Wymagania informacyjne ABC

Aby w pełni wykorzystać możliwości modelu i uzyskać najbardziej precyzyjne wyniki, konieczne jest gromadzenie danych kosztowych i ilościowych, które zazwyczaj wykraczają poza standardowe zasoby systemów firm. Wymagania te można najogólniej rzecz biorąc podzielić na dotyczące gromadzenia danych kosztowych o zasobach oraz dotyczące nośników kosztowych (przenoszących zasoby na działania kosztowe i działania na obiekty kosztowe).

Zazwyczaj analityka standardowego planu kont jest wystarczająco szczegółowa do celów ABC, zwłaszcza biorąc pod uwagę wzrastające obecnie wymagania informacyjne kierownictw przedsiębiorstw co do szczegółowości danych w przekroju ośrodków kosztowych. Możliwe jest także rozdzielenie konta grupującego koszty na zbyt wysokim poziomie agregacji za pomocą odpowiedniego nośnika, co często jest rozwiązaniem korzystniejszym niż tworzenie szczegółowych kont analitycznych. To ostatnie rozwiązanie nie jest zwykle wymagane w odniesieniu do więcej niż kilkunastu lub kilkudziesięciu kont.

Zdecydowanie bardziej skomplikowana i wymagająca dodatkowych nakładów pracy jest kwestia danych, dotyczących nośników kosztowych, czyli głównie rejestracji liczby zdarzeń, które determinują stopień korzystania z zasobów przez działania lub z działań przez obiekty kosztowe. Wprowadzenie ABC wymaga rejestrowania i gromadzenia danych, z których nie wszystkie są zbierane standardowo. Dotyczy to w głównie takich danych, jak:

Ewidencja czasu pracy. Do wielu działań, szczególnie administracyjnych lub np. marketingowych, najlepszym nośnikiem jest czas pracy osób wykonujących dane działanie. W takich przypadkach wskazane jest wprowadzenie rejestracji czasu pracy z podziałem na ustalone obiekty kosztowe, np. klientów lub grup klientów dla pracowników działu marketingu. Dla pewnych grup pracowników, np. brygad remontowych, wystarczające jest, gdy dane dotyczą całej brygady, a nie indywidualnych pracowników.

Ewidencja dokumentów. Gdy idealnym nośnikiem kosztowym jest niestandardowy dokument, który nie podlega zwykle rejestracji, konieczne jest wprowadzenie jego ewidencji. Na przykład może to być liczba dokumentów (formularzy, pism), przygotowywanych do odpraw celnych.

Ewidencja innych nośników ilościowych. Inne nośniki, których ewidencja może okazać się przydatna dla celów ABC, obejmują: liczbę przejechanych kilometrów przez samochody dostawcze w podziale na poszczególnych klientów, liczbę zapytań ofertowych wysłanych przez służby zaopatrzenia i projektów materiałów reklamowych itp.

W stronę ABM

Po opracowaniu i zweryfikowaniu pilotażowego modelu ABC, kierownictwo przedsiębiorstwa otrzymuje wiele cennych informacji o procesach zachodzących w firmie, ich kosztach i rentowności tych procesów. Informacje te zazwyczaj zmieniają w sposób zasadniczy spojrzenie na pewne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa i prowadzą do zmian, np. w polityce cenowej lub dystrybucji. Najczęściej bowiem pilotażowe wdrożenie ABC dotyczy analizy rentowności produktów i klientów.

Po opracowaniu modelu pilotażowego, następuje kilku- lub kilkunastomiesięczny okres dopasowywania ("strojenia") modelu ABC do całościowego systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Działania te obejmują:

wdrożenie systemu gromadzenia danych nośników

usprawnianie i rozwijanie modelu: wprowadzanie ewentualnych poprawek, większej liczby obiektów kosztowych, uszczegółowienie działań kosztowych

w przypadku opracowania pilota dla części przedsiębiorstwa, rozbudowę modelu na całą firmę

integrację ABC z systemem informacyjnym (w tym informatycznym) przedsiębiorstwa. W zaawansowanych systemach informatycznych następuje integracja ABC z data warehouse (całościową hurtownią danych firmy).

Przyjęcie i zaakceptowanie filozofii ABC przez kierownictwo przedsiębiorstwa prowadzi zazwyczaj do zmian w organizacji i zarządzaniu przedsiębiorstwem, tak aby zbliżyć strukturę organizacyjną i procesy do modelu ABC. Jest to krok w stronę ABM (Activity Based Management), czyli zarządzania na podstawie analizy działań. ABM, poprzez dostosowanie organizacji i systemu zarządzania do występujących w firmie procesów, umożliwia precyzyjne planowanie i kontrolę realizacji wytyczonych zadań oraz kontrolę i weryfikację zasadności ponoszonych kosztów. ABM umożliwia także bardzo precyzyjną delegację uprawnień i odpowiedzialności, przez wzrost motywacji i wydajności pracy.

ABC stanowi uzupełnienie i dopełnienie wielu innych narzędzi informacyjnych, takich jak systemy: symulacyjne, planowania i budżetowania, typu EIS (Executive Information Systems) i OLAP (On-Line Analytical Processing).

<hr size=1 noshade>Andrzej Gojny jest dyrektorem Oddziału KPMG w Krakowie.