Konwersja systemów
-
- 06.10.1997
Jak wynika z powyższego przykładu, stopień komplikacji jest w dosyć duży, a ryzyko błędnej interpretacji nie pozwala na zawierzenie w pełni mechanizmom automatycznym. Wykonanie konwersji danych wymaga w dalszym etapie skontrolowania jej wyników przez ludzi, co jest czasochłonne i wpływa negatywnie na postępy w procesie wdrożenia nowego systemu. Problemy te w większości powodują pola tekstowe w strukturach danych, pola numeryczne bowiem nie dopuszczają dowolności informacyjnej. Dlatego jeżeli np. informacje adresowe mają charakter pomocniczy w systemie informatycznym, ich zniekształcenie (zmiana kolejności) może nie wpływać negatywnie na jakość otrzymanych danych w obiekcie wyjściowym. Kiedy dane te służą do segregowania informacji, ich niejednoznaczność wpływa na jakość informacyjną nowego systemu.
Przy unowocześnianiu dotychczasowego systemu i zastępowaniu go innym, należy wziąć pod uwagę wpływ procesu przenoszenia danych na zachowanie ciągłości pracy, jako elementu czasowego, i jednoznaczności przetransformowanej informacji, jako kryterium jakościowego. Wykorzystując przykład bankowego systemu obsługi kont, w jego nowej wersji powinny znaleźć się konta wszystkich klientów z aktualnym stanem oraz przebiegiem transakcji. Biorąc pod uwagę ciągłość pracy banku, tego typu operacje mogą być realizowane tylko w dniach wolnych, ewentualnie w godzinach nocnych. Uruchamiając zadanie przetwarzania wsadowego, dokonujące konwersji danych, trzeba mieć pewność, że algorytm został należycie przetestowany. Operacja taka jest utrudnieniem dla autorów oprogramowania i użytkowników, którzy czynnie uczestniczą w procesie kontroli dokonanych zmian. Każdy błąd może spowodować nie określone w swoich rozmiarach straty - dla właścicieli kont, reputacji bank. Konwersja danych jest ostatecznym kryterium weryfikującym poprawną implementację nowego systemu. Tam, gdzie system komputerowy służy bieżącej obsłudze klienta, bez względu na rodzaj jego zastosowania (system bankowy, płacowy, rezerwacja miejsc lotniczych), nie może dojść do sytuacji niejednoznacznego przeniesienia danych.
Struktura danych w nowych wersjach systemów może wykazywać w stosunku do edycji poprzednich charakter przyrostowy (progresywny) lub ubytkowy (regresywny). Przyrost struktury informacyjnej występuje wtedy, gdy ten sam obiekt zostaje opisany większą liczbą atrybutów. Model regresywny wykazuje ubytek treści informacyjnej (zubożenie struktury). Przyrost informacji opisującej obiekt wymagany jest wówczas, gdy dotychczasowa charakterystyka była niewystarczająca do pełnej jego identyfikacji. Zmniejszanie ilości informacji o obiekcie następuje wówczas, gdy jej pierwotna wielkość była nadmiarowa w stosunku do potrzeb. W procesie konwersji danych łatwiejszy do obróbki jest model regresywny, kiedy zbędne dane są usuwane, natomiast w modelu progresywnym muszą one być uzupełnione. Uzupełnianie automatyczne przebiega zazwyczaj na zasadzie stosowania wartości domyślnych, które podczas pracy systemu są modyfikowane przez operatorów. Nowe informacje w opisie obiektu wymagają określenia terminu możliwości ich wykorzystania, dzieląc je na dwie kategorie:
Dane dostępne natychmiast w nowej wersji systemu muszą znaleźć się w nim po automatycznej generacji wartości na podstawie informacji otrzymanych z dotychczasowych danych. Dane uzupełniane sukcesywnie wprowadzane są ręcznie przez użytkowników systemu, w momencie gdy jest to konieczne.
Inne aspekty konwersji
Zmiana systemu informatycznego jest zadaniem złożonym i wymagającym - oprócz właściwie realizowanych zadań technicznych - wielu posunięć organizacyjnych. Ważną rolę w przedsięwzięciu odgrywają obie strony kontraktu: autorzy i klienci. Pierwsi - poprzez stworzenie oprogramowania właściwie spełniającego wymagania klientów i przygotowanie warunków jego wdrożenia, drudzy - poprzez stworzenie odpowiedniej atmosfery wokół innowacji i zabezpieczenie organizacyjne łączące się z wymaganiami systemu. Wymiana systemu informatycznego zmusza przedsiębiorstwo do zaakceptowania zmian, będących pochodną innowacji. Nawet jeżeli dotychczasowe doświadczenia w stosowaniu informatyki były istotne, to wprowadzanie nowości powoduje istnienie wielu nie znanych dotąd okoliczności. Do najważniejszych należy zaliczyć:
Opisane zjawiska mają charakter innowacyjny, nieobojętny dla użytkowników. Im większa innowacyjność przedsięwzięcia, tym dokładniej powinny być określone warunki i czas jego realizacji przy uświadomieniu pracownikom ich roli w nowej sytuacji. Zadania te należą do pracowników wyższego szczebla zarządzania - spotkania i dyskusje przedwdrożeniowe prowadzone z personelem wykonawczym pozwalają na uniknięcie wielu przyszłych nieporozumień i umożliwiają umiejętne wdrożenie systemu. Działania te powinny być przeprowadzone tym dokładniej i rozsądniej, im czas przeznaczony na restrukturyzację informatyczną jest krótszy, a rola komputeryzacji w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa znacząca. Ogromne znaczenie w procedurze zmiany systemu mają szkolenia i dokumentacja, zapewniane przez autorów oprogramowania. Użytkownicy systemu powinni zostać tak przygotowani do jego używania, aby standardowe funkcje wykonywali płynnie - zwłaszcza wtedy gdy pracują na komputerze na stanowiskach bezpośredniej obsługi klientów. Niestety, ten element jest traktowany drugoplanowo (wniosek z obserwacji wydłużonych kolejek w różnych instytucjach po wymianie systemu informatycznego).
Zastępowanie istniejących pojedynczych modułów oprogramowania systemem zintegrowanym powoduje konieczność nowego pojęcia ról w złożonym mechanizmie i postrzeganie problemów w szerszym aspekcie, a nie tylko z punktu widzenia swego stanowiska pracy. Wymagania te wymuszają jednak pewnego wysiłku intelektualnego. Wśród pracowników biernie nastawionych do wykonywanych funkcji mogą pojawiać się problemy adaptacyjne - to już nie tylko nowinki techniczne, ale szersze widzenie problemów zakładu pracy poprzez system informatyczny, uzmysławiający zależności istniejące między różnymi komórkami organizacyjnymi.
Nowy system informatyczny, pozwalający na uproszczenie niektórych procedur zarządzania, nieraz w sposób naturalny wymusza zmiany restrukturyzacyjne w przedsiębiorstwie. Nie należy do rzadkości sytuacja łączenia dwóch różnych działów, funkcjonujących dotychczas oddzielnie, chociaż wzajemnie zależnych w przepływie prac, co dopiero w pełni prezentuje informatyka.
