepie, udostępnienia faktur i historii zamówień.

Wymierne korzyści

"Dzięki zmianom mogliśmy skoncentrować się na kliencie i naszych partnerach zamiast na wykonywaniu powtarzalnych czynności, które mogą być realizowane przez system informatyczny" - mówi Andrzej Świderski. Dzięki przeprowadzonemu wdrożeniu, czas realizacji zamówienia jest równy czasowi przygotowania i dostawy przesyłki kwiatowej. Czas obsługi klienta jest teraz o ok. 40% krótszy niż wcześniej. 80% zamówień jest wysyłanych automatycznie, a wszystkie realizowane są w czasie rzeczywistym. Zamówienia trafiają do kwiaciarni o wiele szybciej, a koszty ich obsługi są niższe.

Stary, nieefektywny system miał ograniczone możliwości transmisji i tworzyło się wąskie gardło. Nowy system pozwala oszczędzać czas potrzebny do obsługi zamówienia, obsługi płatności i fakturowania oraz obsługi samej kwiaciarni. W efekcie pozwala na przyjęcie i obsługę większej liczby zamówień. Wyeliminowane zostały błędy w realizacji zamówień, spowodowane błędami ludzi i nadmiernym obciążeniem poprzedniego systemu.

Oprogramowanie B2B daje firmie EuroFlorist nowe możliwości promocji, szerszego dotarcia do potencjalnych klientów i większej współpracy z partnerami wymagającymi indywidualnego podejścia. Widoczne jest zmniejszenie liczby reklamacji, zmniejszenie wielkości dopłat do zamówień spowodowanych nieprecyzyjnym wyborem podwykonawców i zmniejszenie kosztów pracy.

Kierunek mobilność

System jest nadal rozwijany. W ostatnim czasie wprowadzono potwierdzenie dostawy poprzez wiadomość SMS. "Nie poprzestajemy na dotychczasowych udoskonaleniach i planujemy kolejne wdrożenia. Jednym z nich będzie wersja mobilna naszego systemu, która pozwoli kwiaciarni zarządzać zamówieniami z dowolnego miejsca, robić zdjęcia wykonanych bukietów i przesyłać je do systemu, który wyśle je do klienta. Takie rozwiązanie będzie także wyjściem naprzeciw oczekiwaniom klientów, którzy będą mogli przez swoje telefony dokonywać zamówień na przesyłki kwiatowe" - mówi Andrzej Świderski, Country Manager w EuroFlorist Polska.