e-urząd dla miasta

Wiele publikacji i oferowanych przez różnych dostawców narzędzi do wdrażania w samorządach "e-rozwiązań" koncentruje się na budowie portalu, który ma udostępniać urzędowe informacje i formularze dokumentów, a także pozwalać na wysyłanie informacji do urzędu via poczta elektroniczna. Trzeba jednak pamiętać, iż podstawowym materiałem, wypełniającym takie strony internetowe lub na nich udostępnianym, jest zawsze odpowiednio przygotowana i zredagowana informacja. Skuteczne i efektywne przetwarzanie i udostępnianie takich informacji wymaga przede wszystkim jej wystandaryzowania (dokumenty, procedury, opisy procesów), a także wprowadzenia ścisłego reżimu organizacyjnego.

Ponadto należy zwrócić uwagę na konieczność zapewnienia wszystkim zainteresowanym (w możliwie dużym stopniu, niezależnie od technologii wykorzystywanej przez petenta w swoim komputerze) prostego sposobu wymiany informacji z urzędem. Spełnienie powyższych założeń wymaga (najlepiej w podanej kolejności):

• uporządkowania struktury organizacyjnej urzędu miejskiego, stworzenia wewnętrznej, aktualizowanej na bieżąco i posiadającej niezbędne narzędzia analityczne bazy procesów (ważne ze względu na częste zmiany organizacyjne wprowadzane z powodów politycznych; przy okazji można wdrożyć normy ISO dla zarządzania jakością w administracji, których przestrzeganie utrudni "radosną twórczość organizacyjną");
• utworzenia i udostępnienia zbioru formularzy dla obsługi wybranych procesów, które mogą być procedowane na drodze elektronicznej (wewnętrzna procedura przetwarzania tych dokumentów może być bardzo zróżnicowana - od "ręcznego" ich przetwarzania w przypadku prostych dokumentów typu np. PDF, przez rozwiązania "mieszane", aż do zautomatyzowanej procedury przetwarzania dokumentów i procesów opisanych w powszechnie stosowanych do tego celu standardach języka XML);
• podjęcia przez urząd na szeroką skalę w mediach i w sieci - równolegle z udostępnianiem usług elektronicznych - kampanii informacyjno-edukacyjnej dla mieszkańców i innych podmiotów, mogących korzystać z ww. usług administracyjnych. Te działania mogą być finansowo znacząco wspierane przez UE ze środków przeznaczonych na rozwój zasobów ludzkich;
• zapewnienia taniego, możliwie szerokopasmowego dostępu do Internetu dla jak największej liczby zainteresowanych;
• wprowadzenia do obiegu dokumentów, wykorzystujących certyfikowane na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa identyfikatory osobowe, (np. bezpieczny podpis elektroniczny lub tam, gdzie to będzie możliwe - identyfikator emitowany np. przez miasto), a także umożliwienia załatwiania płatności drogą elektroniczną (wymaga to uporządkowania niektórych rozstrzygnięć prawnych).

e-standardy dla wszystkich

Istotne znaczenie dla efektywnego działania w tym zakresie ma powszechne wykorzystanie standardów. Mówi się czasem, że w zakresie dotyczącym sposobu opisu procesów i dokumentów istnieje już powszechnie akceptowany standard, którym jest opis w różnych odmianach języka XML (np. EB-XML). Takie określenie standardu można porównać np. do stwierdzenia, że standardem języka polityki w Europie de facto był język francuski, a obecnie jest angielski, czy nawet, że standardem wymiany dokumentów w Polsce jest pisanie ich w języku polskim. To zdecydowanie za mało.

Aby usystematyzować sposób informatycznego opisu procesów i dokumentów na potrzeby ich elektronicznego udostępniania i procedowania konieczne jest także przeprowadzone w jednolity sposób formalne opisanie elementów tych dokumentów i ich wzajemnych relacji. Taki opis, przeprowadzony według określonych, powszechnie udostępnionych zasad, pozwoli na wykorzystanie go w dowolnych rozwiązaniach informatycznych, korzystających z tego samego języka - określonej specyfikacji XML. Zbiór takich zasad budowy opisu dokumentów i procesów może być nazwany metastandardem.

