Jego zdaniem niedojrzałość organizacyjna i wynikający z niej brak spójności w działaniach z obszaru zarządzania informacją jest problemem niezależnym od branży czy wielkości firmy, wynikającym głównie z braku wewnętrznej integracji organizacyjnej oraz spójnej wizji procesów biznesowych. "Firmy, które przeszły na zarządzanie procesowe i w tym kierunku doskonalą swoje struktury, będą znacznie lepiej zarządzały informacją, obiegiem dokumentów i wiedzą w nich zapisaną. Świadoma organizacja musi co chwilę podejmować decyzje oparte na informacjach znajdujących się w dziesiątkach dokumentów. Brak łatwego dostępu do takich informacji oznacza, że decyzje są podejmowane na bazie cząstkowych danych, a cały proces decyzyjny przypomina raczej działalność wróżbity" - mówi Dariusz Szwed.

Dojrzeć do informacji

"Trudno mówić o wdrożeniu procesu obiegu dokumentów bez procesowego podejścia do zarządzania firmą. Konieczne jest więc zdefiniowanie procesów biznesowych, zależności pomiędzy nimi oraz określenie stałych ścieżek, którymi przekazywane są informacje" - podkreśla Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju biznesu w firmie Konica Minolta Business Solutions Polska. Według niej istotne jest również zdefiniowanie konkretnych celów wdrożenia systemu wspierającego obieg informacji. "Potrzeba odgórnej wizji celu, a także wiedzy na temat niezbędnych procesów informacyjnych i tych całkiem niepotrzebnych. Taka wiedza zdecydowanie ułatwia ocenę, które formatki i dokumenty można wyeliminować bez szkody dla organizacji. Tymczasem w wielu firmach wdrożeniu systemu workflow nie towarzyszą żadne działania weryfikacyjne, a brak weryfikacji procesów i modeli biznesowych to zmarnowana szansa na optymalizację i zaprzeczenie celowości wdrożenia systemu" - dodaje Ewa Banachowicz.

Potrzebne jest też odpowiednie zdefiniowanie procesów obsługi i kategoryzacja rozmaitych dokumentów, które przetwarza organizacja biznesowa - począwszy od sformalizowanych faktur i dokumentów sprzedażowych, przez dokumenty specyficzne dla prowadzonej działalności (np. wnioski o dofinansowanie, umowy abonenckie), aż po całkowicie nieustrukturalizowane reklamacje. "W tej chwili technologia jest na tyle doskonała, że pozwala na realizację praktycznie wszystkich oczekiwań klientów. Wszystko sprowadza się do kwestii zdefiniowania oczekiwań, dojrzałości organizacyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego wsparcia przez dostawcę. Dzięki pomocy dostawcy uniknąć można wielu problemów w przygotowaniu firmy, aby odpowiednio konsumowała możliwości, jakie daje technologia" - mówi Ewa Banachowicz.

Istotnym, jeśli nie najważniejszym, czynnikiem ograniczającym potencjał rozwiązań klasy workflow w wielu firmach są ograniczenia mentalne i związana z nimi konieczność stosowania funkcjonujących od lat, ale nie zawsze optymalnych schematów. Stąd też jednym z ważniejszych elementów całego projektu wdrożenia systemu wspierającego obieg informacji powinien być plan zarządzania zmianą.

Z drugiej strony praktyka pokazuje, że o powodzeniu projektów wdrożenia rozwiązań wspierających obieg informacji decyduje przede wszystkim nastawienie ludzi. "To pracownicy najlepiej wiedzą, jakimi ścieżkami w rzeczywistości wymieniane są dokumenty. Znacznie łatwiej realizuje się projekty workflow tam, gdzie struktury organizacyjne są elastyczne" - mówi Dariusz Szwed. Wdrożenie narzędzi automatyzujących obieg informacji warto zaczynać od procesów najbardziej istotnych dla pracowników. Budowanie odpowiednich nawyków ułatwia już w pierwszej fazie projektu m.in. uruchomienie mechanizmów elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie obsługi wniosków urlopowych, rozliczania delegacji czy wnioskowania o podwyżkę.

Nowe zadania zamiast zwalniania

Jednocześnie w wielu firmach nadal pokutuje stereotyp, że wdrożenie systemów dokumentowych nierozerwalnie wiąże się z redukcją zatrudnienia. W oczywisty sposób budzi to niechęć pracowników. Tymczasem, według ekspertów, towarzysząca projektom wdrożeń oprogramowania klasy workflow optymalizacja procesów biznesowych nie powinna prowadzić do zwolnień. "W procesie optymalizacji chodzi o wyeliminowanie najprostszych zadań, odciążenie pracowników i przesuwanie doświadczonych ludzi tam, gdzie będą bardziej potrzebni. Oczywiście wiąże się to ze zmianami, ponieważ pracownicy są zwykle przydzielani do trudniejszych, zaniechanych wcześniej zadań. W takim ujęciu optymalizacja procesów staje się częścią rozwoju pracowniczego. Podobnie zresztą znajomość oprogramowania klasy workflow podnosi ich wartość na rynku pracy" - podkreśla Michał Kubik.