Oszczędność i efektywność

Podstawowymi argumentami są obecnie ekonomiczna efektywność i możliwość zmniejszenia kosztów eksploatacji. Trudno znaleźć producenta, który by ich nie umieścił na eksponowanym miejscu prezentując nowe modele drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych. Obiektywnie trzeba przyznać, że argumenty te mają uzasadnienie i nie są tylko chwytem marketingowym. Ale z reguły są skoncentrowane na sprzęcie i rozwiązaniach jednego producenta i często trudno je porównać z innymi podobnymi ofertami. A jeśli tak trudno jest zmobilizować się, aby przeprowadzić rzetelną analizę kosztów drukowania i kopiowania, to jak ocenić czas zwrotu z inwestycji w nowy sprzęt i oprogramowanie i dokonać optymalnego wyboru rozwiązań i producenta?

Większość działających na rynku znanych producentów oferuje usługi optymalizacji systemów drukowania i przetwarzania dokumentów. Są one jednak adresowane głównie do dużych firm i tylko czasami oferowane bezpłatnie, ale wówczas z reguły w powiązaniu z zakupem sprzętu. Ale nie zawsze trzeba inwestować w konsulting oferowany przez producentów lub optymalizację przeprowadzaną przez niezależnych specjalistów. Czasami wystarczy wykorzystać możliwości, które oferuje już zainstalowany sprzęt lub funkcje standardowo dołączone do nowych modeli. Większość użytkowników wykorzystuje bowiem tylko podstawowe funkcje drukarek sieciowych i urządzeń wielofunkcyjnych.

Tymczasem współczesne urządzenia drukujące oferują coraz więcej zaawansowanych funkcji, które warto zastosować, aby - jak mówią przedstawiciele Samsunga - "odnieść korzyści ekonomiczne i zaoszczędzić czas". Można tu wymienić wiele przykładów. Do niektórych modeli urządzeń wielofunkcyjnych Samsung dodaje oprogramowanie SmarThru Workflow - system do zarządzania obiegiem dokumentów. HP zbudowała sieć firm partnerskich, które tworzą i sprzedają różnego rodzaju specjalizowane oprogramowanie współpracujące ze sprzętem tego producenta. Podobną politykę realizują Lexmark, Ricoh, Gestetner, Canon itd. z reguły współpracując z niezależnymi firmami specjalizującymi się w tworzeniu oprogramowania.

Uzupełniające narzędzia

Firma ATA-INT, dystrybutor urządzeń marki Gestetner w Polsce, wprowadziła do oferty w 2008 r. autorskie oprogramowanie Web Address & Device Manager. Jest to narzędzie umożliwiające stworzenie centrum zarządzania środowiskiem druku. Dostarcza ono informacji o statusie urządzeń i stanie liczników, pozwala na zarządzanie książkami adresowymi, automatyczną generację i dostarczanie administratorowi komunikatów o błędach, monitorowanie i kontrolę kosztów druku na poziomie działów firmy lub nawet pojedynczych użytkowników, a także zarządzanie kontami użytkowników w środowisku Active Directory przy wykorzystaniu usługi LDAP i kontrolowanie praw dostępu do urządzeń. Oprogramowanie jest przystosowane do współpracy ze sprzętem Gestetner, ale w ograniczonym zakresie może też obsługiwać urządzenia innych producentów.

Z kolei Sharp wprowadził ostatnio nową wersję platformy programistycznej Sharp Open Systems Architecture (OSA) 3.0 dla urządzeń wielofunkcyjnych tego producenta. Umożliwia ona realizację komunikacji między urządzeniami a oprogramowaniem serwera zintegrowanym z tym pakietem oraz tworzenie aplikacji dopasowanych do wymagań użytkowników. Oprogramowanie pozwala na prezentację środowiska w trybie graficznym, tworzenie instrukcji obsługi aplikacji w postaci animacji Flash, możliwość sterowania sprzętem podłączonym przy wykorzystaniu interfejsu USB (np. czytnikiem kart identyfikacyjnych) oraz ustawiania parametrów drukowania bezpośrednio na panelu urządzeń. Sharp OSA 3.0 zawiera również zestaw zaawansowanych funkcji do obsługi procesów skanowania, m.in. dokumenty mogą być automatycznie zapisywane w dowolnych formatach wykorzystywanych aplikacji biurowych. Oprogramowanie umożliwia oczywiście kontrolę kosztów wykorzystania urządzeń.