Inny, a taki sam
-
- Andrzej Gontarz,
- 18.12.2007
Wyzwania i potrzeby
Wdrożenie systemu BSC nie kończy procesu podnoszenia jakości i efektywności działania Lubuskiego Urzędu Wojewódzkiego. Przed urzędem kolejne zadania i wyzwania. Konieczne staje się m.in. opracowanie kompleksowego modelu oceny wyników. Do tego potrzebne jest np. stworzenie mapy priorytetów i ryzyk, zdefiniowanie wskaźników przekrojowych (indeks rozwoju gospodarczego, społecznego, konkurencyjności województwa itp.), określenie wskaźników-radarów dla porównywania na jednej skali wielu wskaźników. Przydałby się także system wczesnego ostrzegania oraz komunikowania wyników.
Już jednak nawet samo wdrożenie systemu zrównoważonej karty wyników w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim pokazało, że wywodzące się z sektora prywatnego nowoczesne metody zarządzania i oceny efektywności pracy mogą być z powodzeniem zastosowane również w obszarze administracji publicznej, nawet przy jej odrębnej specyfice działalności.
W Urzędzie Miasta Tarnowa trwają prace nad wdrożeniem systemu zrównoważonej karty wyników. Zdaniem Ryszarda Ścigały, prezydenta miasta Tarnowa, wdrożenie BSC (Balanced Scorecard) świadczy o zmianie jakości w funkcjonowaniu instytucji samorządu terytorialnego - odejściu od administrowania na rzecz zarządzania. "Zrównoważona karta wyników ma pomagać w ocenie poziomu realizacji strategii miasta, ale też w kształtowaniu tej strategii. To proste narzędzie biznesowe da się z powodzeniem zastosować w jednostkach administracji publicznej" - mówił Ryszard Ścigała podczas zorganizowanego przez Informedia kongresu Corporate Performance Management.
W zarządzaniu miastem należy jednak uwzględnić specyfikę działania sektora publicznego - urząd operuje małym zespołem pracowników, ale oddziałuje na bardzo dużą liczbę osób i podmiotów. Zdaniem Ryszarda Ścigały, zarządzanie miastem czy jednostkami samorządu terytorialnego odpowiada zarządzaniu biznesowemu w stanie kryzysu (ograniczone środki, zasoby, rozległe oczekiwania i potrzeby, sprzeczność interesów mieszkańców i grup społecznych, duża wrażliwość na opinie liderów, uzależnienie od innych poziomów administracji itp.). BSC jest dobrym narzędziem wspomagającym zarządzanie na różnych poziomach - od strategicznego po operacyjne. Wspiera też, ważne w sektorze publicznym, zarządzanie zmianami.
Dzięki zastosowaniu zrównoważonej karty wyników w zarządzaniu miastem możliwa staje się koncentracja zasobów na obszarach kluczowych oraz eliminacja: niespójności działania poszczególnych komórek urzędu, nadmiernej liczby celów i zadań, konkurencji o zasoby. Łatwiejsze staje się stworzenie lub uszczegółowienie dokumentów strategicznych (misja, wizja, strategia). Możliwe jest też poprawienie stosunku nakładów do efektów.
W opinii Ryszarda Ścigały, sukces w zarządzaniu miastem zależy też jednak w dużej mierze od przychylności otoczenia, którą trzeba zbudować. W tym celu konieczne jest m.in. wyłonienie liderów - osób kreatywnych, z autorytetem, umiejętnością przekonywania ludzi. Ci liderzy mogą być właścicielami celów zapisanych w BSC. "Wyłonienie liderów to bezwzględny warunek dobrego zarządzania. To często znacznie ważniejsze niż struktury, formalne podziały" - uważa prezydent Tarnowa. Jego zdaniem, nie można patrzeć tylko na wskaźniki, bo wiele zależy od warunków otoczenia. Warunkiem zapewniającym skuteczne zastosowanie metody Balanced Scorecard jest odpowiednie zaangażowanie, motywacja oraz gotowość do zmian wśród wszystkich zainteresowanych, szczególnie na poziomie kierownictwa. Barierami są strach przed nowością, niechęć do uczenia się i zachowywanie starych przyzwyczajeń.
System BSC w Urzędzie Miasta Tarnowa ma funkcjonować w oparciu o oprogramowanie ADOscore. Wdrożenie, realizowane przez BOC Information Technologies Consulting, ma się zakończyć w grudniu 2007 r.