W USA istnieje np. obowiązujący powszechnie dokument (aktualnie już w wersji 2), w którym zdefiniowany jest metastandard dla opisu informacji przestrzennych. Wprowadzenie go znakomicie uprościło tworzenie przestrzennych baz danych oraz wymianę informacji między nimi. Wprowadzenie takiego rozwiązania na potrzeby administracji w Polsce przyniosłoby niewątpliwie podobny efekt, o ile takie podejście byłoby powszechnie (czytaj: także dla administracji rządowej) obowiązujące. Jak sądzę, wprowadzenie takiego sposobu myślenia o "elektronizacji" procesów administracyjnych winno być rolą rządu, reprezentowanego przez Ministerstwo Nauki i Informatyzacji (MNiI).

Przy okazji warto zauważyć, że wiele celów i mechanizmów e-government opisywanych w europejskich deklaracjach i strategiach (typu eEurope czy Strategia Lizbońska) zostało już w wysokim stopniu osiągniętych w USA. W miejsce różnych politycznych deklaracji tego rodzaju rząd federalny od wielu lat konsekwentnie wprowadza skuteczne prawne i organizacyjne mechanizmy, stymulujące właśnie taki kierunek rozwoju społecznego i gospodarczego. Jest to np. konstytucyjnie gwarantowane prawo do powszechnego i nieodpłatnego dostępu do informacji gromadzonych w publicznych rejestrach, są to publicznie dostępne i powszechnie obowiązujące standardy zapisu i wymiany danych, są to standardy metadanych dla rejestrów i ewidencji, jednorodny narodowy system słowników i identyfikatorów, niskie koszty dostępu do Internetu itp. Stany Zjednoczone są jednocześnie krajem, gdzie szybko rozwijają się koncepcje "otwartych standardów" wymiany informacji głównie dlatego, że nikt nie narzuca tam stosowania żadnych rozwiązań technologicznych.

W ramach działania pilotażowego w Łodzi zostanie opracowany i wdrożony, jako element programu eŁódź, prototyp metastandardów dla szerokiego zakresu działań, związanego ze specyfiką miast na prawach powiatu. Planowana jest realizacja tego projektu we współpracy z Unią Metropolii Polskich oraz Związkiem Miast Polskich. Chodzi o stworzenie szerokich perspektyw jego wykorzystania.

Perspektywy na przyszłość

Skuteczna realizacja zadań związanych ze zmierzaniem w kierunku społeczeństwa informacyjnego, w tym przyspieszenie i poprawa jakości usług administracyjnych oraz udostępnienie drogą elektroniczną innych usług socjalnych, a także usług informacyjnych, zależy od dwu partnerów: samorządów (świadczących usługi dla społeczności lokalnych) oraz rządu, który powinien spełniać rolę instytucji standaryzującej elementy rozwiązań teleinformatycznych, organizującej i porządkującej sektor rejestrów i ewidencji publicznych w sposób pozwalający na racjonalizację wydatków sektora finansów publicznych. Rolą rządu powinno być też zapewnienie szerokiego dostępu do informacji publicznej oraz stworzenie warunków dla powszechnego dostępu do Internetu. Obecnie istniejąca możliwość wsparcia takich przedsięwzięć środkami z UE daje nadzieję na ich skuteczną i efektywną realizację pod warunkiem, że przygotowywane projekty będą rzeczywiście tworzone wspólnie przez wszystkie zainteresowane sektory administracji publicznej. Wypełnienie tych zadań powinno być realizowane przy pełnej partnerskiej współpracy obu części administracji publicznej - rządowej i samorządowej.

Dr Jan M. Czajkowski jest pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Łodzi ds. Informatyzacji Miasta.